Mange organisasjoner er i sin daglige virksomhet avhengige av at ledere og medarbeidere er i stand til å ta gode beslutninger i krisesituasjoner.

Det gjelder for eksempel ansatte i forsvaret, politiet, brannvesenet, sykehusansatte, redningstjenester og andre utrykningstjenester.

Kriser er dessverre ikke forbeholdt organisasjoner med beredskapsoppgaver. Alle typer organisasjoner kan også oppleve ulike typer kriser og må forberede seg på å håndtere dette best mulig.

I en ordentlig krise er det stort tidspress og mye usikkerhet. Mye som står på spill.

Bjørn T. Bakken har i sitt doktorgradsprosjekt ved Handelshøyskolen BI sett på hva som skal til for å ta gode beslutninger nettopp i krisesituasjoner.

Han har sett på resultatene av å ta i bruk ulike beslutningsstiler.

Intuisjon og analyse

Bakken skiller mellom to hovedtyper av beslutningsstiler: intuitiv og analytisk beslutningsstil.

Intuitiv beslutningsstil er evnen til å ta raske beslutninger under tidspress basert på tidligere erfaring. Det handler ikke om å ta beslutninger på lykke og fromme, eller på ren og skjær magefølelse. Intuitiv beslutningsstil utvikles gjennom erfaring.

Analytisk beslutningsstil går ut på å ta beslutninger på en grundig, systematisk måte. Man bruker tid på å gå gjennom alle detaljer og sikre at beslutninger er i tråd med formelle retningslinjer og krav. For den uerfarne er analysen et nødvendig verktøy for å fatte beslutninger.

Selv om den enkelte beslutningstager kan ha en tilbøyelighet til å foretrekke en av de to stilene, er det ikke nødvendigvis enten eller.

Den dyktige sjakkspilleren ser ofte lynraskt sitt neste trekk basert på sin erfaring, det vil si en intuitiv beslutning, men bruker likevel tiden han har til rådighet for å analysere mulige utfall av dette trekket.

Ofte, men ikke alltid, flytter han brikken i tråd med den raske, intuitive beslutningen.

Beslutninger i skapte kriser

BI-forskeren har utviklet en simulator, et interaktivt dataspill, der testdeltakerne må ta beslutninger i ulike typer krisesituasjoner, som for eksempel naturkatastrofer, større ulykker og terroraksjoner.

Deltakerne blir plassert foran hver sin datamaskin i eksperimentlaboratoriet. På skjermen vises bilde av et kart der ulike typer hendelser popper opp på skjermen gjennom de 30 minutter som testen varer.

Testdeltakerne er utstyrt med ulike typer ressurser - fly, biler og lignende, som de skal disponere på en best mulig måte. De skal ta beslutninger under tidspress i kritiske situasjoner.

Mer enn 300 studenter ved BI og Krigsskolen har gått gjennom de simulerte krisesituasjonene. Ytterligere 500 deltakere har løst ulike typer beslutningsoppgaver.

Bakken har sett på sammenhengene mellom hvilken beslutningsstil deltakerne foretrekker, hvordan de faktisk tar sine beslutninger, hvilke valg de tar og kvaliteten og utfallet av beslutningene.

Intuisjon og analyse

– Hvem var det som tok de beste beslutningene?

– De som klarte å kombinere raske, intuitive beslutninger med analyse, tok de beste beslutningene i krisesituasjonen, konkluderer Bakken.

Deltakerne som tok de beste beslutningene, hadde med andre ord en høy skår både på intuitiv og analytisk beslutningsstil.

I en virkelig krise har du rett og slett ikke tid til å vente på at du har tilstrekkelig informasjon til å danne deg et bilde av situasjonen og analysere den. Du må ta raskt ta de første beslutningene og basere deg på din erfaringsbaserte intuisjon.

Etter hvert som du får inn mer informasjon, kan du analysere deg frem til justeringer og nye beslutninger.

De som fatter de beste beslutningene i en krisesituasjonen, praktiserer en smidig beslutningsstil som veksler mellom intuisjon og analyse, fremholder organisasjonsforskeren.

Studien viser også at det er bra samsvar mellom deltakernes foretrukne beslutningsstil og hvordan de faktisk treffer beslutninger i testens krisesimuleringer.

Råd til ledere

Bakken har med utgangspunkt i sin studie utarbeidet seks praktiske råd til ledere og medarbeidere om beslutninger i krisesituasjoner:

1. Organisasjonen må vise at den verdsetter arbeidet til den enkelte beredskapsmedarbeider og erfaringen som han eller hun bygger seg opp.
2. Medarbeidere må oppmuntres til å ta beslutninger basert på sine erfaringer kombinert med analyse. Har du dårlig tid, må du stole på intuisjonen. Har du tid å kombinere intuisjon med analyse, skal du gjøre det.
3. De fleste av oss kan utvikle en intuitiv beslutningsstil gjennom å  trene på det gjennom erfaring.
4. Øvelser i krisehåndtering bør legges opp slik at de også oppmuntrer til og krever raske intuitive beslutninger basert på erfaringer, og ikke bare tester ut evnen til analyse og å følge etablerte retningslinjer.
5. Organisasjoner trenger godt lederskap, ikke mer styring, for å utvikle medarbeidernes evne til å ta gode beslutninger i krisesituasjoner.
6. Det må være aksept for at medarbeidere i en krisesituasjon kan ta beslutninger som i ettertid viser seg å være gale. Ledere har ansvar for å utvikle en læringskultur i organisasjonen.

Referanse:

Bjørn T. Bakken: Intuition and analysis in decision making. On the relationships between cognitive style, cognitive processing, decision behaviour, and task performance in a simulated crisis management context, Series of Dissertation 9/2013. BI Norwegian Business School.