I en mellomstor kommune som Horten er det å planlegge pasientbesøk i hjemmetjenesten litt av et puslespill.

Ikke bare er puslespillet stort – med 500 000 oppdrag i året – men brikkene endrer seg også underveis.

Ansatte blir syke og pasientenes helse endrer seg og det oppstår nye behov for oppfølging og behandling. Puslespillet må legges på nytt og på nytt, slik at alle pasientene får riktig pleie til riktig tid av ansatte med riktig kompetanse.

Tidligere brukte hjemmetjenesten i Horten tre årsverk på å gjøre denne øvelsen manuelt. Etter at dataverktøyet Spider ble tatt i bruk, er ressursene i planleggingen halvert. Men programmet har ikke bare gjort hjemmetjenesten mer effektiv:

– Pasientene forholder seg til langt færre pleiere enn tidligere. De ansatte får både fulgt opp sine pasienter tettere og brukt mer av arbeidstiden ansikt til ansikt med dem, sier Kjersti H. Norheim, enhetsleder for hjemmetjenesten i Horten kommune.

Fra transport til pleie

Dataverktøyet er utviklet av selskapet Spider Solutions, opprinnelig for å effektivisere kjøreruter for transport- og logistikkbransjen. Et samarbeid mellom produsenten og Horten kommune i 2012 viste at det var mulig å videreutvikle verktøyet.

Derfor ble det opprettet et forskningsprosjekt der målet var å utvikle et verktøy for smartere planlegging av hjemmetjenester. Prosjektet er støttet av Oslofjordfondet og ledet av Dag Ausen, forskningsleder ved Sintef Digital.

Prosjektet er snart ved veis ende, og Spider er tatt i bruk i samtlige enheter i hjemmetjenesten i Horten. Overgangen fra manuell til digital planlegging har blant annet gitt følgende resultater:

• Gjennomsnittspasienten møter 17 forskjellige ansatte i løpet av en måned, mot 26 tidligere.
• 48 prosent av pleiernes besøk er hos pasienter de er primærkontakt for, mot 18 prosent tidligere.
• 27 prosent av sykepleiernes besøk er hos deres primærpasienter, mot 13 prosent tidligere.

Kommunen fikk tidligere tilbakemeldinger fra pasientene om at de måtte forholde seg til for mange mennesker. De nye tallene tyder, ifølge enhetsleder Kjersti H. Norheim, på en klar kvalitetsforbedring. Når pleierne får tettere kontakt med pasientene, er det også lettere å fange opp endringer i allmenntilstand og å avdekke oppfølgingsbehov.

• Les også: Telemedisin kan true legenes makt

Mest mulig kontakt med ansvarlig sykepleier

I dataverktøyet blir tidsrommet når pasienten skal ha besøk koblet med informasjon om hvilke ansatte som er på jobb, hvilken kompetanse som trengs og hvilke medisinske oppgaver som skal utføres.

– Dersom primærkontakt eller ansvarlig sykepleier ikke er tilgjengelig, vil dataprogrammet finne pleieren som har vært oftest hos pasienten og som har nødvendig kompetanse, forklarer prosjektleder Ausen.

Bruken av det nye verktøyet har også endret de ansattes hverdag. Før ble de ansatte tildelt et antall pasienter og måtte selv organisere arbeidsdagen.

– Dette opplevde mange som stressende, og det var særlig vanskelig å håndtere for vikarer og nyansatte, forteller Norheim.

I dag får de ansatte lister der rekkefølgen på pasientene er satt, slik at oppdragene blir løst mest mulig effektivt.

– Med 300 ansatte er det nok noen som savner å styre dagen mer selv, men dette er jo heller ikke hogget i stein. Det kan også skje uforutsette ting som gjør at vi må omprioritere. Innføring av et nytt verktøy betyr dessuten en kulturendring, og i en organisasjon med mange ansatte tar det tid, sier Norheim.

• Les også: Ny app holder leger oppdatert på behandlinger

Mer tid ansikt til ansikt

Dataprogrammet lager også rapporter med tall for blant annet kjøretid og såkalt ATA-tid; den andelen av arbeidstiden som de ansatte bruker ansikt til ansikt med pasienten.

– Stikkprøver indikerer at ATA-tiden har økt siden vi startet med prosjektet, og det er positivt for både ansatte og pasienter, sier Norheim.

Prosjektleder Ausen forteller at Sandefjord nå bruker Spider som planleggingsverktøy i en del av byen, og at resultatene derfra i stor grad ligner de i Horten:

– Ressursene brukt på planlegging er halvert, og antall pleiere en gjennomsnittspasient møter i løpet av én måned, har gått ned fra 25 til 14. Når det gjelder ATA-tid, har kommunen foreløpig ikke sett samme effekt som i Horten, men det henger sammen med sammenslåing og omrokkering av soner.

– Når vi snakker om gevinster og effekter, må vi ha i bakhodet at forutsetningene er ulike i forskjellige kommuner. En gevinst ett sted er ikke direkte overførbar til et annet sted, som kan ha organisert driften på en helt annen måte, sier han.

• Les også: Behandling på nettet skal spare penger og gi trygghet