En rekke organisasjoner har tatt i bruk ulike typer sosiale medier i håp om at vi skal jobbe både raskere og smartere.

Ta for eksempel yammer, som skal gjøre det lettere for ansatte på ulike avdelinger å jobbe sammen. Jive er et annet eksempel, med samme formål. Løsningene er utviklet for arbeidslivet med inspirasjon fra Facebook og andre populære sosiale medier. Målet er å frigjøre tid slik at vi skal bli mer produktive.

Men blir vi det?

Forsker Lene Pettersen har i sitt doktorgradsprosjekt ved Handelshøyskolen BI undersøkt om forventningene innfrir i praksis. 

Feltstudier

Pettersen har gjennomført en omfattende studie av et internasjonalt konsulentselskap som innførte en sosial samhandlingsløsning for ansatte på tvers av mer enn 20 land i Europa, Nord-Afrika og Midtøsten.

Sosiale medier ble tatt i bruk for å gjøre det enklere for medarbeiderne å dele kunnskap og tips og opprette kontakter og nettverk på tvers av der de jobber til daglig.

Pettersen fulgte arbeidspraksis i selskapet gjennom tre år ved hjelp av feltstudier, dybdeintervjuer av ansatte, deltakende observasjon, analysert ansattes nettverk og brukerstatistikk.

Mer, ikke mindre arbeid

I stedet for å frigjøre tid for flere oppgaver skaper bruken av sosiale samhandlinger tvert imot ekstra arbeid for mange av de ansatte. I stedet for å støtte opp om måten mange av oss arbeider på, introduserer disse sosiale mediene nye oppgaver og nye måter å jobbe sammen på.

– Vi skriver innlegg, kommenterer og deltar i diskusjoner i de sosiale løsningene. For mange vil det også være nytt å dele innhold formulert i et personlig format til folk vi kanskje ikke engang kjenner. Dette kan raskt bidra til å skape merarbeid, sier Pettersen.

Studien viser også at medarbeiderne risikerer å få mer e-post enn tidligere fordi det blir sendt ut varsler hver gang det skjer noe i den sosiale samhandlingsløsningen. Det tar også lengre tid å finne informasjon fordi løsningen ikke gir god nok muligheter til å søke frem innhold som er delt tidligere.

Går glipp av informasjon

På Facebook er vi i hovedsak venner med folk vi allerede har møtt ansikt til ansikt. Dette er en tendens som også gjenspeiler seg på arbeidsplassen. Vi etablerer gjerne nettverk med kolleger vi jobber sammen med til daglig på digitale arenaer, fremfor å etablere mange nye relasjoner.

– Vi får naturlig nok ikke innhold fra folk som vi ikke følger i sosiale medier. Vi risikerer dermed å gå glipp av viktig informasjon, advarer Pettersen.

Sosiale medier på arbeidsplassen kan også bidra til å skape nye skiller i organisasjonen mellom de som er aktive og de som er passive deltakere. I studien peker hun også på at sosiale medier på arbeidsplassen gir ledere og andre kolleger nye muligheter til å følge med på hva andre foretar seg.

Råd til ledere

Selv om sosiale medier på arbeidsplassen så langt ikke lever opp til sine forventninger om økt produktivitet, er det ikke sikkert det er bortkastet å investere i slike verktøy på arbeidsplassen. Det følger også med andre positive ting. Vi kan for eksempel oppleve at avstanden mellom kontorer og avdelinger blir kortere.

Pettersen har ut fra studien satt opp sju praktiske råd til ledere som vurderer å innføre sosiale medier på jobben:

• Kartlegg hvilke arbeidsoppgaver som skal løses og hvordan ansatte gjør jobben.
• Tilby digitale verktøy som støtter opp om arbeidet som skal gjøres.
• Forsikre deg om at sosiale løsninger hjelper oss til å jobbe smartere, og ikke skaper mere arbeid.
• Medarbeidere kan ha svært ulike arbeidsoppgaver og ulike behov for støtte fra sosiale samhandlingsløsninger.
• Det kan ikke være noe mål at ansatte skal samhandle for samhandlingens skyld. Det må være en god grunn for å samhandle, ellers er det ofte bedre å la være.
• Lag fysiske arenaer der ansatte kan bli kjent med hverandre. Det skaper relasjoner som kan forlenges til digitale møteplasser.
• Demp forventningene til hva du kan få igjen for å ta i bruk sosiale samhandlingsløsninger.

Referanse: 

Lene Pettersen. Working in Tandem. - A Longitudinal Study of the Interplay of Working Practices and Social Enterprise Platforms in the Multinational Workplace. Doktorgradsavhandling, Handelshøyskolen BI, september 2015.