Organisasjonsforskere er ofte interesserte i hvordan informasjonen går mellom medarbeidere i et team og hvordan dette påvirker oppgavene de skal løse. Team som befinner seg på ulike geografiske steder, kalles gjerne virtuelle team. 

Hvordan klarer disse å utnytte hverandres kunnskap? Hvordan deler de oppgavene mellom seg? Og hvordan vet de når og med hvem de skal dele hvilken type informasjon?

Dette har Dominique Kost undersøkt i sitt doktorgradsprosjekt.

Terrorangrep mot norskekysten

Dominique Kost rekrutterte studenter til å løse et konstruert oppdrag i team på tre og tre deltakere. Eksperimentene ble gjennomført som et simuleringsspill i et forskningslaboratorium ved Handelshøyskolen BI.

Dette var oppdraget de fikk:

Tenk deg at du får i oppdrag å eliminere en terrorist som er på vei sjøveien mot kysten av Norge. Du befinner deg på en fregattbåt og skal løse oppdraget sammen med en som er ute i en patruljebåt og en som flyr med et Orion-fly.

Dere vet ikke hvem terroristen er eller hvor han slår til. Dere får vite at han nærmer seg kysten om bord på en fiskebåt, men det finnes flere aktuelle båter på sjøen. Dere har ikke nødvendigvis jobbet sammen tidligere.

For å løse oppdraget, måtte medlemmene av teamet sammen utvikle en god forståelse for oppdraget. De måtte sende kritisk viktig informasjon til de som trengte det, kun med e-post som kommunikasjonskanal.

Problemer med å forstå roller

I første del av studien finleste BI-forskeren alle epostmeldingene som ble sendt mellom de tre teammedlemmene i åtte av teamene.

Kost analyserte epostene for å finne ut hvilken type informasjon som ble delt med hvilke personer på teamet.

Studien viser at medlemmene av teamene hadde vanskelig for å forstå hvordan egen rolle og oppgaver henger sammen med oppgavene og rollene til de andre på teamet. Teamene slet også med å holde tritt med endringer og tilpasse seg nye krav til jobben underveis. Dette førte til at medlemmer av teamet unnlot å sende kritisk viktig informasjon til de som trengte det. Det utviklet seg også undergrupper innenfor team som utviklet sin egen forståelse av oppdraget.

– Teamet som helhet utviklet en dårlig forståelse for oppgaven de skulle løse, fremholder Dominique Kost. Det gjør det vanskeligere for teamet å lykkes med oppgaven de ble satt til å løse.

Kommunikasjon for bedre prestasjoner

Det er heller ikke nødvendigvis noen god idé å sende all informasjon til alle for å sikre at ingen går glipp av informasjon som er kritisk viktig for dem.

Hvis det sendes mye informasjon mellom teammedlemmer som har oppgaver som er relativt uavhengige av hverandre, vil det resultere i at teamet presterer dårligere.

Resultatet blir annerledes der teammedlemmenes oppgaver henger godt sammen. Da vil omfattende kommunikasjon gjøre teamet bedre i stand til å løse sine oppgaver.

Team som utviklet rutiner for kommunikasjon og hva som skulle gjøres, gjorde det bedre enn teamene som ikke etablerte slike rutiner. Gjennom å følge rutinene over tid, utviklet medlemmene av teamene en bedre forståelse av hverandres roller og hvordan oppgavene deres henger sammen.

5 råd for å få virtuelle team til å virke

Dominique Kost har med utgangspunkt i sin doktorgradsstudie utviklet 5 praktiske råd for å få virtuelle team til å fungere best mulig:

1. Når teamet etableres, er det viktig å lage en oversikt over rollene til de enkelte teammedlemmene og hvordan oppgavene de skal løse, henger sammen. Dette er særlig viktig når teammedlemmene ikke har jobbet sammen før.
2. Teamleder har et særlig ansvar for å minne om hvordan teammedlemmenes oppgaver henger sammen.
3. Etabler rutiner for kommunikasjon i teamet. Dette vil kunne hjelpe teammedlemmene til å forstå hvordan roller og oppgaver henger sammen.
4. Pass på at det ikke utvikler seg undergrupper i teamet. Det kan bidra til at det utvikler seg ulik forståelse for oppgavene som skal løses.
5. Finn frem til en riktig balanse mellom å informere alle i teamet og enkeltmedlemmer av teamet. Tenk på hvem er det som er avhengig av en bestemt type informasjon akkurat nå. Det krever at de enkelte medlemmene av teamet har god forståelse av hvordan roller og oppgaver henger sammen og er oppmerksom på hvordan dette endrer seg over tid.

Referanse: 

Dominique Kost. Understanding Transactive Memory Systems in Virtual Teams: The role of integration and differentiation, task dependencies and routines. Doktorgradsavhandling ved Handelshøyskolen BI, januar, 2016. Sammendrag.