Ansatte kan bruke e-postkopier for å posisjonere seg i organisasjonen under dekke av bare å ville informere, hevder BI-forsker Karianne Skovholt, som studerer bruk av E-post i arbeidslivet.
Det er ikke så fryktelig mange år siden e-posten ble et sentralt kommunikasjonsverktøy i arbeidslivet. Nå er vi blitt så avhengige at vi jo kan lure på hvordan vi i det hele tatt klarte oss før e-postens tid.
E-posten bidrar også til å forandre måten vi kommuniserer med hverandre på.
- Det mest oppsiktsvekkende med bruken av e-post i arbeidslivet er den omfattende praksis med å sende rundt e-post-kopier, sier doktorgradsstipendiat Karianne Skovholt ved Handelshøyskolen BI.
Finleser andres e-post
Skovholt studerer hvordan vi bruker e-post som kommunikasjonsverktøy i arbeidslivet. Hun har finlest mer enn 700 e-poster fra en arbeidsgruppe i et internasjonalt selskap med base i Norge over en periode på fem måneder, for se hvordan vi bruker e-post i praksis.
Det er nettopp den omfattende praksisen med å kopiere inn mottakere i sendefeltet som vekket interessen til Skovholt.
Å sende kopier av brev for å informere involverte parter, er noe vi kjenner fra formell korrespondanse i arbeidslivet. Men i den daglige e-postkommunikasjonen på en arbeidsplass har den fått en helt ny betydning, påpeker hun.
"Karianne Skovholt forsker på hvordan vi bruker E-post i arbeidslivet"
Vi rangerer mottakere
Når vi sender av gårde e-post rangerer vi hverandre i adressefeltet som primære og sekundære mottakere.
Primære mottakere er mottakere som har fått adressen sin i ‘Til’-feltet. Det er ideelt sett de vi regner med at e-postens innhold har høyest relevans for.
Sekundære mottakere er mottakere i ‘Kopi’-feltet. Vi regner ideelt sett med at e-posten har lavere relevans for disse mottakerne. I praksis mottar vi daglig mengder av e-post med høyst uklar relevans.
Karianne Skovholt sammenlikner kommunikasjonen gjennom e-post med den i en samtale. Når vi sender en e-post til flere mottakere, åpnes det et samtalerom som mottakerne direkte eller indirekte inviteres til å delta i.
Som i en samtale mellom to eller flere personer vil deltakerrollene ofte veksle mellom ulike roller: taler (den som fører ordet), adressater (de som blir eller kunne ha blitt tiltalt med navn), deltakere (synlige lyttere som taleren antar er med i samtalen, men som ikke direkte er adressater), og overhørere (lyttere som det ikke er meningen skal delta i språkhandlingen).
E-postkopiens tre funksjoner
Karianne Skovholt har i sin studie identifisert tre hovedfunksjoner for bruk av e-post-kopier:
1) Informere og dokumentere. Den viktigste funksjonen til e-postkopien er å informere og holde relevante deltakere orientert om fremdriften i prosjektet. Å sende e-postkopier er en effektiv måte å dele kunnskap på. E-postkopien kan også tjene som dokumentasjon på et oppgave er utført.
2) Invitere til deltakelse og søke støtte i konflikter. E-postkopien kan indirekte brukes til å invitere andre til å bidra. En e-postkopi krever ikke nødvendigvis et svar, men gir mottakerne muligheten til å komme med innspill. E-postkopien kan også brukes til å be om tilbakemelding, enten det gjelder å få støtte i en sak eller få ros for en utført oppgave.
Annonse
3) Synliggjøring og posisjonering. E-post-kopien kan også brukes strategisk til å bygge nettverk og allianser. Under dekke av bare å ville informere, kan ansatte posisjonere seg i organisasjonen. Her kan medarbeideren kopiere inn sine overordnede for få støtte og øve press på den primære mottakeren.
Karianne Skovholt har sammen med professor Jan Svennevig ved Handelshøyskolen BI publisert artikkelen E-mail copies in workplace interaction i det internasjonale vitenskapelige tidsskriftet Journal of Computer-Mediated Communication.
