Syns du e-posten bombarderer deg med krav, mens du egentlig skulle gjort noe annet? Det er særlig tre uvaner som fører til mer stress, viser en ny studie. (Foto: Plainpicture/NTB Scanpix)
Syns du e-posten bombarderer deg med krav, mens du egentlig skulle gjort noe annet? Det er særlig tre uvaner som fører til mer stress, viser en ny studie. (Foto: Plainpicture/NTB Scanpix)

Slik blir du mindre stresset av e-post

Noen blir så stresset av e-postflommen at det ødelegger fritiden deres. – Vi må unngå at arbeid og fritid blir en eneste stor gråsone, advarer norsk forsker.  

Publisert

De fleste er enig i at e-post har gjort arbeidslivet mer effektivt, men det kan fort bli for mye.

Mange arbeidstakere blir stresset og bekymret av den stadige flommen av e-post. For mange forpester det ferier og fritid og fører til krangling med familien. Det kan gi dårligere prestasjoner på jobb.

Men noen tåler flommen med informasjon, spørsmål og bestillinger bedre enn andre, viser i en ny britisk studie.

Påvirker fritiden

E-post kan gjøre balansen mellom arbeid og fritid både bedre og verre. Spesielt fordi vi sjekker e-posten på smarttelefonen når og hvor som helst – fra sengen, stranden og skiløypa.

De britiske forskerne intervjuet over 2000 arbeidstakere om deres e-post-vaner.

Noen ble mer stresset av e-post enn andre, og opplevde at e-poststrømmen virket negativt inn på fritiden deres. Det gikk ut over innsatsen på jobben. En av deltakerne sa det slik:

«Det er vanskelig for meg, jeg får stadig nye e-poster og hvis jeg ikke er oppdatert, kan jeg miste salgsmuligheter». 

Kan bli utslitt av gråsonen

Mange sjekker eposten hele døgnet.

Forsker Asbjørn Grimsmo ved Arbeidsforskningsinstituttet bekrefter at det er bekymringsfullt av flere grunner.

– Stadig veksling mellom arbeidsmodus og hvilemodus kan være at vi får for lite hvile, sier forsker Asbjørn Grimsmo ved Arbeidsforskningsinstituttet.  (Foto: AFI)
– Stadig veksling mellom arbeidsmodus og hvilemodus kan være at vi får for lite hvile, sier forsker Asbjørn Grimsmo ved Arbeidsforskningsinstituttet. (Foto: AFI)

Han viser til en rekke studier som viser at de fleste har behov for et visst skille mellom arbeid og fritid.

– De fleste takler stress i løpet av arbeidsdagen. Men alle trenger å koble av fra jobben. Dersom du kobler deg på e-posten til stadighet når du har fri, kan du risikere å bli utslitt, sier Grimsmo.

Avbrudd fra hvilemodus er ikke bra, poengterer han:

Om du er i hvilemodus og blir avbrutt av en jobb-telefon eller en e-post du må lese, kommer du automatisk inn i jobbmodus. Da tar det tid å komme inn i hvilemodus igjen, og fritiden blir amputert, forklarer han.

– Skjer dette gjentatte ganger, blir arbeid og fritid en eneste stor gråsone der ingen av delene er hverken det ene eller det andre.

Utsatte yrker

Voksne briter bruker i gjennomsnitt over en time hver dag på å lese og skrive e-post.

Studien viser at e-post-presset er størst i salgs- og markedsføringsbransjen. Men også i mediebransjen og IT-sektoren er trykket stort. Og arbeidstakere som oppga at e-post var svært nyttig for dem i jobben, opplevde mest stress. En selger forteller:

«Det toppet seg i fjor da jeg var på ferie. Jeg gikk glipp av flere aktiviteter med familien, fordi jeg sjekket e-post stadig vekk på smarttelefonen min. Min samboer var ikke fornøyd og vi begynte å krangle».

Men det er ikke den totale mengden e-post som avgjør hvor stresset vi blir eller hvilket yrke vi har. Det handler om hvilke rutiner og vaner vi har.  

– Noen har lagt seg til uvaner i håndteringen av e-post som gjør at de blir mer stresset enn de behøver, skriver forsker Richard MacKinnon ved Future Work Centre i en pressemelding.

Push-varsel gir stress

Sammen med Ciara Kelly ved University of Sheffield Management Scool intervjuet han ansatte i ulike bransjer. Noen måter å behandle e-post på, ga mer stress.

Forskerne så en sterk sammenheng mellom varslinger og e-poststress. De som har satt opp et lydsignal eller vibrering når innboksen får påfyll, blir mer stresset av e-post. Nesten halvparten av de som var med i undersøkelsen, hadde slik varsling.

Arbeidstakere som har e-posten oppe på skjermen gjennom hele arbeidsdagen, rapporterer også mer stress enn andre. Hele 62 prosent av de spurte lot e-postvinduet stå synlig på skjermen hele dagen.

Forskerne fant også stor variasjon i stressnivå mellom ulike personlighetstyper. De mener enkelte personlighetstrekk kan beskytte mot arbeidspresset som kommer fra en strøm av nye meldinger i innboksen.

Slik påvirker personligheten

Press fra e-post oppleves forskjellig fra person til person, akkurat som andre kilder til stress. Tidligere studier viser at personer blir motivert og stresset av svært forskjellige ting på jobben.

Forskerne sorterte deltakerne i personlighetstyper basert på deres egne opplysninger.

De fant at visse personlighetstrekk både kan beskytte mot og forsterke e-poststress.

Deltakerne i undersøkelsen ble spurt om de generelt var fornøyd med seg selv, om de jevnt over lykkes med det de gjør og om de føler de har kontroll over livet. De ble også spurt om de ofte har et negativt syn på seg selv og omgivelsene.

De som mente at de har liten mulighet til å påvirke omgivelsene sine, oppga oftere at jobben griper inn i fritiden deres.

Selvbevisste setter grenser

Ansatte som har lav selvtillit, ser ut til å ha mer problemer med at jobben forstyrrer i fritiden. Noen av dem kunne få søvnproblemer av ubehagelige e-poster.

Ansatte med høyere selvfølelse ser ut til å være mindre påvirket av ting som skjer i jobben. De tillater ikke i like stor grad at en ubehagelig e-post ødelegger fritiden deres, forklarer de britiske forskerne.

Har du selvtillit og kontroll, kan du lettere sette grenser, skriver forskerne.

Noen liker vekselvirkning mellom jobb og fritid

Det er stor variasjon i hvordan folk foretrekker å jobbe, understreker forskerne. Noen liker å blande yrkesliv og fritid, og synes det er greit å hoppe inn og ut av arbeidsmodus når de må eller vil. De har større mulighet til å organisere arbeidsdagen som det passer dem. 

Andre foretrekker at fritid og arbeid ikke griper inn i hverandre, og er mer opptatt av å holde strenge grenser mellom fritid og jobb.

Ledere forteller om betydelig mer press som følge av e-post-strømmen enn ansatte uten lederoppgaver.

Lederne oppgir allikevel sjeldnere enn andre ansatte at dette fører til ubalanse mellom jobb og fritid.

– Det kan skyldes at de i større grad kan påvirke beslutninger og delegere mer, skriver forskerne.

Søvnhormoner kan svekkes

Spesielt risikabelt kan det være om du føler du må sjekke e-post rett før du legger deg, sier Asbjørn Grimsmo. 

– En ting er at innholdet kan gå ut over nattesøvnen. I tillegg vet vi at mye elektronisk lys forrykker hormonbalansen og ødelegger utskillelsen av søvnhormoner. Dårlig søvn kan igjen påvirke neste arbeidsdag, påpeker han.

Grimsmo, som er psykolog, liker ikke fokuset på at noen tåler e-postpågang bedre enn andre.

Ledelsen bør lage rutiner

Grenser som bestemmes kollektivt på en arbeidsplass er mye bedre enn at hver enkelt må ta ansvar for å sette sine egne grenser, mener Grimsmo.

– Arbeidslivet skal passe for alle. Bedriftsledelsen bør lage rutiner for samarbeid mellom jobben og den ansatte, eventuelt sammen med tillitsvalgte. Som hvor sent på dagen det kan forventes at man besvarer e-post og besvarer telefoner. Da overfører man ansvaret dit det hører hjemme, sier forskeren.

– Vi kan ikke dele ut en smarttelefon og forvente at ansatte som ikke tåler å få avbrutt fritiden sin når som helst, selv skal sette grenser, fastslår han.

Oppfordrer oss til å endre vaner

De britiske forskerne råder oss til å endre vaner om vi føler oss stresset av e-poststrømmen. Her er deres tips:

  • Sjekker du e-post tidlig om morgenen og sent på kvelden? Trenger du virkelig å sjekke e-posten? Legg bort mobilen. 
  • Planlegg dagen din og prioriter arbeidsoppgavene dine selv, før andres prioriteringer oversvømmer innboksen din.
  • Slå av varslinger. Prøv å ha e-posten oppe bare deler av dagen og ta kontroll over når du sjekker mottatt e-post.

Ledere bør ta hensyn

Forskerne oppfordrer også ledere til å tenke gjennom hvilke rutiner arbeidsplassen bør ha for å svare på e-post. De bør ta hensyn til at alle ansatte ikke nødvendigvis tåler konstant kommunikasjon. De mener også at ledere bør gå foran som et godt eksempel.

– Folk er forskjellige både når det gjelder hva de oppfatter som stress og hvordan og hvor de jobber. Det som fungerer for noen er uaktuelt for andre, skriver forskerne.

Referanse:

Ciara Kelly, Richard A. MacKinnon mf: You`ve got mail! Research report 2015. Future Work Centre, 3. januar. 2016.