Prosjekter er en viktig arbeidsform i dagens Norge. Et nytt sykehus, en ny motorveitunnel, et nytt jagerfly – alt sammen styres som prosjekter.

Statoil, Statsbygg, Telenor, Forsvaret, Statens Vegvesen og Jernbaneverket bruker til sammen 70 milliarder kroner årlig på nye prosjekter.

De samme seks private og offentlige aktørene har de siste årene samarbeidet med akademia om å forske på nettopp prosjektstyring.

Tenke annerledes

«Praktisk styring av usikkerhet i et eierperspektiv» – forkortet PUS – heter forskningsprosjektet som har studert hvordan vi driver prosjektstyring i store virksomheter.

Etter fire års forskning er konklusjonen at vi bør tenke annerledes.

– Jerntriangelet pris/tid/kvalitet har lenge styrt store prosjekter i Norge.

– Det er dette prosjektledere blir målt på, om de greier å levere noe til budsjettert pris, til fastsatt tid og med den kvaliteten man så for seg da man satte i gang, sier seniorforsker ved Sintef, Agnar Johansen, leder for PUS-prosjektet.

Men det er nettopp denne måten å styre store prosjekter som gjør at vi går glipp av mange muligheter.

Fiksert på usikkerhet

– Vi er veldig opptatt av usikkerhet her i Norge. Usikkerhet er noe vi ønsker å styre, å ha kontroll på.

– Men vel så viktig er det at usikkerhet skaper muligheter, ikke minst i sammenheng med store prosjekter.

– Når du starter opp et nytt prosjekt som er planlagt ferdig om fem år, så er hele prosjektet en eneste stor mulighet. Ta for eksempel nye St. Olavs Hospital i Trondheim. Et slikt nytt, stort helsebygg blir reist over mange år i en verden som hele tiden forandrer seg. Ny teknologi og nye behandlingsmetoder kommer. Helseforetak og eiere kommer og går. Forventningene til helse står heller ikke stille.

– I delprosjektene i PUS-forskningen fant vi at flere av de seks organisasjonene som deltok i forskningen vår, så mulighetene i startfasen. Men når et prosjekt begynner å materialisere seg, låses prosjektet stadig sterkere på tid, pris og kvalitetssikring. Dermed forsvinner søken etter mulighetene, mener Johansen.

En kan anta at de fleste prosjekt har høy fokus på muligheter og trusler over hele prosjektforløpet – men i de flest prosjekter er ikke dette tilfelle, fant forskerne. I de fleste prosjekt starter man med høy fokus på muligheter, men når mål og rammer er blitt etablert skifter fokuset til å unngå trusler.

Pris, tid og kvalitet

Hva blir en prosjektleder målt på den dagen et prosjekt står ferdig?

Både eiere, bevilgende myndigheter og media er opptatt av om prosjektet er levert til avtalt pris og til rett tid. Prosjektlederen som har hatt ansvaret for byggingen, vet at det er dette han blir husket for.

Om prosjektet har den ønskede effekt er en annen sak – det blir eiernes eller samfunnets problem.

– Et bygg eller en vei skal stå i mange år. Hvis en endring i byggingen underveis kunne ha gitt større nytte, er det selvfølgelig ønskelig fra samfunnets side. Men det er eierens ansvar å sørge for dette. Dermed skulle man kanskje tro at store prosjekteiere er opptatt av slike muligheter til endring underveis. Det paradoksale er at vi i vår forskning nesten ikke finner spor av noe slikt, sier Johansen

Dersom for eksempel Statsbygg kan levere mer effektive bygg, hvis de velger å ta inn muligheter som oppstår i gjennomføringsfasen, kan dette bidra til at både Statsbyggs kunder og samfunnet får et mer effektivt bygg.

Men prosjektlederen tjener ikke på det.

Han vet at han risikerer kjeft om prosjektet blir forsinket eller blir dyrere enn det som var forutsatt på et tidligere tidspunkt i prosessen – et tidspunkt hvor mye fortsatt var svært usikkert. Han ønsker ikke forandring og nye muligheter. For ham er en hver endring uønsket.

Usikkerhetsanalyse

I Norge er vi veldig opptatt av usikkerhet og usikkerhetsanalyser i en tidlig fase av prosjekter. «Kvalitetssikring» er da et mye brukt begrep med vagt innhold.

Når et prosjekt er i gang, handler det mer om aktiv styring fra eiervirksomhetens side.

Men praksis på dette området viste seg, gjennom forskningen i PUS, å være svært varierende. I noen organisasjoner var det etablert en klar eierrolle, og eierne deltok aktivt gjennom prosjektforløpet. Men det er slett ikke tilfelle i alle stor prosjekter.

PUS-forskerne mener at denne mangelen på aktiv styring fra eiernes side, gjør at man i en rekke prosjekter risikerer å gå glipp av mange muligheter som oppstår underveis i prosjektet.

– Vi fant nesten kun eiere og prosjekt som var opptatt av trusler! forteller Johansen.

Muligheter er også muligheten til å spare penger. Til å gjøre et prosjekt et par titalls millioner kroner billigere enn planlagt. Eller til å gjøre noe raskere enn planlagt. Eller få mer ut av de samme pengene. Men også disse mulighetene går mange store prosjekter i Norge glipp av, fordi eierne er så passive og ingen etterspør muligheter når et prosjekt først er i gang.

«Stive» prosjekter

Agnar Johansen og forskerkollegene hans i PUS mener at mange store, norske prosjekter er «for stive».

De fant at et prosjekt ofte blir mer stivt, jo lenger det skrider framover. Eierne skifter, konkurrenter dukker opp med nye produkter eller tjenester, nye forventninger kommer, nye krav blir stilt. Verden rundt et prosjekt er alt annet enn stabil.

Men prosjektet fortsetter likevel å være «stivt». Dermed får ikke prosjektet – og eierne og brukerne – med seg de mulighetene som faktisk er der.

– Enda mer planlegging og analyse i en tidlig fase av et prosjekt, bidrar i liten grad til å løse de problemene mange prosjekteiere står overfor, sier forskeren.

– Verden rundt et prosjekt er uforutsigbar, omskiftelig og usikker. Hvis man derfor i stedet velger å se på et prosjekt som et åpent system, så blir man også bedre i stand til å gripe mulighetene. Men da er det avgjørende at prosjekteieren hele tiden samarbeider og følger opp prosjektlederen. At de to jobber effektivt sammen.

Telenor, Statoil, Jernbaneverket, Statsbygg , Forsvaret og Statens veivesen er alle store prosjekteiere, som man skulle forvente hadde et system rundt dette med styring og usikkerhet og en aktiv rolle i forhold til dette.

Forskerne fant at de seks er ganske forskjellige i sin tilnærming til dette.

Statsbygg ser muligheter

Noen av de seks store virksomhetene som deltok i prosjektet, forsøker nå å bruke forskningsfunnene i PUS og delprosjektene i sin egen virksomhet.

Delprosjektet «Styring av usikkerhet i Statsbygg» (SUS) fikk i 2011 Statsbyggs egen innovasjonspris. Basert på uttesting i nye prosjekter som Samisk Vitenskapsbygg i Kautokeino, Halden fengsel og Høgskolen i Vestfold, har Statsbygg utviklet nye metoder og verktøy. Erfaringene er også trukket inn i kurs og opplæring ved Statsbyggskolen, i usikkerhetsanalyser og egne usikkerhets-workshops.

Statsbygg mener at virksomheten nå har fått et mer modent forhold til styring av usikkerhet, og er blitt bedre i stand til også å se muligheter i usikkerhet.

Lenker:

Forskningsrådets program Brukerstyrt innovasjonsarena (BIA) og PUS-prosjektet