- Søkerne skal også få bedre informasjon, lover Svein Erik Høst, assisterende direktør i Forskningsrådet. Han har ledet det såkalte Forbedringsprosjektet som har pågått siden Technopolis leverte sin 1 600 sider lange evalueringsrapport i desember 2001.

- Vi gjennomgikk dokumentene med lupe og noterte oss alle utsagn som antydet forbedrings-potensial. Ut fra dette definerte vi ulike områder for forbedring. Søknadsbehandling var ett av dem, sier Høst.

5000 søknader i året

Forskningsrådet behandler 5 000 søknader i året og har til enhver tid en portefølje på 4 000 prosjekter. Kritikken i evalueringsrapporten gikk særlig på at Forskningsrådets vurderingskriterier og -metoder er for lite tydelige og at informasjonen til søkerne i løpet av søknadsbehandlingen er for dårlig. Lang behandlingstid og mangel på standardisering av prosessen ble også trukket fram i rapporten.

Alle punktene blir ifølge Høst nå grepet tak i. Mange av de nye rutinene skal gjelde allerede for søknadsbehandlingen som starter etter hovedsøknadsfristen 15. juni 2003.

Rydder i administrative rutiner

- Det er store forskjeller i rutinene rundt omkring i Forskningsrådet i dag. Dette må bedres snarest. I det nye Forskningsrådet må vurderingskriteriene og rutinene være samordnet, både enhetene imellom og innad i enhetene, sier Høst.

Han understreker likevel at Forskningsrådet er blitt kritisert nettopp for å behandle alle søkere likt, og at samordningen ikke dreier seg om ensretting, men om å rydde opp i administrative rutiner, slik at man unngår unødig variasjon i disse.

- Hensikten med å omorganisere Forskningsrådet slik vi gjør nå, er nettopp at ulike typer brukere skal behandles i tråd med sine behov. En biolog som søker midler skal for eksempel behandles likt uansett hvor i Forskningsrådet hun henvender seg, så lenge hun etterspør den samme tjenesten.

Etablerer klare vurderingskriterier

I publikasjonen Forskningsmidler 2003 var det informasjon om over 100 ulike pengepotter å søke midler fra. I en slik jungel er det lett å gå seg vill. Et tiltak for å gjøre det enklere for søkeren, er å lage tematiske innganger til de ulike pottene slik at man ikke trenger å lese seg gjennom alle Forskningsrådets programmer. Slike innganger vil finnes på Forskningsrådets Internett-sider fra april.

I tillegg jobbes det i forbedringsprosjektet med å standardisere et begrenset antall prosjekttyper eller søknads-typer. Brukerstyrte innovasjonsprosjekter og såkalte Kompetanseprosjekter med brukermedvirkning er eksempler på slike typer, og disse to er allerede i bruk i Området for industri og energi (IE) i Forskningsrådet. Ytterligere seks er på blokka til forbedringsgruppen, forteller Høst.

- Målet er å etablere klare vurderingskriterier og behandlingsprosedyrer for hver prosjekttype, slik IE altså allerede har gjort for to av dem. I neste omgang skal det utvikles elektroniske søknadsskjemaer tilpasset de enkelte typene.

Åpenhet om «føringer» knyttet til programmene

En utbredt frustrasjon blant mange søkere er at prosjekter som bedømmes som svært gode i ekspertvurderingen, likevel ikke får ja av programstyret. Årsaken kan være at prosjektet ikke passer i forhold til programmets «føringer», som for eksempel prioritering av en bestemt del av programmet, tverrfaglig forskning, nettverksbygging, internasjonalisering eller forskning med kjønnsperspektiv.

Nå blir programmene pålagt å gjøre slike typer «føringer» tydelige i utlysningsteksten.

Bedre informasjon i søknadsprosessen

Også informasjonen til søkerne skal bli bedre, og dette arbeidet skal deles opp i fire faser: 1) før utlysing, 2) i utlysningsfasen, 3) fra søknadsfrist til behandlingsmøte og 4) fra behandlingsmøte til statsbudsjettet vedtas.

Et særlig viktig punkt er at søkere som åpenbart ikke vil få innvilget sin søknad, skal få vite det med en gang. De som med stor sannsynlighet vil få søknaden sin innvilget, skal også få informasjon t idligere.

Søkere som planlegger å starte opp prosjektene sine 1. januar, skal altså slippe å vente på at statsbudsjettet blir vedtatt i desember før de aner om de får finansiering eller ikke.Alle skal på nivå med beste praksis

Tiltakene vil bedre tingenes tilstand betraktelig, mener Høst, men er samtidig opptatt av å formidle at mange avdelinger og programmer i Forskningsrådet allerede praktiserer de rutinene som blir foreslått i forbedringsprosjektet.

- Poenget nå er å få alle opp på beste praksis-nivå.

Mangehodet troll

- Jeg kjenner meg godt igjen i problemene som evalueringen peker på. Forskningsrådet kan oppleves som et mangehodet troll, preget av flere ulike kulturer. Hvor og hva kan man søke? Jeg tror det er lurt å begrense og standardisere ulike typer pengepotter.

Det sier Bjørn Kaltenborn, seniorforsker ved Norsk institutt for naturforskning. Han har søkt penger i Forskningsrådet flere ganger, og har også erfaring med å sitte på andre siden av bordet, i et av Forskningsrådets programstyrer.

- Det er ikke alltid lett for søkerne å vite hvordan programstyrene virker. De såkalte «føringene» er kanskje ikke så sentrale som mange tror. Da er det verre med behandlingstiden, mener Kaltenborn.

- Det er et problem at man ikke får svar før i november-desember når man søker i juni. Mer informasjon underveis om sannsynlig utfall, slik forbedringsprogrammet planlegger, vil hjelpe stort, tror forskeren.

- Dersom man virkelig får gjennomført alle de planlagte tiltakene, vil det bety en betydelig bedring for Forskningsrådets søkere.

Vil ha klare svar

- De ansatte i Forskningsrådet er meget hjelpsomme. Men det er vanskelig å få klare svar. De varierer nemlig mellom områdene og mellom programmene. Og SkatteFUNN har sitt opplegg.

Guri Krigsvoll er forsker ved Byggforsk. Hun mener en standardisering av rutinene i Forskningsrådet vil være en fordel, men synes også det viktigste med forbedringsplanen er at søkerne skal få mer informasjon.

- Søknadsbehandlingen går tregt, og det hadde derfor vært fint å få beskjed om hvordan man ligger an underveis. Det er slitsomt bare å ha ryktene etter programstyremøtene å forholde seg til.

Krigsvoll liker også planen om å etablere klarere vurderingskriterier, men etterlyser bedre tilbakemeldinger når søknader blir avslått.

- Vi søker midler til en del Kompetanseprosjekter med brukermedvirkning, og her er det utviklet ganske gode vurderingskriterier. Vi får dessuten se vurderingsrapportene i ettertid, og det er veldig nyttig. Vi bruker mye ressurser på å søke midler hos Forskningsrådet. Det er greit å få noe igjen for det, også når man får avslag.