I september hender det igjen: Dagsavisen skriv at ei stor avdeling i Forsvarets logistikkorganisasjon varslar om underskot i 2005 på over 500 millionar kroner. Dette kjem på toppen av 1,15 milliardar kroner i underskot frå året før. Korleis kan det gå an?

Kortversjonen er denne: Det var medisinen som gjorde pasienten skikkeleg sjuk.

Integrerte system

Thomas Østerlie er stipendiat ved Institutt for informasjonsteknologi og datavitskap, NTNU. Seksjonen han tilhøyrer, forskar på utvikling og bruk av store informasjonssystem. Eit av fenomena er såkalla integrerte infosystem.

- Desse samlar funksjoner og tenester frå fleire eksisterande system i eitt stort infosystem som erstattar dei eksisterande systema. Banksystem, elektroniske pasientjournalar og løns- og rekneskapssystem er døme på dette, forklarar Østerlie.

Frå 40 til ett system

Vegen til helvete er brulagt med gode tankar. Dette hendte: I år 2000 vurderer nettstaden digi.no Forsvaret til å ha mellom førti og femti ulike IT-system for økonomistyring. Seinare same haust seier forsvarssjefen at Forsvaret ikkje har gode nok verkty for økonomistyring.

Forsvaret skal løyse problema med å auke kontrollen og kvitte seg med systema. Ein skal få til betre og meir resultatbasert styring ved å innføre eit sams IT-system for økonomistyringa på tvers av våpengreinene.

Dette systemet vert innført i Forsvaret i november 2003. Sidan går det meste gale.

Tusenkronersspørsmålet

Året etter nektar Riksrevisjonen å godkjenne Forsvarets rekneskap for 2003. Når nyhendet om milliardoverskridingane sprekk i januar i år, vert generalinspektøren for Hæren og leiaren for Forsvarets logistikkorganisasjon utpeikt som dei skuldige - fordi dei ikkje tidligare rapporterte til forsvarssjefen eller forsvarsministeren om overskridingane.

Generalinspektøren på si side forklarer i media at han ikkje rapporterte oppover fordi ingen rapporterte til han: Det var ikkje mogleg å få tilstrekkelege rapportar ut av IT-systemet dei innførte hausten 2003.

Det er dette som er tusenkronersspørsmålet, seier Østerlie:

- Korleis kan eit IT-system som var meint å gje auka kontroll over økonomien i Forsvaret, føre til mindre kontroll, og påfølgjande milliardoverskridingar?

Menneska forsvinn

Østerlie ser fleire strukturelle problem som følgjer med innføringa av slike system. Det kanskje viktigaste er at med systemintegrasjon forsvinn dei lokale kontrollørane, dei menneska av kjøt og blod som ser at dette går gale, og varslar frå. Dei, og systema dei administrerer, vert erstatta av eit totalsystem som ikkje er tilstrekkeleg tilpassa dei spesifikke krava der og då.

- Terrenget av arbeidsprosessar som skal bli sameint og standardisert, vert for stort og uoversiktleg. I staden for å ha fleire ulike IT-system som fungerer godt for gitte delar av organisasjonen, har ein eit totalsystem som fungerer halvgodt for heile organisasjonen.

Mange små betre?

Alle system har manglar. Med integrerte IT-system som grip inn i forretningskritiske arbeidsprosessar, vert konsekvensane av manglane store.

- Mange små, avgrensa IT-system kan bli oppfatta som ineffektivt og rotete. Men det kan like godt vere ein føremon, for om eitt system kollapsar, vil andre delar halde fram som før, og slik sikre kontinuitet, seier Østerlie.

Attende til lønningsposen

Dette handlar ikkje berre om Forvaret spesielt, presiserer Østerlie, men om situasjonen kor svære organisasjonar erstattar mange eksisterande system og samlar dei i eitt nytt.

- Vi har ei rad døme. I 1999 underkjente Riksrevisjonen årsrekneskapa til både Universitetet i Oslo og NTNU på grunn av alvorlege manglar forbunde med overgangen til eit nytt, sams løns- og personalsystem. Vi er mange som hugsar korleis det var å stille opp i gangane utafor lønningsavdelinga for å få feriepengane i handa det året systemet kollapsa, seier Østerlie.

Milliardar tapt

Det er uråd å sette tal på kor mykje desse problema kostar samfunnet årleg, men det vesle ein veit, tyder på store summar. Det såkalla Tress 90, Trygdeetatens mislykka forsøk på eit integrert IT-system på nittitalet, kosta nokre milliardar kroner, i følgje bladet Computerworld.

- Korleis stoda er i det private, veit vi ingenting om. Dette er sensitiv informasjon private verksemder ikkje gjev ifrå seg, seier Østerlie.

Enkle løysingar finst ikkje

Kva skal dei då gjere, leiarar som ønskjer å reformere komplekse system som synest både uoversiktlege og ineffektive? Ein ting å byrje med, er å endre måten vi tenker på, meiner Østerlie.

- Tanken på at det finst enkle løysningar for alle integrasjonsprosjekt, er i seg sjølv ein del av problemet, seier forskaren.

Full oversikt ikkje mogleg

- Slike integrerte totalsystem er så store og komplekse at ingen kan ha full oversikt. Dette gjeld også under utviklinga av systemet. Tanken om at berre ein utviklar og sett i bruk systemet trinnvis, og så følgjer godt opp under systemutviklinga, så går alt greitt, skriv seg frå ein lineær logikk, seier han.

Slike komplekse system utviklar seg ikkje-lineært. Med det meinast at ein ikkje kan sjå effektane av systemet på førehand, men i staden opplever dei som uheldige, utilsikta sideverknader i det dei blir teken i bruk.

Verdsveven fungerer

- Men finst det ikkje døme på svære, vellukka, integrerte IT-system?

- Joda - det du arbeider med kvar dag: Internettet. Poenget med Internettet er at delane er laust kopla. Det vil seie at dersom ein del av systemet feilar, fell ikkje alt saman. Problemet med integrerte IT-system er at dei ofte er så tett integrerte at om ein del kollapsar, kollapsar alt, seier Østerlie.

Dette er også eit spørsmål om kultur.

Info-mangel ikkje problemet

- Totalsystema fokuserer på leiinga. Ein tenker at sentral kontroll gjer leiinga betre skikka til å ta dei rette avgjerdene. Dermed vert det sentrale IT-systemet sett på som eit viktig verkty for styring av organisasjonen. Men forsking viser at problemet for dei som tek avgjersler, ofte ikkje er mangel på informasjon, men at avgjerslene dei skal ta, er samansette og vanskelege, seier Thomas Østerlie.

Når du har ein vanskeleg avgjersle å ta, er det ikkje sikkert at meir info gjer valet enklare.