Stadig flere datasystemer finner veien til helsevesenet. De skal gjøre hverdagen lettere for de ansatte og gi bedre samhandling mellom helseaktørene.

Men å innføre nye systemer er langt fra en enkel prosess. 

– Det er svært komplekst å innføre nye IKT-systemer i helsevesenet. Man må ta hensyn til mye mer enn det rent tekniske, sier professor Margunn Aanestad ved Institutt for informatikk ved Universitet i Oslo.

– Både menneskelige, organisatoriske, økonomiske, administrative og juridiske aspekter må tas med i betraktningen, påpeker hun. 

Datasystemene skal ikke bare utvikles og installeres. De skal også slå rot i organisasjonen og bli gode hjelpemidler for de involverte. Organisasjonen må være innstilt på en lang prosess med prøving og feiling, læring, revurdering og videre utvikling.

Krevende omstilling

– Det er en stor endringsprosess der organisasjonen trenger tid på å innarbeide nye arbeidsrutiner og samarbeidsformer, sier Aanestad.

– Det kan være umulig å se alle sammenhengene på forhånd og vite hvilke arbeidsprosesser og data som henger sammen, og hva de ulike dataene brukes til. Derfor må man ha en gradvis prosess med små endringer om gangen, understreker hun.

Hun mener at akkurat denne forståelsen mangler hos politikere og andre som bestemmer hvilke systemer som skal tas i bruk i helsevesenet.

Må lære av forskningen

– Jeg skulle ønske at Helse- og omsorgsdepartementet bestilte kunnskapsutredninger i forkant av at de vedtar store prosjekter, sier Aanestad.

– Det finnes mye relevant forskning både nasjonalt og internasjonalt. Hadde de basert seg på denne kunnskapen, ville de nok unngått noen av de utfordringene vi har sett.

Aanestad har ledet et forskningsprosjekt der de har studert gjennomføringen av en rekke IKT-prosjekter i helsevesenet.

Målet har vært å se om det er mulig å finne noen fellestrekk ved prosjektene som lykkes. Forskningsprosjektet har hatt støtte fra Norges forskningsråd.

Forskningen viser at det er viktig å gi tid og rom for lokal læring, tilpasning og styring i de enkelte avdelinger, sykehus eller kommuner. Sentral styring og standardisering er likevel nødvendig for å koordinere endringene de gjør i sin dokumentasjon og rutiner.

Havarert Oslo-prosjekt

I forbindelse med etableringen av Oslo Universitetssykehus (OUS) vedtok Helse Sør-Øst å innføre et datasystem som skulle få de ulike systemene ved de fire sykehusene til å snakke sammen.

Prosjektet ble stoppet i fjor før det nye datasystemet var ferdig utviklet, men etter at det var investert mangfoldige millioner kroner i det. Dette er i følge Aanestad et eksempel på et prosjekt som havarerte fordi beslutningstakerne ikke hadde forstått kompleksiteten i prosjektet.

– OUS ville fått mye mer igjen for pengene om de hadde kjørt et utviklingsprosjekt ved OUS i stedet for et regionalt kjøpsprosjekt, mener hun.

Kjerneoppgaver først

Visjonen er ofte å få på plass store, altomfattende systemer som enkelt skal gi helsepersonell, forskere og administrasjon tilgang til all informasjon fra ulike undersystemer.

– Dersom dette følges ukritisk, er risikoen høy for dyre prosjekter som havarerer. Det er bedre å starte med å lage et system som ivaretar kjerneoppgavene og som løser de primære behovene til helsearbeiderne for at de skal gi oss best mulig helsehjelp i det daglige, sier Aanestad.

– Andre interesser slik som at dataene skal brukes til forskning og kvalitetssikring, må komme til etter hvert. I noen tilfeller kan det også være mer effektivt å beholde separate fagsystemer enn å lage ett kjempesystem.

Vellykket ved Sunnaas

Av de IKT-prosjektene forskerne har studert, og som de karakteriserer som vellykket, er et prosjekt ved Sunnaas sykehus HF.

Sunnaas rehabiliterer pasienter fra hele landet. Tidligere sendte de rapporter til kommunene om hvilket behov pasientene hadde for videre oppfølging etter at de var kommet hjem.

Nå har de isteden videokonferanser med kommunens hjelpeapparat som kan bestå av lege, ergoterapeut, fysioterapeut og hjemmehjelp. Slik får alle samme informasjon fra spesialistene samtidig.

– Dette krevde en økonomisk investering i videokonferanseutstyr, møterom og nettilgang. Videre ble alle ansatte gitt opplæring i bruk av systemet, forteller Aanestad.

Gradvis innføring

Den nye samarbeidsformen mellom Sunnas og de enkelte kommunene ble innført etter hvert som det var behov for det.

– I starten var det mye jobb med å finne et egnet lokalt videostudio i nærheten av den aktuelle kommunen. Etter hvert fikk de en avtale med NAV hvor helsearbeiderne i kommunene fikk låne videokonferanseutstyr ved NAV-kontorene rundt om i landet, forteller Aanestad.

– I tillegg har de kartlagt andre økonomiske spørsmål knyttet til bruk av systemet, som spørsmål om hvilken takst de får for å være med på et slikt møte og hva slags samhandlingsmøter de får betalt for.

– Hva kan så andre lære av dette?

– Teknologier, bruksområder og organisasjoner er forskjellige så man kan ikke uten videre overføre denne måten å gjøre det på til andre, sier Aanestad.

– Andre kan imidlertid lære av den organisatoriske prosessen de hadde med opplæring, forankring og å la både pasienter og ansatte oppleve mestring av det nye verktøyet, understreker hun. 

Lenke:

Forskningsrådets program Kjernekompetanse og verdiskaping i IKT (VERDIKT)