Mange offentlige enheter sitter på informasjon av verdi for andre offentlige enheter. Det fremgår av Riksrevisjonens undersøkelse av elektronisk informasjonsutveksling og tjenesteutvikling i offentlig sektor.

– En bedre utnyttelse av denne informasjonen kunne bidratt til sikrere, raskere og mer effektive tjenester til privatpersoner og næringsliv, uttalte riksrevisor Jørgen Kosmo i en pressemelding.

På tross av tallrike mål og tiltak har måloppnåelsen vært svak.

– Vi antar at offentlige etater skaper mer nytteverdi når arbeidsprosesser samordnes, kunnskap deles, verdiskapningen er felles og strategier samordnes, fremholder Hans Solli-Sæther.

Han er postdoktor ved Institutt for ledelse og organisasjon ved Handelshøyskolen BI.

Veien mot økt samhandling

Solli-Sæther har sammen med professor Petter Gottschalk ved BI utviklet en modell for organisatorisk modenhet for elektronisk samhandling i offentlig sektor.

Modellen bygger på resultater fra forskningsprosjektet Semicolon og nærstudier i offentlig sektor i Norge.

– Nytteverdien av samhandling i offentlig sektor avhenger av etatens organisatoriske og operasjonelle evne til å samarbeide med sine partnere og til effektivt å etablere IT-støttede virksomhetsrelasjoner som skaper verdi, påpeker Solli-Sæther i en fagartikkel som er publisert i tidsskriftet Stat & Styring.

Utviklingen av vellykket e-forvaltning, eller elektronisk forvaltning, skjer ifølge Solli-Sæther gjennom fire nivåer.

I tillegg operer BI-forskeren med et nivå null der ingen formell samhandling er etablert, men der det foreligger planer om samhandling.

– Selv om planlegging er en viktig forberedelse, vil planleggingsaktiviteter ikke nødvendigvis innebære noen reell samhandling. Planer indikerer en intensjon om å oppnå dette, sier han.

Nivå 1 – Samordning av arbeidsprosesser: På dette nivået har virksomhetene oppgaver som inngår i felles arbeidsprosesser på tvers av organisasjonsgrensene.

– De oppnår effektivitet gjennom tett integrerte oppgaver og godt definerte format for fysisk og/eller elektronisk datautveksling mellom separate IT-systemer, forteller Solli-Sæther.

Nivå 2 – Kunnskapsdeling: Virksomhetene deler kunnskap og erfaring og dette bidrar til innovasjon og læring på tvers av organisatoriske grenser.

De beskriver beste praksis, spesifiserer data, og etablerer felles metoder og standarder for infrastruktur, systemer og datautveksling. Virksomhetene har etablert felles møteplasser for kunnskapsutveksling.

Nivå 3 – Felles verdiskapning: Virksomhetene skaper merverdi for sluttbruker gjennom etablering av nye tjenester på tvers av organisatoriske grenser.

De har felles verdiskapning, og har etablert felles informasjonsmodeller og tjenestekataloger. En virksomhet er villig til å ta en kostnad selv om nytteverdien tas ut hos en annen.

Nivå 4 – Strategisk samordning: Virksomhetene har etablert et tett strategisk samarbeid. Felles prosjekter skal gi samfunnsøkonomisk nytte. Politiske og juridiske forhold er ikke til hinder for samarbeidet.

Verktøy for verdiskaping

– Modenhetsmodellen kan skape nye kunnskap og innsikt i organisatoriske utviklingsprosesser i offentlig sektor, hevder postdoktor Solli-Sæther.

Modellen representerer et verktøy som kan benyttes til å forstå utvikling over tid. Et startpunkt vil være å gjennomføre en analyse av hvilket nivå etaten befinner seg på i dag og sette seg mål for hvor høyt organisasjonen skal sikte.

Enkeltindivider og etater å gå fra et nivå til et høyere nivå gjennom å samle opp erfaring.

En systematisk utvikling av organisatorisk samhandling i e-forvaltningen vil vi kunne gi en langsiktig samfunnsøkonomisk nytteverdi, sier Hans Solli-Sæther.

Referanse:

Solli-Sæther, Hans (2009): Organisatorisk modenhet og nytten av samhandling. Stat & Styring nr. 4-2009. Utgitt av Universitetsforlaget.