De har begge bakgrunn som forskere, Karen Lieve Ria Hostens (32) og Kårstein Måseide (39). Hun som forsker på PRIO, han innenfor kreftforskning på blant annet Radiumhospitalet. Men nå er de ansatt i Forskningsrådet og koordinerer hvert sitt forskningsprogram.

Karen har ansvar for programmet Utviklingsveier i sør og er i gang med å organisere sluttevaluering og konferanse til høsten, mens Kårstein er ganske fersk koordinator for programmet Global helse- og vaksinasjonsforskning (GLOBVAC).

Han er midt imellom vårens søknadsfrister. Til fristen 18. april mottok han 31 søknader på til sammen 219 millioner kroner til en bevilgning på 30 millioner. Nå venter han på at søknadene skal renne inn til fristen 6. juni. Da skal hele 100 millioner kroner fordeles. Det er ingen liten jobb for en programkoordinator.

Spente

Karen og Kårstein forklarer engasjert og detaljert om prosessen fra søkere har registrert søknaden sin i Forskningsrådets elektroniske søknadssystem eSøknad, og fram til en god del av dem får avslagsbrev, mens resten får brev enten om full bevilgning eller om at de får tildelt deler av beløpet de har søkt om.

Det hele tar rundt et halvt år.

- Når fristen er gått ut og systemet er stengt, begynner programmets konsulent å registrere søknadene. Da er vi veldig spent på hvor mange og hvem som har søkt.

Antall søknader kan variere fra 10 til 150, alt etter hvor stor utlysningen er. Når vi får oversikten og det totale søkebeløpet, lager vi gjerne en nyhet om dette på Forskningsrådets nettsted, forteller Karen.

Og så begynner selve jobben.

Mellom 10 og 150 søknader

- Etter at vi har lest og gruppert alle søknadene, er den mest tidkrevende delen av det hele å finne fageksperter som kan vurdere søknadene, forteller Karen og Kårstein.

Det er to viktige krav som må være oppfylt: kompetanse og habilitet. Å få til begge deler er ikke alltid like lett. Løsningen er å se ut. Fagekspertene våre er som regel utenlandske.

- Vi bruker egne og andres databaser når vi leter etter eksperter, sier Kårstein.

- Og etter hvert bygger man seg jo opp en krets av eksperter som man har brukt før, og som man er fornøyd med, legger Karen til.

- Og så snakker vi mye med kolleger i andre avdelinger i Forskningsrådet for å få tips.

Før ekspertkandidater anses som aktuelle, har programkoordinatoren sjekket at hun eller han ikke har åpenbare koblinger til prosjektet. Når de blir spurt, må de også svare på spørsmål om egen habilitet. Og så må de jo ha tid.

- Vi må spørre veldig mange, sier Karen.

- En god del sier også nei fordi de ikke har anledning. Så når vi skal ha tre eksperter til hver søknad, som er det vanlige, tar det gjerne litt tid før alle fagekspertene er i boks. Særlig når du har 82 søknader å håndtere, slik jeg opplevde med min første utlysning, ler hun.

Ikke bare karakterer

Når fagekspertene har sagt ja, får de rundt seks uker på seg. De vurderer i hovedsak prosjektets faglige kvalitet og gjennomførbarhet, og kommer med en skriftlig vurdering. I tillegg gir de prosjektet karakterer for hvert kriterium på en skala fra en til sju.

- Men i motsetning til hva mange søkere tror, er det den skriftlige vurderingen som er viktigst når programstyret skal vurdere søknadene opp mot hverandre i neste omgang, ikke karakterene, påpeker Karen.

Programstyrets tur

Etter at alle søknadenes kvalitet er vurdert, er det programstyrets tur. Styret består av opptil ti medlemmer, som en viss tid etter søknadsfristen møtes for å velge ut de søknadene som skal få midler. Behandlingen går over én eller to dager med diskusjon i plenum.

- Hvert medlem i programstyret har på forhånd fått tilsendt alle søknadene samt de anonymiserte ekspertvurderingene. Disse utsendingene er det vi som står for, sier Kårstein.

- Først nå kommer relevans i forhold til programmets prioriteringer inn, fortsetter Karen. Nå skal de faglig gode søknadene vurderes i forhold til hverandre og programmets strategi.

Dette er det programstyret alene som står for, mens vi programkoordinatorer er med for å gi nødvendig informasjon og for å sette opp regnestykke over pengene etter hvert som de blir bestemt bevilget.

Grønt lys

Det tar ikke langt tid fra programstyrets møte til de forskerne som har fått full bevilgning, kan sette i gang. Allerede samme kveld blir listen over hvem som får, kunngjort på nettet.

- Og dagen etter begynner arbeidet med kontraktene, sier Kårstein. - Men for dem som får kutt i summen de har søkt om, tar det noe lengre tid. Da må det forhandles.

- Og så er det noen som får avslagsbrev?

- Ja, slik er det. De får et formelt brev med en kort begrunnelse. I tillegg er de velkomne til å ta kontakt for å få en mer utfyllende begrunnelse. Det er det mange som gjør.

Serviceinnstilt

- Vi er et viktig mellomledd, sier de to programkoordinatorene med et smil.

- Vi er serviceinnstilt og mener det skal være en lav terskel for å ta kontakt. Vår oppgave er å være tilgjengelig for søkerne både før, under og etter søknadsbehandlingen.

- Men vi må passe på å opptre veldig korrekt, både overfor programstyre og søkere. Vi må holde oss selv habile, og være forsiktig med hva vi sier og skriver. Vi er opptatt av at alle søknader skal behandles likt, og at alt går riktig for seg. Det fortjener forskerne.

Fem om søknadsbehandling

I 2006 mottok Forskningsrådet over 4300 søknader. Hvordan opplever du søknadsbehandlingen?

Anne Inger Helmen Borge, psykologiprofessor, UiO</p> <p> Forskningsrådet har høy kvalitet på søknadsbehandlingen. Det er svært bra at eksperter i internasjonale fagmiljøer benyttes til å lese søknadene. Forskningsrådet er dessuten hjelpsomme når litt forvirrede søkere henvender seg. Den elektroniske søknaden er en suksess, selv om den krever litt trening. Tidspunktet for beslutning fra programstyret bør være fastsatt med dato og klokkeslett. Da kan man planlegge det videre arbeidet ut fra det. Ellers foreslår jeg en to-trinns søknadsprosedyre der halvparten blir sortert ut tidlig på høsten, mens den andre halvparten går videre til den endelige søknadsbehandlingen.”> 

Marit Låg, forskningsleder, Folkehelseinstituttet</p> <p> Jeg opplever stort sett søknadsbehandlingen som ryddig. At Forskningsrådet bruker eksterne, internasjonale refereer er helt nødvendig i et lite land som Norge. Ellers er det viktig at de som vurderer søknaden, har faglige forutsetninger for det. Vår erfaring med de siste prosjektsøknadene er god. Tidligere søknader er blitt mer tilfeldig behandlet. Når det gjelder søknader til spesifikke programmer blir overordnede prioriteringer tillagt for mye vekt. Dette samsvarer ikke alltid med kvaliteten på søknadene, og kan være frustrerende for dem med gode søknader på områder med lavere prioritet.”> 

Olav Rune Godø, forskningsleder, Havforskningsinstituttet</p> <p> Forskningsrådet har fått en strømlinjeformet og god prosess for søking og rapportering. Jeg stiller meg imidlertid kritisk til Forskningsrådets prosess og strategi ved utdeling av forskningsmidler. Med unntak av CoE-ordningen er strategi og langsiktighet mangelvare i norsk forskning. Forskningsmiljøene løper etter forskningsmidler nasjonalt og internasjonalt. Forskningsrådet er den største eksponenten for fragmentering i norsk forskning gjennom satsing på små og mange prosjekter. Vi trenger mer langsiktighet, og stimulering av lokomotiver som kan ivareta en strategi og oppfølging av etablerte overordnede mål.”> 

Morten Walløe Tvedt, stipendiat, Fridtjof Nansens Institutt</p> <p> Mitt møte med Forskningsrådets søknadsprosedyrer har vært overveiende positivt. Jeg opplever å få grundig vurdering av prosjektet, fra flinke folk, selv om jeg ikke alltid er enig i alle vurderinger. Utlysning gjennom hele året og ikke bare i juni, letter på arbeidspresset, men det bør gå kortere tid fra søknadsfrist til svar.</p> <p> Jeg liker nettsidene for søknader. De gir et ryddig skjermbilde.</p> <p> Ellers ville det gjort det lettere for oss forskere om administrativt ansvarlige fikk tilgang til søknadsskjemaet med eget passord.”> 

Jonas Enge, rådgiver, Det juridiske fakultet, UiO</p> <p> Inntrykket er at søknadsbehandlingen i Forskningsrådet fungerer profesjonelt. Vi har god kontakt med saksbehandlerne i perioden mellom søknad og og sluttbehandling. Informasjonen på nett om program, prosess, kontaktperson mv. blir stadig bedre. Denne informasjonskanalen kan imidlertid bli mer konsekvent brukt fra sak til sak.</p> <p> I den grad de rettsvitenskapelige miljøene er kritiske, handler det mer om organiseringen av Forskningsrådet som konkurransearena, bl.a. at de juridiske problemstillingene er svakt formulert i de tematiske programmene.</p> <p> Erfaringen med et eget program for rettsvitenskap (JUSISP) er derfor meget positiv.”>