Denne artikkelen er produsert og finansiert av Norges Handelshøyskole - les mer.
– Folk velger det de selv mener er høfligst og aner egentlig ikke hvordan det blir tolket av mottakeren, sier forsker Kristin Rygg ved NHH.(Illustrasjonsfoto: Shutterstock / NTB)
Folk sender frekke e-poster uten å vite det
På e-post kan vi faktisk fremstå som uhøflig uten at vi selv er klar over det.
MariKittilsenfrilanser
NorgesHandelshøyskole
– Bare det at vi bruker hei og fornavn er veldig uformelt. Sender vi en e-post til en ukjent engelsk mottaker med «Hi, Jack» er vi allerede veldig ute å kjøre, sier Kristin Rygg.
Går ikke rundt grøten
Rygg er forsker ved Institutt for fagspråk og interkulturell kommunikasjon på Norges Handelshøyskole. Hun har sett på hvordan vi nordmenn starter og avslutter e-poster i jobbsammenheng.
Når nordmenn skal skrive en e-post, er det få av oss som går rundt grøten.
– E-postene som jeg har undersøkt, går stort sett rett på sak. Dette er ikke vanlig andre steder. På engelsk vil en starte en e-post med «hope this e-mail finds you well» eller noe om været, for eksempel. Det er ikke normalt å gå rett på sak, og dette gjelder i mange språk.
Mange kan nok kjenne seg igjen i at de starter sine e-poster med «Hei *navn*». Skal den til en internasjonal mottaker, kan du bomme ordentlig.
Når nordmenn skal skrive en epost, er det få av oss som går rundt grøten, ifølge Kristin Rygg.(Foto: Sigrid Folkestad)
Finnes det noen normer?
Kristin Rygg ønsket å studere e-postkommunikasjonen i mer detalj. Hun har undersøkt over 900 e-poster fra 14 personer i administrasjonsstillinger.
Hun ville se om folk hermer etter hverandre eller om de bruker en norm. Kommer det an på hvem man skriver til? Eller har de laget seg en personlig vane som de bruker mesteparten av tiden? Dette var utgangspunktet.
– Jeg lurte på hva folk tenker når de starter og avslutter en e-post på jobben. Finnes det noen normer? Vet folk hvordan de skal formulere seg i en arbeidssammenheng? spør språkforskeren.
Det korte svaret på dette ifølge studiene til Rygg er nei.
Var tydelige normer før
– I intervjuer spurte jeg om de skriver navn, om de bruker kjære og hvordan de avslutter en e-post. Så koblet jeg det videre opp mot de faktiske e-postene de hadde sendt meg. Hvis det de sa stemte, betyr det at de tar bevisste valg.
Det viste seg at de tar helt bevisste valg, og de var konsekvente. Jo lenger de hun spurte hadde jobbet i administrasjonen, desto mer konsekvente var de.
De fleste kunne svare på hvordan de startet en e-post og hvorfor de åpnet akkurat slik, men hvorfor de avsluttet som de gjorde, var mer uklart.
Hun spurte derfor mer om «mvh», «beste hilsen» og «hilsen» for å høre hva de tenkte rundt disse hilsenene.
– Det som var interessant, var at de som valgte å bruke «beste hilsen», gjorde det fordi de synes det var viktig å være varm og hyggelig selv i en jobb-e-post.
De som foretrakk «mvh» mente det motsatte: at personlig varme ikke har noe i en profesjonell e-post å gjøre. De skrev på vegne av en organisasjon og ønsket ikke å være personlige.
Annonse
Lager sine egne normer
Folk lager sine egne høflighetsnormer, ifølge forskeren.
– Høflighetsnormer er i utgangspunktet ikke noe universelt, sier forskeren.
Personer som brukte «beste hilsen» tenkte at de var høflige. De som brukte forkortelsen «mvh» syntes at «beste hilsen» er gammeldags og at «mvh» bare er en høflig forkortelse. Andre mente at det var feil å være så kort.
– Folk velger det de selv mener er høfligst og aner egentlig ikke hvordan det blir tolket av mottakeren, sier Kristin Rygg.
Referanse:
Kristin Rygg: Openings and Closings in Workplace Emails. How Do People Navigate without Clear Standards and Clearly Prescribed Formulae? HERMES - Journal of Language and Communication in Business, 2021. Sammendrag. Doi.org/10.7146/hjlcb.vi61.127908
