De offentlige registrene samler nok informasjon om oss til at ulike etater automatisk kan tilby tjenester vi ønsker eller har krav på.

En slik utvikling bremses blant annet av den store mengden gamle datasystemer som må snakke med de nye. I tillegg mangler vi en overordnet plan for digital effektivisering.

– Forstår for lite

– Informasjon er noe av det mest verdifulle vi har i norsk offentlig forvaltning. Likevel er data innelåst i en mengde separate systemer, sier Terje Grimstad. Han er daglig leder i Karde AS og har ledet forskningsprosjektene Semicolon og Semicolon II.

Årsaken til at systemene ikke samhandler, er mange år med desentralisert IT og doble utviklingsprosjekter. Mange offentlige etater har også enheter med forskjellige tilnærminger til infrastruktur og innkjøp. I tillegg har mange prosjekter rett og slett slått feil.

– Informasjonen må være tilpasset slik at den blir forståelig og tilgjengelig for datamaskiner. Da trenger vi helt andre systemer enn vi har i dag, sier Grimstad. Han er ikke imponert over etatslederes vilje til å ta tak i disse tingene.

– Vi kommer ikke til å få det til uten at etatslederne forstår betydningen av informasjonsteknologi for å bedre de nåværende prosessene, og hva som er nødvendig for å få det til. Denne forståelsen er veldig varierende i dag. Politikerne kan også lite om dette, sier Grimstad.

Etterlyser en plan

Bedre elektronisk samhandling på tvers anses som viktig for å effektivisere offentlig sektor. Forskerne har sett etter årsakene til at målene ikke nås. De har også levert metoder og løsninger for å øke evnen til samhandling.

– Offentlig sektor er en informasjonsfabrikk. Den samler inn informasjon, genererer informasjon, bruker informasjonen til å ta beslutninger, og gjør informasjon tilgjengelig for oss innbyggere, sier Grimstad.

Han etterlyser en overordnet plan for moderniseringen av informasjonshåndtering for å få fart i sakene. Med 428 kommuner, 19 fylker og en hærskare av andre offentlige etater, blir det fort slik at hver sitter på sin egen tue og utvikler egne systemer. Da blir det vanskelig å utveksle data.

Felles begrepsbruk er for eksempel viktig for å få systemene til å snakke sammen. Dette var fokus i Semicolon fra 2007 til 2010.

Nav og Skatteetatens definisjon av lønn

– Ta for eksempel ordet «lønn». Det betyr noe annet for Nav enn for Skatteetaten, og det finnes kanskje 130 forskjellige ord rundt lønn i offentlig sektor. Når den ene etaten ikke vet hva den andre legger i ordet, blir det vanskelig å utveksle informasjon. Folk som snakker sammen, kan forklare dette, men når datamaskiner skal gjøre mer av jobben, er det viktig at de vet nøyaktig hva begrepene betyr. Det er en krevende øvelse, sier Grimstad.

IT-systemene må også ha de ulike juridiske definisjonene innebygd.

I tillegg er det nødvendig å legge inn forbindelsene mellom de ulike dataene. På fagspråket kalles dette lenkede, åpne data.

Når barnehageplassen kommer av seg selv

En trend innen denne forskningen nå er såkalte livssituasjonstjenester. Dette har aldri blitt realisert i særlig grad i Norge. Men Skatteetaten samarbeidet med forskerne i Semicolon om prosjektet e-dialoger. Det tok for seg elektronisk kommunikasjon mellom forvaltningen og folket knyttet til forskjellige begivenheter i livet.

La oss si at noen dør. En rekke aktører skal da inn i bildet, som politi, helsevesen, folkeregister, gravferdskonsulenter og kirke. Hadde aktørene samarbeidet om det de leverer, ville tjenestene til folket blitt bedre.

– Skal du søke barnehageplass i Norge, finner du kanskje søknadsskjemaet på nettet, men all behandling etter at søknaden er sendt, skjer manuelt. Fysiske brev sendes frem og tilbake. Det er helt borti natta og ekstremt ressurskrevende å holde på sånn i 2014, sier Grimstad.

– Ofte kan regelverk automatiseres, for eksempel slik at tilbudet om foreldrepenger eller barnehageplass kommer av seg selv. Kanskje systemet kan vise deg barnehagene i nærområdet, og la deg oppgi hvilken du foretrekker. Det burde ikke være nødvendig å søke om tjenester vi har krav på eller ønsker. Informasjonen om oss ligger rundt omkring i ulike offentlige registre, sier Grimstad.

Skatteetaten best i klassen

Prosjektlederen skryter av Skatteetaten, som han mener er best i klassen til digital effektivisering og samhandling. Det er blant annet fordi etaten er god til å se framover og skaffe seg økonomisk handlefrihet fra departementet.

– I løpet av årene vi har samarbeidet med dem, har de etablert en egen organisasjonsenhet som jobber systematisk med informasjonshåndtering. De har blitt veldig bevisste på informasjonen de har, og hvordan den beskrives, lagres og brukes, sier Grimstad.

Pådriver

Arne Thorstensen er rådgiver i Innovasjons- og utviklingsavdelingen i Skatteetaten og har vært leder i styringsgruppen for Semicolon. Han sier at prosjektet har vært en pådriver for samhandling på tvers i forvaltningen.

– Jeg er enig i at det trengs en overordnet plan for hvordan den samlede digitale løsningen skal se ut for forvaltningen, sier han.

Det er Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) som sitter i førersetet for disse prosessene. Ifølge Thorstensen har Semicolon bidratt med å peke ut områder som trenger økt oppmerksomhet. – Problemet er å få til en styringsmodell for det som skal på plass, sier han.

Han syns dagens departementsstruktur er en dårlig modell for å sikre løsninger på tvers. 

– Dagens styringsmodell hemmer utviklingen av sektorovergripende prosesser hvor sluttbrukernes verdikjeder settes i sentrum, sier Thorstensen.

Mangler politisk trykk

Helt stille står det likevel ikke. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har satt temaene på dagsordenen, blant annet gjennom kommunereformen. Difi og Brønnøysundregistrene har etablert samarbeidsrådet Styring og koordinering av tjenester i e-forvaltningen (Skate). 

Thorstensen mener det kan være bra å åpne opp forvaltningen slik at tjenester kan komme av seg selv. Utfordringen er likevel mer enn teknologisk. Personvern, sikkerhet og jus må også tas hensyn til. 

– Ansvar og leveranser må synkroniseres i tverrgående prosesser. I dag mangler dessuten det store politiske trykket, sier Thorstensen.

For forskerne bak Semicolon er planen å jobbe videre med løsninger av typen livsløpstjenester. Erfaringene fra prosjektet danner grunnlag for et prosjektforslag til EU-programmet Horizon 2020, med arbeidstittel «Cloud-based public cross-border platform sensor and life-event management».