I pandemien måtte vi møtes digitalt. Nå gjør vi det fordi det er enklere, billigere og raskere. 

Arbeidstakerne har fått en mer fleksibel hverdag. Arbeidsgiverne kan rekruttere flinke folk fra andre steder. 

Men det har en pris, ifølge den svenske forskeren Britta Nordin Forsberg. Hun har undersøkt hvordan digitale møter påvirker oss og gjør at vi presterer dårligere. 

Forsberg er særlig opptatt av hvordan digitale møter krasjer med hvordan hjernen vår fungerer.

Vi må anstrenge oss mer

Når vi møtes fysisk, tolker vi hverandres kroppsspråk. Når vi sitter på skjerm, mister vi denne muligheten. Da jobber hjernen vår hardt for å fylle ut det vi ikke ser. 

Dessuten må vi selv anstrenge oss for å være tydeligere.

– Hjernen vår er ikke tilpasset begrensningene som en todimensjonal verden gir, sier Forsberg i en artikkel fra Mälardalens universitet.

Nettmøtene kan også bli for intense. 

I et fysisk møte flytter folk oppmerksomheten til den som snakker. I digitale møter sitter alle og ser rett fram. Alle er egentlig vendt mot deg. 

Det er heller ikke normalt å se alles ansikter på veldig kloss hold. Og du får mye mer øyekontakt enn det som er vanlig. 

– Dette tolker hjernen vår som en veldig intens sosial situasjon, sier Forsberg. 

LES OGSÅ

Dette kjennetegner dem som trives på digitale møter

Vi blir selvbevisste

Digitale møter gjør at vi må sitte stille. 

En ting er at vi ikke behøver å gå fra møte til møte. Vi må holde samme stilling, slik at vi synes i skjermbildet. 

– Vi sitter stille på en måte som ikke er naturlig for oss, sier Forsberg. 

Så ser vi også oss selv på skjermen. Det gjør oss selvbevisste. 

Det at vi liksom er på samme sted, samtidig som vi faktisk er på helt forskjellige steder, kan også være slitsomt for hjernene våre. 

Samspillet mellom kollegaer forsvinner. For digitale møter handler oftest om oppgaver, ikke relasjoner. 

Vi mennesker er sosiale dyr. Når vi mangler samvær og tilhørighet, både har vi og gjør vi det dårligere.

Det går ut over jobbresultatene, mener Forsberg.

Møter er utfordring på hjemmekontor

Hun mener at vi også blir mindre kreative. Hjernen vår må fokusere mer i digitale møter, dermed er det mindre plass til kreative tanker. 

Selvsagt er det mye bra med digitale møter, mener Forsberg. Ellers hadde vi ikke fortsatt med dem etter pandemien. 

– Men vi trenger mer kunnskap om hvordan digitaliseringen av arbeidslivet påvirker hjernene våre, sier hun i artikkelen.

Viktoria Stray forsker på møter. Hun er enig i Forsbergs innvendinger mot digitale møter.

– Etter pandemien jobber flere hjemmefra, men møtene er en utfordring, sier hun. 

Det er viktig at retningslinjene og etiketten blir diskutert på arbeidsplassen, ifølge Stray. Er det ok å gå tur med møte på telefonen? Er det greit å skru av kameraet?

50 minutter holder

– Uten kamera blir det mindre stress med den konstante oppmerksomheten og det å være så synlig hele tiden, sier Stray, som jobber ved Institutt for informatikk på Universitetet i Oslo. 

Hun anbefaler også kortere møter - 50 minutter er ofte nok. Må møtet vare lenge, bør det være pauser. 

– De fleste konsentrerer seg godt om morgenen, så kanskje det er lurt å skjerme denne tiden til uforstyrret arbeidstid. Faste møter kan legges til etter lunsj, mener Stray. 

Det er også fornuftig å etterligne fysiske møter med litt uformelt snakk på starten av møtet. 

Få deltakere i møter fungerer best. Da får alle en sjanse til å være aktive. Når det bare er noen som er aktive i møter, blir de andre passive og mindre fornøyde.

Fire timer i møte hver dag

Hva mener arbeidstakerne egentlig om nettmøtene? 

– Det er viktig å få regelmessig tilbakemelding fra møtedeltakerne. Hvordan opplever de møtene? Har de forslag til forbedringer? sier Stray.

I en fersk studie har hun undersøkt møtevirksomheten i en bedrift med 300 ansatte. 

Så mye som halvparten av tiden gikk med til møter. De ansatte svarte at de hadde tre timer planlagte møter i snitt hver dag. I tillegg brukte de ofte en times tid i et møte som ikke var planlagt. 

Nær 30 prosent av tiden i møter var bortkastet, mente de ansatte. 

Lov å gå

Vi kan rett og slett droppe noen møter, ifølge møteforskeren. 

– Ledere mener ofte at statusmøter er nyttige, men det er ikke så nyttig for andre, sier Stray. 

– Uplanlagte møter gir mest verdi, men det krever at man kutter ned på faste møter, sier hun. 

Så bør det være lov å gå. 

– Møteleder bør oppfordre folk til å forlate møtet om de ikke lærer noe nytt eller føler at de har noe å bidra med, sier Stray. 

Når noen er til stede og andre er på skjerm

Hybride møter er blitt vanlig. Noen sitter sammen på møterommet, andre er hjemme foran skjermen. 

Da vinner flertallet. 

– Sitter de fleste fysisk sammen, kan de få på skjerm bli glemt. Men er flertallet på skjerm, kan to personer i et møterom bli mer usynlige på møtet, sier Stray.

Folk er minst fornøyde med hybride møter, ifølge en ny spørreundersøkelse Stray har gjennomført. 

– Det skjer jo ofte at noen melder at de likevel ikke kan komme på fysiske møter, men at de kan delta digitalt. Det tilbudet bør de ikke alltid få. For det skjer noe med dynamikken i møtet når noen er på skjerm, sier Stray. 

– De beste møtene er de som er enten helt digitale eller helt fysiske, sier hun. 

LES OGSÅ

Fire typer ansatte er mer ensomme på jobben enn andre

Kontoransatte bør bevege seg mer og sjefen bør støtte det, mener forskere