Denne artikkelen er produsert og finansiert av Sintef - les mer.
Hva gjør utvikler-teamene som lykkes med å samarbeide tett – selv om de sitter hver for seg?
(Illustrasjonsfoto: Shutterstock / NTB)
Slik kan vi opprettholde de spontane møtene fra hjemmekontoret
Å jobbe hjemmefra eller fra hytta har blitt vanlig. Men hvordan kan it-utviklere og andre team samarbeide mest mulig optimalt når arbeidshverdagen ikke er knyttet til ett sted?
Det er spørsmålet et forskerteam fra Sintef har sett på etter pandemien. For arbeidstakere med høy grad av spesialisering har også høy grad av medbestemmelse.
Mange foretrekker fremdeles å jobbe en god del hjemmefra- og har sjefens velsignelse.
Men hvordan påvirker det samarbeidet? Hva gjør utvikler-teamene som lykkes med å samarbeide tett – selv om de sitter hver for seg?
Nå er resultatene fra forskningen publisert i det vitenskapelige tidsskriftet IEEE Software.
Uplanlagt er mest effektivt
Så langt viser forskning at uplanlagte møter er mer effektive enn planlagte møter når problemer skal løses og beslutninger tas. Disse møtene oppstår spontant når det er behov dem.
Sannsynligheten for at uplanlagte møter oppstår, er større når folk sitter på samme sted og når det er kort tid siden de møttes ansikt-til-ansikt.
Hvordan skal man da opprettholde slike møter når vi jobber hybrid, altså både fra kontoret og noen ganger hjemmefra?
– Vi har studert hvordan to team med programvareutviklere hos Nav og Entur AS har funnet strategier for å holde de uplanlagte møtene og spontaniteten i live, sier forsker Tor Sporsem.
Han tror at flere kan lære av IT-spesialistenes arbeidsrutiner. Kanskje spesielt innenfor bransjer der det er mulig å jobbe uavhengig av hvor man er. Det er for eksempel innenfor design, IT-utvikling eller i mediebransjen.
Presise signaler om tilgjengelighet
Forskerne har studert fire team i Nav og IT-selskapet Entur gjennom observasjoner og intervjuer.
De konkluderer med at det særlig er tre faktorer som gjør at samarbeidet mellom utviklerne går sømløst, til tross for ulike arbeidssteder:
For det første brukte teamene ulike apper som Discord og Zoom for å skape virtuelle rom. Dette kan sammenliknes med å lage en avatar av omgivelsene.
Hensikten var å gi hverandre mer presise signaler om de var tilgjengelige eller ikke. Det vanlige i Teams eller kalender er bare røde eller grønne prikker.
– Dette krever naturligvis en viss kompetanse. Ikke alle klarer å lage et digitale rom, men mange verktøy har denne funksjonen – og dette vet de vi forsket på. De digitale rommene gjør at man kan se hvem som henger i den sosiale sonen, hvem som snakker sammen en til en eller i gruppe og hvem som ikke vil forstyrres, sier Sporsem.
– Fra før vet vi at folk er veldig hensynsfulle og vil unngå å forstyrre sine kolleger. Med kun en rød prikk vet man ikke om kollegaen er i en begravelse eller om hen bare sitter en telefon, utdyper han.
Psykologisk trygghet
For det andre fant forskerne at psykologisk trygghet er ekstra viktig i digitalt teamarbeid.
Mindre kanaler med færre deltakere gjorde at folk senket lista for å stille spørsmål:
– Det er en sosial kostnad ved å stille spørsmål. Det er lett å føle seg dum. At teamdeltakerne kjenner hverandre og er trygge på hverandre viste seg å være veldig viktig.
Forskerne så at mange valgte å bruke Slack. Det er en kommunkasjons-app foretrukket av programvareutviklere. Den kan sammenlignes med Teams som de fleste andre bruker.
– Vi kan konkludere med at jo mindre «kanal», jo tryggere, sier Sporsem.
Frihet til å velge plattform
Tredje og siste faktor forskerne fant, var at de teamene som fikk nok frihet, tid og ressurser til å eksperimentere med hvilken digital samarbeidsplattform de ville bruke, var de som lyktes i å opprettholde de effektive uplanlagte møtene.
– Folk vet ofte best selv hva de trenger i jobben sin. De er jo tross alt eksperter på det de gjør. Om de får tid til å prøve ut forskjellige verktøy og måter å jobbe på, finner de ofte noe som fungerer godt. Men, det krever samtidig at de har kunnskap om de verktøyene som finnes og hvordan man kan tilpasse dem til sitt behov.
Sporsem sier at de så at flere hadde erfaring fra gaming. Det handler jo om å samarbeide digitalt for å løse ganske komplekse oppgaver. Gamerne satte opp virtuelle rom slik de var vant med fra gaming-miljøet. Så tilpasset de løsningen underveis i arbeidet og etter behovet i teamet sitt.
I tillegg til Sporsem bestod forskerteamet av Geir Hanssen i Sintef med bidrag fra Audun Strand i Nav.
Referanse:
Tor Sporsem mfl.: Unscheduled Meetings in Hybrid Work. IEEE Software, 2023. Doi: 10.1109/MS.2022.3229554
Om forskningen
Deltakere var to software-team i Nav og to i Entur. Forskningen er finansiert av Forskningsrådet og Knowit. Verktøyene som ble brukt av teamene var Slack, Zoom, Discord og Mural.
Les også disse artiklene fra Sintef:
forskning.no vil gjerne høre fra deg!
Har du en tilbakemelding, spørsmål, ros eller kritikk? TA KONTAKT HER
