Denne artikkelen er produsert og finansiert av Høgskolen i Østfold - les mer.
Ny forskning peker på hva som må til for å skape fortgang.(Illustrasjonsbilde: Høgskolen i Østfold / Bård Halvorsen)
Manglende opplæring sinker bruk av digitale løsninger i helsetjenestene
Ansatte i helsetjenesten får ofte ikke god nok informasjon eller opplæring ved innføring av digital teknologi. De får heller ikke gitt tilbakemeldinger og innspill til endringer.
Utviklingen i bruk av IKT i helse- og omsorgssektoren går treigt.
Forskere ved Høgskolen i Østfold og i Sverige har undersøkt hvilke strategier mellomledere kan bruke i opplæring på arbeidsplassen når de introduserer e-helse, som er nye måter å yte helsetjenester på.
Konklusjonen er at mellomledere spiller en viktig rolle for bedre læring, kommunikasjon og samhandling på tvers av nivåer.
– De har en sentrale rolle i organisasjonshierarkiet, forteller prosjektleder Camilla Gjellebæk.
E-helsebegrepet oppsto på 1990-tallet
E-helse er et av begrepene som oppstod med internetteksplosjonen på 1990-tallet. Det handler om bruk av informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) for å forbedre effektivitet, kvalitet og sikkerhet i helse- og omsorgssektoren.
Det er relativt stor enighet om innholdet i begrepet. Likevel finnes det definisjoner for begrepet e-helse på alt fra tre til 74 ord. Felles er at definisjonene har med ordene helse og teknologi.
E-helse kan være elektronisk pasientjournal og kjernejournal eller e-resept. Det kan også være digital hjemmeoppfølging av pasienter med kols og også bruk av spillteknologi for å øke aktiviteten blant pasienter på institusjon.
Både offentlige og private aktører peker på e-helse som en mulig løsning på utfordringene helsetjenestene står overfor. Men teknologien er per nå lite utviklet og har derfor et stort, uutnyttet potensiale.
– Mellomlederne kan fungere som en slags kommunikasjonssentral, sier forsker Camilla Gjellebæk.(Illustrasjonsbilde: Høgskolen i Østfold)
Flere grunner til at utviklingen stopper opp
Forskerne mener det er mange grunner til den begrensede utbredelsen av e-helse.
Kunnskap, mulighet for opplæring og aktiviteter for samarbeid er eksempler på faktorer som påvirker utbredelsen. Tydeligere ledelsesansvar er avgjørende for å endre helsetjenesten.
Forskerne Camilla Gjellebæk, Catharina Bjørkquist og Nina Fladeby fra Høgskolen i Østfold har skrevet en vitenskapelig artikkel om utfordringene innen digitaliseringen av helsetjenestene, i samarbeid med Ann Svensson og Kerstin Grundén fra Högskolan Väst i Sverige.
Funnene er basert på resultatene av gruppeintervjuer med ledere og ansatte fra kommunale helse- og omsorgstjenester i Sverige og Norge.
Forutsetter involvering og læring
Forskerteamet peker på at introduksjon av e-helse vil innebære nye og innovative arbeidsprosesser.
Ansatte og ledere må være bevisste på at arbeidet deres vil endre seg fundamentalt. Det gjelder både rutinearbeid og arbeid som involverer læring, kompetanseheving og kontinuerlige endringer i arbeidspraksis.
– Studien bidrar til å sette fokus på viktigheten av mellomledernes rolle. Den viser at det er viktig å jobbe med prosess og ikke bare resultat ved implementering av teknologi og nye måter å yte helse- og omsorgstjenester på, forteller Gjellebæk.
Annonse
Kommer med forslag til strategier
Forskerne kommer også med forslag til strategier for ledere. De mener dette kan være til inspirasjon for alle som jobber med tilsvarende type arbeid.
Forskerne presenterer det de kaller scenarioplanlegging og backcasting. Dette er verktøy for å fremme læring og transformasjon på arbeidsplassen.
Scenarioplanlegging: Å utarbeide ulike framtidsbilder eller scenarier. Hvordan utvikler behovene i hjemmesykepleien seg? Hvilke fleksible scenarioer kan vise løsninger på ulike behov?
Backcasting: Forskerne tar utgangspunkt i et mulig fremtidsscenario. De jobber seg bakover for å identifisere policyer og intervensjoner som gjør en kobling mulig mellom den spesifiserte fremtiden til nåtiden.
– Studien viser behovet for et skifte i retning av mer læringsorientert og tilpasningsdyktig ledelse hvor ansattes mulighet for engasjement og læring vektlegges, forteller Gjellebæk.
Beslutninger tas på toppen
Det er økt behov for kunnskap, læringsmuligheter, samarbeidsaktiviteter og tydelig ledelse. Samtidig har den tradisjonelle, hierarkiske fra toppen og ned-ledelsen i helse- og omsorgstjenesten skapt utfordringer for endring av tjenestene.
Beslutninger om å ta i bruk teknologi eller å endre arbeidssett tas på toppen. De ansatte som jobber tettest på brukere og pasienter må iverksette endringene og er de som opplever konsekvensene.
En slik beslutningsstruktur kan bidra til å redusere ansattes motivasjon til å bidra til endringsarbeidet. For ifølge forskerne, så får de ansatte som må gjøre jobben ofte manglende informasjon om bakgrunnen for beslutningene. De får heller ikke mulighet til å gi tilbakemelding og innspill til endringer.
Mellomledere er helt sentrale i å bidra til dialog og forståelse mellom ledelse og ansatte og dermed utvikle e-helsen videre.(Illustrasjonsbilde: Høgskolen i Østfold / Bård Halvorsen)
Mellomlederen som sentral pådriver
Forskerne konkluderer: Ved endring av stadig mer komplekse helse- og omsorgstjenester, er det behov for et skifte i måten det ledes på. Skifte bør går fra tradisjonell ovenfra og ned-ledelse til en mer nedenfra og opp-tilnærming.
Annonse
– Felles meningsskapning er avgjørende for at ulike parter, med ulik forståelse og plassering i organisasjonshierarkiet, skal kunne samhandle om endringene, sier Gjellebæk.
Lederne kan, ved å legge vekt på læring og tilpasninger, få innsikt i utfordringene de ansatte opplever i den praktiske hverdagen.
Samtidig vil de ansatte få økt forståelse for hva som er bakgrunnen for ledernes strategiske beslutninger. Forskerne understreker at mellomledere har en nøkkelrolle i endringsarbeidet.
Mellomlederne, for eksempel en avdelingsleder, kan bidra til å involvere folk fra ulike nivåer i endringsarbeidet. Denne personen har direkte kontakt med toppledelsen, samtidig som de er tett på om de ansatte i den praktiske delen av tjenestene. Mellomledere kan legge til rette for forankring, forståelse og kommunikasjon på tvers av nivåer i organisasjonen.
– Mellomlederne kan fungere som en slags kommunikasjonssentral hvor de kan formidle argumenter og bakgrunn for strategiske beslutninger til de ansatte. Dette kan øke toppledernes kunnskap om hverdagen og utfordringene de ansatte opplever, sier Camilla Gjellebæk.
Studien er en del av det Interregfinansierte eTeam-prosjektet, hvor også Lunds universitet, Göteborgs Universitet, kommuner og private foretak har vært involvert.
