Besparelser i offentlig sektor trenger ikke nødvendigvis være ensbetydende med lavere kvalitet på tjenestetilbudet.

NHH-professor Mikael Rönnqvist har vært med å utvikle et planleggingssystem som han mener kan spare helsevesenet for beløp i hundremillionersklassen hvert år, samtidig som tjenestekvaliteten går opp.

I 1950 var åtte prosent av Norges befolkning over 67 år, i dag er denne andelen tretten prosent. Etter 2010, når de store etterkrigskullene går av med pensjon vil denne andelen øke ytterligere, til 19 prosent i 2030 og 22 prosent i 2050.

Denne eldrebølgen er og vil være en av de største politiske utfordringene i årene fremover, ikke bare i Norge.

Ufryd i Danderyd

Rundt årtusenskiftet var situasjonen følgende i hjemmehjelptjenesten i Danderyd, like utenfor Stockholm:

På morgenmøtet hver dag gikk inntil tre kvarter med for å omrokkere på dagens arbeidsplaner, blant annet på grunn av høyt sykefravær og uforutsette endringer som dukket opp i løpet av natten.

Dette medførte slitasje på de ansatte som ofte ble tildelt nye arbeidsoppgaver, og på ledelsen som brukte mye unødvendig tid på å lage nye arbeidsplaner.

Fordi de mest høyrøstede i staben slapp unna med de enkleste oppgavene på morgenmøtene, føltes systemet urettferdig for mange og det førte til frustrasjon blant de ansatte.

Korttidssykefraværet var høyt, og store midler ble brukt på vikarer og korttidsansettelser. For pasientenes del kunne dette i verste fall føre til at hjemmehjelpen ikke kom, og at liv gikk tapt.

På utkikk

Karin Lidén var en av de som satt med det øverste ansvaret for hjemmehjelptjenesten og hun opplevde problemet på nært hold.

Gjennom sin mann kom hun i kontakt med Patrik Eveborn og Mikael Rönnqvist, som den gang var ved Linköping Universitet.

De jobbet med systemer for operasjonsanalyse og var på utkikk etter reelle, praktiske prosjekter. Timingen passet perfekt.

- Dette var vel omkring 2001. Vi var på utkikk etter problemstillinger som kunne være interessante da vi møtte representantene fra Danderyd, forteller Rönnqvist, som nå er professor ved Norges Handelshøyskole i Bergen.

- De beskrev problemet og vi bygde en enkel prototyp med planleggingsstøtte (optimering, kart og informasjonsdatabase) for hjemmetjenesten, sier han.

Vanskelig kabal

Systemet var designet slik at det satte opp mest mulig optimale planer basert på ulike arbeidsoppgaver, ruter, sikkerhet, transportbehov, avstand mellom brukerne med ulike fremkomstmidler og en rekke andre faktorer.

- Hjemmehjelperne gjør mange ulike oppgaver. Rydding, vasking, matlaging, medisinering osv. Det kreves ulik kompetanse til de ulike oppgavene.

- Noen må kunne snakke andre språk, man må være av samme kjønn som pasienten, og hvis man må gjøre tunge løft må man være to stykker, forklarer Rönnqvist.

Dette var altså kabalen ledelsen inntil da hadde vært nødt til å legge hver morgen. Men Laps Care, som systemet heter, gjorde at morgenmøtene heretter ble overflødige.

Men kabalen gikk opp

- Planleggingstiden gikk ned veldig mye og går nå på få minutter. Man behøver ikke morgenmøter lengre, man får heller et kort som forteller hvor man skal jobbe.

- Stridene på morgenmøtene forsvant og sykefraværet minket, sier Rönnqvist.

Det var ikke bare de ansatte i helsesektoren som merket forskjellen. Kvaliteten ovenfor de pleietrengende økte, blant annet ved at brukerne nå får færrest mulig hjemmehjelper å forholde seg til. Man fikk dobbel gevinst.

En annen viktig faktor er at dersom man utnytter hjemmehjelptjenestene bedre, kan flere eldre bo i egen bolig lengre, noe som for det første gir bedre livskvalitet for brukerne og for det andre sparer mange penger for det offentlige, som ikke trenger å bygge ut fullt så mange eldreboliger.

Store besparelser

- Det er 20-30 millioner Euro totalt i besparelser allerede på de drøyt 200 systemene man kjører nå og planlegger for rundt 4 000 ansatte, sier Rönnqvist.

Omtrent 200 millioner skattekroner kan dermed disponeres på andre måter. I løpet av 2008 vil fullversjonen av systemet tas i bruk i hele Stockholm by med ytterligere 700 systemer og 15 000 ansatte, og nå kommer Norge og Finland etter.

Utvikling og salg skjer i dag gjennom selskapet TietoEnator som tok over system og utvikling i 2006. Totalt regner man med at besparelsene innen noen år kan komme opp mot 90 millioner Euro (rundt 700 millioner kroner).

Nominert til pris

I mars ble det offentliggjort at Rönnqvist, Everborn, Lidén og tre andre som har vært involvert i prosessen har blitt nominert som finalist til den prestisjetunge Franz Edelman-prisen.

Prisen deles ut av Institute for Operations Research and the Management Sciences (INFORMS) i USA, og hedrer fremragende eksempler på prosjekter hvor operasjonsanalyse ligger til grunn, og som har endret bedrifter, bransjer og folks liv.

Prosjektet, som altså startet i Linköping for sju år siden, skal presenteres sammen med fem andre finalister i Baltimore i midten av april. Alle finalistene vil få artikler publisert i det vitenskaplige tidsskriftet Interfaces.

- Vi hadde skrevet en artikkel om arbeidet tidligere, som vi sendte inn til INFORMS. Vi gikk videre til andre omgang, og igjen videre til finalen som en av seks. Det er stor prestisje, avslutter Rönnqvist.

Han har tidligere vært med på å utvikle systemer som kan spare millioner av kroner for skogsindustrien, også det ved hjelp av operasjonsanalyse. Nå kan lignende forskning være med på å gjøre myndighetenes jobb litt enklere når eldrebølgen skyller over landet om noen år.