Tillit står sentralt i forretningslivet, og kan avgjøre om et prosjekt blir vellykket eller ikke.

Skal du bygge tillit, må du ta sjansen på å stole på samarbeidspartneren.

Det gjelder også når du ikke kan være helt sikker på hvordan samarbeidspartneren din vil oppføre seg.

– Du oppnår tillit i det øyeblikket du velger å stole på noen til tross for usikkerhet, sier doktorgradsstudent Anna Swärd ved Handelshøyskolen BI.

Hun har gjennomført en studie av hvordan tillit utvikler seg i allianser der man på forhånd vet når samarbeidet skal avsluttes.

Studie av veiutbygging

Swärd har tatt for seg seks store veiutbyggingsprosjekter som er gjennomført i ulike regioner i Norge, med kontraktsbeløp som varierer fra 90 millioner til 250 millioner kroner.

Prosjektene er sammenlignbare både i kompleksitet, kontraktstype og varighet.

Et av prosjektene fulgte Swärd fra oppstart til avslutning. Hun fikk innpass hos begge partnerne i prosjektene, både byggherre og entreprenør.

Byggherren har vært gjennom en offentlig anbudsprosess, og valgt samarbeidspartner, entrepenør, på bakgrunn av laveste pris. Entreprenørene som får oppdraget, kan ha tilbudt en så lav pris at de må jakte på huller i kontrakten for å sikre seg tilstrekkelig fortjeneste.

Så lenge neste oppdrag igjen avgjøres av laveste pristilbud, har entreprenøren lite å tape på å forsøke å mele sin egen kake. Tillit er altså ikke like opplagt som motiver for å forfølge økonomisk egeninteresse .

– De mest vellykkede av disse veiutbyggingsprosjektene kjennetegnes ved at partene tidlig signaliserte en reell vilje til å samarbeide. Og dette ble bekreftet når forholdet ble satt på prøve gjennom uforutsette hendelser, sier Swärd.

Tillit i ulike faser

Strategiforskeren viser i sin studie at tillit er noe som utvikler seg over tid gjennom tre faser.

I den første fasen, signaliseringsfasen, kan det handle om små handlinger som signaliserer en vilje til samarbeid.

Dette er avgjørende for å gå videre til neste fase, som handler om å teste ut samarbeidsrelasjonen. Det gjør du gjennom å være villig til å gjøre deg selv sårbar ved å stole på den andre parten uten at du kan forvente å få noe direkte tilbake.

Dersom testefasen er vellykket, kan tillit utvikles ved at partene har utviklet en felles forståelse for hvordan man bør arbeide sammen og hva som er akseptabel oppførsel.

Ifølge Swärd kan usikkerheten øke igjen når det nærmer seg slutten av utbyggingsprosjektet. Usikkerheten knytter seg til hvordan den andre parten vil oppføre seg når partene går inn i sluttforhandlinger.

Personlig tillit eller kontrakt

Studien viser også at tillit kan utvikle seg i to hovedretninger.

Den første retningen baserer seg på dyp og personlig tillit som gir høy grad av læring og felles problemløsing.

- Denne formen for tillit kan erstatte andre former for styring og kontroll, fremholder Swärd.

Hun understreker imidlertid at en slik dyp personlig tillit innebærer en høy grad av risiko fordi tilliten er personavhengig og kan forsvinne når enkeltindivider forlater prosjektet.

Alternativet til personlig relasjoner er tillit som baserer seg på kontrakten mellom partene, normer i industrien og positiv samhandling. Denne formen for tillitt kalles for en kontraktuell tillit.

Dette gir smidig prosjektgjennomføring med lav risiko helt til det nærmer slutten på kontrakten.

Ledere må gå foran

I starten av en allianse er det viktig at ledere går foran og viser at de virkelig ønsker å samarbeide.

- De første møtene er viktige for å skape samarbeidsklima. Kommer du skjevt ut her, er det vanskelig å rette det opp senere, påpeker Swärd.

Ledere har deretter en sentral rolle i hvordan de omtaler alliansepartneren til de som er ute på byggeplassene.

Mens prosjektet pågår, vil det operative samarbeidet ute på byggeplassen være viktig for den videre utviklingen. Jo bedre, og mer tillitsfullt dette samarbeidet løpet, jo mindre konflikter blir det for lederne å rydde opp i.

Fire råd for vellykkede allianser

Swärd har utarbeidet fire praktiske råd for å lykkes med tidsbestemte allianser:

1. Du må vise i handling at du ønsker å samarbeide. Tillit blir først satt på prøve når det oppstår uforutsette hendelser.
2. Du må være villig til å risikere noe som er av verdi. Tillit utvikles når du våger å stole på andre på tross av usikkerhet.
3. Du må vise evne til å løse og forhandle underveis. Ikke utsett problemene til sluttfasen. Jo mer du klarer å løse underveis, jo mindre tvister blir det mot slutten av prosjektet.
4. Ledere må kommunisere til sine medarbeidere  hvilke mål og ønsker man har for samarbeidet i alliansen.

Referanse:

Anna Swärd: Trust processes in fixed-duration alliances. A multi-level, multi-dimensional, and temporal view on trust, Series of Dissertation 2/2013. BI Norwegian Business School.