Møter i og mellom arbeidsgrupper sier mye om hvor effektiv en bedrift er. Men for å oppnå maksimal effektivitet på en arbeidsplass, kreves det to ulike fokus, viser ny svensk studie. 

Bedriftsledere må ikke sause sammen møter om daglig drift med kritikk og forslag til kursendring. Det kan nemlig føre til frustrasjon og gå ut over den daglige effektiviteten.

Ledere må holde møter om fortløpende arbeidsoppgaver og utviklende prosesser adskilt, konkluderer studien, som inngår i Annika Engströms doktorgrad i pedagogikk ved Linköping Universitet.

• Les også: Sjefen gir depresjon - ikke arbeidsmengden

- Det er spennende og nytt at hun konkluderer med at disse temaene må holdes så adskilt, selv om mye annet i studien hennes er velkjent, sier førsteamanuensis Henning Bang ved Psykologisk institutt ved Universitetet i Oslo. 

Engstrøm har studert hvordan møter bør innrettes for at de skal virke effektivt. Hun er lærer og konsulent i kommunikasjon og ledelse.

Må ha utviklingsdimensjon

Engstrøm har studert samspillet i ulike arbeidsgrupper ved et mindre industriforetak og fokusert på læring, kommunikasjon og effektivitet.

- Jeg har ikke sett ensidig på effektivitet målt i økonomiske resultater. Jeg har veid begrepet og mener at effektivitet må inneholde en utviklingsdimensjon som handler om at organisasjonen også tar lærdom av møtene, sier hun.

• Les også: Vil ikke sykle selv om sjefen tilbyr lønn for det

For å få til et vellykket samspill som fører til effektivitet, bør organisasjonen sørge for å ha to ulike arenaer for å håndtere oppgaven, viser studien.

Løsningsorientert om daglig drift

En arena som handler om den daglige driften, å gjøre jobben og levere så bra som mulig. Og en annen arena som handler om utviklingsprosesser – å forandre, transformere og håndtere grunnleggende problemer i virksomheten.

– Om man ikke skiller mellom disse to, så forstyrrer prosessene hverandre, sier Engström.

Møter som handler om utførende prosesser bør holdes løsningsorienterte med styrende ledelse og med kommunikasjon som sørger for at oppgaven utføres på en effektiv måte.

– Her handler det om å sørge for at produksjonen fungerer. Dette er ikke riktig forum for kritisk tilnærming og spørsmål, sier Engström.

Problem-lufting og idéskaping

Kritikk bør i stedet luftes i separate møter om utviklingsarbeid. Her diskuteres grunnleggende problemer og om man gjør jobben riktig. Medarbeiderne stimuleres til å stille spørsmål, komme med idéer og forslag om å gjøre oppgavene på nye måter.

• Les også: Å smiske for sjefen kan være bra

– Disse møtene skal være problem-orienterte der ledelsen tilrettelegger for kommunikasjon som sørger for integrering av idéer.

Må by opp til tango eller vals

Også i tidligere forskning skilles det mellom daglig drift og endringsprosesser, bekrefter Henning Bang. 

- Det er viktig at ledere er tydelige på hvilken dans de byr opp til. Byr de opp til tango, er det viktig at de ansatte ikke begynner å danse vals, illustrerer han.

Grunnen er at spillereglene for daglig drift og endringsprosesser er veldig annerledes, forklarer Bang. 

Hvis ikke ledere er tydelige på hva som skal drøftes, kan det lett føre til konflikter og frustrasjon. 

Ledere er veldig opptatt av å få ting gjort, og det bremser gjennomføringsfarten hvis ansatte plutselig begynner å kritisere måten ting gjøres på, bekrefter Bang. Han har skrevet doktorgrad og bok om kommunikasjon og effektivitet i ledergrupper.

Bang synes konklusjonen til Bergström er veldig dramatisk, og kjenner ikke til tidligere internasjonal eller norsk forskning som viser at disse temaene må adskilles så klart.

Læring viktig

Bang bekrefter at Bergströms brede definisjon av effektivitet er velkjent fra tidligere forskning. 

- Det er nå relativt etablert at bedrifters effektivitet ikke bør måles kun ut fra ren lønnsomhet, men også ut fra om driften fører til læring for senere drift og gode relasjoner medarbeiderne mellom. 

Ifølge Bang er ledere flest opptatt av endring i driften, men går ofte i den fellen at de beslutter hva som skal endres uten å involvere de ansatte før beslutningen er tatt. 

- Det er viktig å invitere til møter der alle oppfordres til å komme med innspill til hva som bør gjøres annerledes. Hvis de ansatte ikke er involvert i endringsproseser, kan de lett få følelsen av at ting blir tredd ned over hodene på dem, poengterer han. 

Konflikt – en kraft til utvikling

– Motsetninger og konflikter som kommer opp til overflaten skal ses på som en kraft til utvikling. Om denne kraften ikke blir tatt hånd om, kan den komme til å forstyrre den daglige driften, den løpende utføringen av arbeidsoppgaver, sier Engström.

Mennesker stiller spørsmål og vil forandre, og det er positivt. Om man som leder ikke er redd, men derimot forsøker å fange opp det som putrer, så skaper man delaktighet og effektivitet.

Misnøye er vanskelig for noen

Men mange har vanskelig for å håndtere konflikter, samarbeidsproblemer og misnøye på arbeidsplassen.

– Jeg tror på videreutdanning, trening i håndtering av følelser og kommunikasjon. Man kan sammenligne det med hvordan et fotballag trener, de øver og sliper ulike strategier for å klare ulike situasjoner, sier Annika Engström. 

Referanse:

Annika Engström: Lärande samspel för effektivitet. En studie av arbetsgrupper i ett mindre industriföretag, doktorgradsavhandling, Linköpings universitet, juni 2014