Stryk til prosjekteiere

Fire av ti norske prosjekteiere er for dårlige til å kommunisere. En enda større andel får stryk for sin evne til å motivere prosjektmedlemmene. Det viser studie fra BI.

Publisert
(Foto: iStockphoto)
(Foto: iStockphoto)

Svært mye av aktiviteten i bedrifter og offentlige virksomheter organiseres i prosjekter.

Prosjektledelse er blitt et etablert fagområde. Vi vet etter hvert mye om hvorfor prosjekter lykkes eller mislykkes. Vi vet også mye om hva som skal til for at prosjektlederne skal lykkes i sin rolle.

– Det har vært atskillig mindre fokus på hva som kreves av prosjekteieren, konstaterer professor Erling S. Andersen ved Institutt for ledelse og organisasjon ved Handelshøyskolen BI.

En prosjekteier har det overordnede ansvaret for et prosjekt. Hun eller han utpeker en prosjektleder som utfører den løpende daglige ledelsen av et prosjekt, på vegne av prosjekteieren.

Mange prosjektledere klager i dag over at for dårlig kompetanse hos prosjekteieren kan bidra til å hemme prosjektarbeidet.

Erling S. Andersen har gjennomført en omfattende studie i norske virksomheter for å belyse rollen som prosjekteier, og til å vise hva som skal til for å lykkes som prosjekteier.

Todelt rolle

Rollen som prosjekteier kan ifølge Andersen deles i to:

  1. Prosjekteieren skal styre prosjektet på overordnet nivå. Hun (eller han) må sørge for at prosjektets mandat, overordnede planer og organisering blir vedtatt og følge opp at framdriften er i følge de vedtatte planene. Prosjekteieren skal fastlegge kriteriene for suksess og ytelser.
  2. Prosjekteieren være prosjektets talerør i basisorganisasjonen. Det innebærer å sørge for at prosjektet får de nødvendige rammebetingelser, at prosjektet har forankring og involvering fra sentrale parter slik at prosjektproduktet kan implementeres på suksessrikt vis.

For å lykkes i å utøve de to rollene, stilles det en rekke krav til prosjekteierens egenskaper.

– Prosjekteieren skal spille en aktiv rolle som en partner for prosjektlederen og prosjektteamet og være både støttende og utfordrende.

– En av de viktigste egenskapene for en prosjekteier er gode kommunikasjonsferdigheter, hevder prosjektforskeren.

Tidligere forskning peker samtidig på at prosjekteieren helst må ha passende senioritet og makt innenfor organisasjonen, politisk kunnskap om organisasjonen, evne og vilje til å skape kontakter mellom prosjektet og basisorganisasjonen og slåss for prosjektet.

Studie av norske prosjekteiere

Erling S. Andersen.
Erling S. Andersen.

Andersen har gjennomført en spørreundersøkelse om forholdet mellom prosjekteier og prosjektleder blant etter- og videreutdanningsstudenter på BIs Master og Managementprogram i prosjektledelse.

Undersøkelsen omfatter svar fra 77 intervjupersoner, som vurderte et bredt register av ulike typer prosjekter. Hver av deltakerne ble bedt om å velge seg et enkelt prosjekt de kjenner godt. Prosjektene hadde også en klart definert prosjekteier.

Spørreskjemaundersøkelsen ble så fulgt opp med dybdeintervjuer med 25 utvalgte prosjekteiere og prosjektledere.

Sterke sider

De aller fleste av de vurderte prosjekteiere hadde tilstrekkelig fartstid og posisjon i organisasjonen i forhold til prosjektets betydning.

Flesteparten av prosjekteierne (87,5 prosent) hadde også god kjennskap til hvordan hovedorganisasjonen fungerer og vet hvordan man skal gå frem for å fremme prosjektets interesser. De evner også å bygge nødvendige relasjoner mellom prosjektet og den faste organisasjonen.

Mer enn tre av fire vurderte prosjekteiere får godt skussmål for evnen og viljen til å kjempe og ta sjanser på vegne av prosjektet.

Må bli bedre til å kommunisere

Bare seks av ti prosjekteiere får bestått for sine kommunikasjonsferdigheter. Det betyr at så mange som fire av ti vurderte prosjekteiere ikke har tilstrekkelig gode kommunikasjonsferdigheter.

I de oppfølgende dybdeintervjuene, svarer 11 av 11 prosjekteiere at de har gode eller fremragende kommunikasjonsferdigheter. For de 14 intervjuede prosjektlederne er bildet atskillig mer nyansert. De mener prosjektledernes kommunikasjonsferdigheter er svært varierende, fra det svært gode til det dårlige.

Det tyder i det minste på at norske prosjekteiere med fordel kan trene på og utvikle sine kommunikasjonsferdigheter.

Intervjuundersøkelsen blant de 77 Masterstudentene i prosjektledelse indikerer også at norske prosjekteiere med fordel kan bli flinkere til å motivere prosjektteamet og støtte prosjektet når det er behov for det.

På dette området får mindre enn seks av ti (56,9 prosent) godkjent karakter, mens mer enn fire av ti (43,1 prosent) ikke har den tilstrekkelige evnen til å motivere prosjektmedlemmene.

Referanse:

Andersen, Erling S. (2010): Illuminating the role of the project owner. Forskningsartikkel utvalg til “Best Paper” ved den internasjonale konferansen Asia Pacific Research Conference on Project Management i Melbourne, Australia.

Deler av studien er også presentert i Andersen, Erling S.: Prosjektet som en temporær organisasjon. Magma nr. 2-2010.