I mange kommuner utveksles viktig informasjon i helsetjenesten muntlig på morgenmøter og ved hjelp av huskelapper, tusjtavler og uoversiktlige «beskjedbøker».

Da er det fort gjort at beskjeder glipper og at prioriterte oppgaver forsvinner fordi alle tror noen andre tar seg av dem.

I forskningsprosjektet DigiPAS har fem kommuner langs Oslofjorden tatt i bruk digitale berøringstavler for å strukturere arbeidsoppgaver og informasjonsflyt.

Tavlene henger i vaktrom og tjenestekontor som koordinerer kommunale helse- og omsorgstjenester.

– Dette er digitale verktøy som synliggjør viktig informasjon på en måte som gjør det lett å orientere seg. Det er tydelig hva som er prioriterte oppgaver og hvem som har ansvaret for hva. Egne sjekklister med fastsatte frister gjør det lettere å sikre god oppfølging av brukere med særskilte behov, sier Sintef-forsker Mette Røhne, som har ledet forskningsprosjektet.

Sparer tid og penger

I Drammen kommune ble morgenmøtene kortere og mer effektive da tavlene ble tatt i bruk. De ansatte fikk raskere oversikt over oppgavene og bedre tid til å utføre dem.

I Horten ble personvernhensyn mye bedre ivaretatt, fordi sensitiv informasjon som tidligere ble lest opp til alle, nå bare ble gitt via tavlen til dem som skulle ha med de aktuelle brukerne å gjøre.

I Skien ble kartleggingen av nye brukere av helsetjenester mye mer effektiv. Før tavlene ble tatt i bruk, ble knapt én av ti nye brukere kartlagt innen fristen på to uker. Med tavlene steg tallet til seks av ti.

Kommuner som ikke er klare til å ta imot utskrivningsklare pasienter fra sykehus, må betale for hvert ekstra døgn pasienten blir liggende. Etter at Larvik tok i bruk digitale tavler, er antallet overliggedøgn mer enn halvert. Digital strukturering av mottaksapparatet har bidratt til millionbesparelser.

– Tidligere undersøkelser har vist at sykepleiere bruker nærmere 20-30 prosent av tiden sin til å lete etter informasjon. Dette forskningsprosjektet viser at digitale verktøy kan gi mer orden og struktur på informasjonsutvekslingen og gjør det mulig å arbeide smartere, sier Røhne.

Så godt som samtlige ansatte som har brukt tavlene, mener at de har fått bedre oversikt over oppgavene sine. Ni av ti mener det har blitt lettere å prioritere.

Gir mer strukturert oppfølging

I de fleste kommuner deler mange ansatte ansvaret for én og samme bruker.

– Det er ikke uvanlig at én bruker følges opp av flere titalls forskjellige helsesykepleiere i løpet av noen uker. Da er ikke en journal der man må bla frem og tilbake, et særlig egnet verktøy for god oppfølging. Hvis 150–200 pasienter gjennomgås på et morgenmøte, er det vanskelig å få satt tilstrekkelig fokus på særskilte behov, mener Røhne.

Hun nevner et eksempel: Hvis en pasient sliter med å få i seg nok næring, må det kartlegges hvilke tiltak som kan settes inn. Noen må sørge for iverksetting. Kanskje må pårørende varsles om at de må handle inn en annen type mat. Etter en stund trengs det evaluering for å se om tiltakene virker.

– I dag er det for lite struktur på dette i mange kommuner. Da er det mange som ikke får den oppfølgingen de trenger, sier hun.

Med tavlene blir det enklere å gi bestemte ansatte ansvar for oppgaver og for å iverksette tiltak, og det kommer automatisk opp et varsel når fristen for evaluering nærmer seg.

Reduserer risikoen for feil når pasienter flyttes

May Kristin Omland er fagsjef for helse og velferd i Skien kommune og har hatt ansvaret for forskningsprosjektet fra kommunal side.

Hun forteller at tavlene gjør det lettere å takle en av de store utfordringene i kommunehelsetjenesten, nemlig mottak av pasienter som har vært på sykehus eller annen institusjon:

– Det er i disse overgangene det er størst risiko for feil. Når en pasient skrives ut og vi overtar ansvaret, er det mye som skal på plass. Har vi klart det tilbudet vedkommende trenger? Hvilke legemidler skal pasienten ha? Er det sendt resepter til apoteket? Trengs det bestemte typer oppfølging eller opptrening eller en spesiell diett?

Sykehusene tilhører spesialisthelsetjenesten og er ikke koblet opp mot de samme verktøyene, men tavlene gjør det likevel lettere for kommunen å sjekke at de har fått informasjonen de trenger. En fast liste med sjekkpunkter gjennomgås for hver enkelt bruker.

Med tavlene får kommunene også bedre oversikt over hva de selv må gjøre, og nasjonale retningslinjer for pasientsikkerhet kan implementeres i de digitale tavleløsningene.

Bruker «trafikklys» for oppfølging

På tavlene settes en bruker som «aktiv» straks kommunen får beskjed om at han eller hun er på vei hjem. Da kommer det opp en standard sjekkliste med ting som må ordnes for at vedkommende skal kunne følges opp på en gode måte.

Lyser det grønt, er oppgaven sjekket ut. Gult betyr at oppgaven er under arbeid. Lyser det rødt, er den ansvarlige på overtid med en oppgave.

I Horten bidrar tavlene til bedre og mer effektiv samhandling når pasienter flyttes. Tavlene forenkler samhandlingen mellom avdelinger for eksempel når pasienter trenger trygghetsalarm som ekstra sikkerhet for å kunne bo hjemme etter sykehusopphold eller rehabilitering.

– Tidligere har bestillinger av trygghetsalarm gjerne blitt formidlet via e-post, telefon eller lapper på en pult. Kanskje har vakthavende sykepleier sendt e-post til vaktmesteren, som har ringt hjelpemiddelsentralen og lagt igjen beskjed der. Da er det fare for sommel og feil. Nå legges bestillinger inn i tavlen og går automatisk til de som ordner saken, sier Røhne.

Nyttig kommunalt samarbeid

Kommunene som har vært med i prosjektet, regnes som såkalte tidlige innovatører i bruken av helse- og velferdsteknologi.

– Vi hadde alle en viss erfaring med innføring og bruk av digitale verktøy. Derfor kunne vi også være med på å påvirke design og funksjonalitet ut fra våre behov, sier May Kristin Omland.

Fagsjefen trekker det også frem som en fordel, at det var flere kommuner som deltok. De ulike kommunene har tatt i bruk tavlene på litt ulike måter og har kunnet utveksle nyttige erfaringer underveis.

– Ved å gå sammen har vi også klart å fjerne flere potensielle fallgruver enn om vi hadde gått inn i dette hver for oss. Nå har vi et solid grunnlag for å si hvordan tavlene bør utformes og fungere, og vi har faktisk gått sammen om en felles anskaffelse, sier hun.

Referanse:

Mette Røhne mfl.: DigiPAS: Digitale løsninger har gitt økt kvalitet, bedre pasientsikkerhet og effektiv ressursbruk i kommunehelsetjenesten. Sintef-rapport 2020:01350.

Artikkelen er produsert og finansiert av De regionale forskningsfondene

Forskningsfondene er én av 77 eiere av forskning.no.
Deres kommunikasjonsansatte leverer innhold til forskning.no. Vi merker dette innholdet for å tydelig skille formidling fra uavhengig redaksjonelt stoff.

Her kan du lese mer om ordningen.

Fikk du med deg disse artiklene fra De regionale forskningsfondene?

Norsk sykehus er best i Skandinavia på digitale løsninger

Spår kven som mister straumen ved uvêr

Fjerner miljøgifter med alger