To-tre måneder etter at en evaluering er ferdig, sender Kommisjonen et brev til de man ønsker å starte forhandlinger med. Her blir prosjektets koordinator bedt om å levere en oppdatert prosjektbeskrivelse i tråd med evaluatørenes anbefalinger, et oppdatert budsjett og noe generell informasjon om deltakerne.

Den søknadsbeskrivelsen som fulgte med søknaden, var laget for å “selge” prosjektet rent faglig. Det viktige med den beskrivelsen Kommisjonen nå ber om, er at den inneholder målbare størrelser som kan brukes til å vurdere prosjektets fremdrift. Den skal også ta hensyn til anbefalinger gitt av evaluatørene.

- Den vil være en del av kontrakten og skal derfor på en klar måte redegjøre for hva som skal gjøres, av hvem - og når, sier førsteamanuensis Sjur Baardsen ved UNiversitetet for miljø- og biovitenskap.

Han har vært det som kalles Scientific Officer i generaldirektoratet for forskning i EU-kommisjonen i fire år, fram til oktober 2004

- I tillegg til et oppdatert rammebudsjett ber vi også om en del generell informasjon om deltakerne og noen legale dokumenter, for eksempel dokumentasjon på hva slag typer bedrifter eller institusjoner deltakerne er - private eller offentlige, kommersielle eller ideelle.

- Koordinator får vanligvis tre til fem uker på å gjøre denne jobben.

Ingen forskningsturisme

Det første Baardsen gjorde som Scientific Officer da den prioriterte listen av søknader lå på bordet, var å lese prosjektbeskrivelsen. Her lette han etter formelle svakheter og vurderte om den var mangelfull eller urealistisk.

Et eksempel kunne være reise- og møteplanen, hvor prosjektkoordinatoren hadde lagt opp til overdreven møtevirksomhet.

- Selv om møter er svært viktig blant annet for prosjektkoordinering og fremdrift, skal Kommisjonen aldri akseptere ren forskningsturisme.

- Videre vurderte jeg målbarheten av de aktivitetene som var beskrevet, og i hvilken grad det var samsvar mellom disse og det budsjettet som er lagt til grunn for hele prosjektet. Så gjorde jeg visse merknader i dokumentene, og sendte dem tilbake til koordinatoren for oppdateringer og justeringer.

I forhandlingene er det helt vanlig at dokumentene går frem og tilbake mellom Kommisjonen og koordinator mange ganger.

Enkelte ganger er det snakk om små justeringer hvor man kommer til enighet etter to til fire runder. Andre ganger kan det være dypere uenighet, da kan dokumentene gå seks til åtte ganger fram og tilbake.

Det er ganske vanlig at forhandlingene tar to til tre måneder, i enkelte mer kompliserte tilfeller opp til et år.

Sjelden avslag

I tillegg til utveksling av skriftlig dokumentasjon er det også vanlig at koordinator og kanskje noen andre fra prosjektet tar et møte i Brussel forut for kontraktsforhandlingene.

For de nye store samarbeidsformene, for eksempel Ekspertnettverk og Integrerte Prosjekter, blir det gjerne også avholdt en serie møter som en del av kontraktsforhandlingene.

- Det første møtet kan være effektivt for å starte opp prosessen. Da kan man allerede i startfasen rydde unna mulige misforståelser og bli bedre kjent med personer og arbeidsmåtene i Kommisjonen.

Når man først har kommet så langt, betyr det at Kommisjonen ønsker å starte opp prosjektet. Sjansen for å bli stoppet er nå liten, men det kan oppstå situasjoner som kan oppleves som vanskelige.

I enkelte tilfeller kan for eksempel Kommisjonen foreslå at et prosjekt skal slås sammen med et annet på grunn av overlappende innhold eller andre sannsynlige synergieffekter.

- Oppstår det uenighet her, blir det diskusjon, men den løser seg som regel på en akseptabel måte for alle parter. Kutt i budsjettrammen er nok den vanligste negative overraskelsen, men de fører svært sjelden til en situasjon der prosjektet trekkes.

- Har du noen tips til de som nå planlegger en søknad?

- Det er uhyre viktig at koordinator velger sine partnere med omhu. Jo bedre dialogen mellom partene går, jo lettere går også dialogen mellom koordinator og Kommisjonen.

- Rent proforma partnerskap blir som regel oppdaget og vurdert negativt av de som evaluerer prosjektene. Med de store prosjektene det er lagt opp til i EUs forskningsprogrammer, er en god avtale mellom prosjektdeltakerne (konsortiumavtale) viktigere enn noen gang, avslutter Baardsen.