Mange tror kanskje at en instruks på epost oppleves som mer forpliktende for mottakeren enn en muntlig beskjed. Men epost har mindre effekt enn mange tror.
Når vi skal få andre til å utføre noe, overvurderer vi effekten av å sende epost, viser en ny studie. Samtidig undervurderer vi effekten det har å be fremmede om å gjøre noe, ansikt til ansikt.
– Vi bør rett og slett vektlegge samtaler ansikt til ansikt mer, fordi dette er mer overtalende, sier professor Peggy Simcic Brønn ved Handelshøyskolen BI til forskning.no.
- Ledere behøver å bli fortalt at de må tro på den makten som ligger i personlig kontakt, sier professor Peggy Brønn ved Handelshøyskolen BI. (Foto: BI)
Hun er leder for bedriftskommunikasjon på institutt for kommunikasjon og ledelse, og mener dette er noe som spesielt ledere bør merke seg.
Lite troverdig epost
En ny studie, som er publisert i tidsskriftet Journal of Experimental Social Psychology, har testet hvordan avsendere og mottakere tolker beskjeder.
Avsenderne skulle på forhånd vurdere hvor overtalende oppfordringen deres var, ved å krysse av for hvor mange som ville svare ja på en forespørsel.
De sendte både epost til en rekke fremmede og snakket med de ukjente ansikt til ansikt. Budskapet var det samme.
Mottakerne svarte hvor forpliktende de oppfattet at budskapet var, avhengig av om det ble fremført i en epost eller ansikt til ansikt.
Avsenderne skjønte ikke hvor lite troverdige epostene deres virket på mottakerne, viser studien.
Professor Peggy Brønn innrømmer at hennes første inntrykk av studien var at den viser et overveldende banalt resultat. Brønn er også assisterende redaktør i tidsskriftet Journal of Communication Management.
– Men uansett skaffer studien støtte for noe vi har tatt for gitt, nemlig at kommunikasjon ansikt til ansikt er mer effektivt, sier hun.
I tillegg viser studien hvilke holdninger avsendere har til ulike måter å sende budskap på.
Som forsker ved en handelshøyskole er hun opptatt av hvordan resultatet kan tas i bruk i organisasjoner og ledergrupper.
Ledere tror skrift er mer overtalende
Annonse
Brønn viser til at mange ledere i dag bruker elektroniske medier i stor grad for å kommunisere med sine ansatte.
– Dette gjelder ikke bare at de sender instrukser og beskjeder på epost, men mange bruker også intranett til dette, påpeker Brønn.
Hun mener studien forklarer hvorfor.
– De gjør det fordi de tror at de kan få med mer informasjon og at de kommuniserer klarere og mer konsist i skriftlig form til en større gruppe. De tror også at de virker mer overtalende, forklarer hun.
Men studien viser at ledere ikke bør undervurdere sin egen overtalelsesmakt. De bør legge mer vekt på å kommunisere ansikt til ansikt, fordi dette er et mer overtalende medium, understreker Brønn.
Denne studien var basert på forespørsler som deltakerne fikk fra andre de ikke kjente fra før.
– Da er tillit eller mangel på tillit selvfølgelig en viktig del av det. Men jeg tror likevel at studien sier noe om elektroniske medier generelt, sier Peggy Brønn.
Tillit utgjør en viktig del av forholdet mellom ansatte og ledere.
Annonse
– Samtaler ansikt til ansikt bør derfor ha en sentral plass i personal-kommunikasjonen med ansatte, understreker Brønn.
Alle bedrifter og organisasjoner burde se på hvordan lederne deres forholder seg til kommunikasjon, inkludert hvordan de vurderer kommunikasjon og i hvilken form de kommuniserer, mener hun.
– Hvis ledere tror de oppfattes som mer overbevisende gjennom skriftlige meldinger på elektroniske medier, så behøver de kanskje ikke bare trening i kommunikasjon. De behøver også å bli fortalt at de må få mer tro på makten som ligger i den personlige kontakten, sier Brønn.
