Denne artikkelen er produsert og finansiert av NTNU - les mer.
Før tok det flere måneder å få behandlet søknad om foreldrepenger hos NAV. Nå tar det kun sekunder å behandle søknaden, og de fleste gjør det ved selvbetjening.(Illfoto: Nina Tveter)
– IT-bransjen har mye å lære av NAVs suksess
Prosjektledere kan lære av en mye mer smidig metode for å utvikle nye systemer – som NAV tok i bruk.
Store forsinkelser, kostbare overskridelser og voldsom misnøye blant brukerne. Sånn har det gått når en del nye datasystemer skulle innføres.
Bransjen har lært, men ennå er det rom for store forbedringer, mener professor Torgeir Dingsøyr ved NTNUs Institutt for datateknologi og informatikk.
Han har studert hva som skjedde da NAV kastet om på arbeidsmetoden midt oppi arbeidet med å lage et nytt datasystem for utbetaling av foreldrepenger.
Unødig venting og stor risiko
Den gamle såkalte fossefallmetoden i utvikling av programvare var en trinnvis prosess:
Først en omfattende definering av man ville ha, så store valg av design og arkitektur, omfattende tester, og til slutt – langt der fremme – leveranse til kunden.
Hvert ledd var avhengig av de foregående.
– Fossefallmetoden innebærer unødig venting og stor risiko. Når prosjektet er en stafett, må den som avleverer forklare neste ledd hva det handler om. Gjerne gjennom en omfattende dokumentasjon. Ikke enkelt. Erfaringen er at prosjektmedarbeidere på ulike trinn ikke engang sitter sammen i lunsjen, sier Dingsøyr.
Han forklarer at selv med omfattende dokumentasjon kan utviklingen av prosjektet i praksis bli en hviskelek. Det opprinnelige budskapet kan spore helt av.
Bransjen har lært, men ennå er det rom for store forbedringer, mener professor Torgeir Dingsøyr ved NTNU.(Foto: NTNU)
Fra rigid til smidig utvikling
– At IT-miljøet sitter og venter på beslutninger i andre deler av organisasjonen, er også et kjent problem. I dag har programvarebransjen i stor grad beveget seg bort fra fossefallsmetoden mot en smidig metode, sier professoren.
Smidige metoder kom som et svar på det bransjen opplevde som krise for IT-prosjekter. På engelsk kalles metoden «agil», som betyr rask, virksom eller smidig.
De fleste mente disse metodene bare fungerte for små, samlokaliserte grupper som lager et lite programvareprodukt, men i dag brukes de også i store IT-prosjekter.
NAV-suksess
Professoren mener de fleste i dag jobber med det han kaller «førstegenerasjon storskala smidig metode».
Da NAV i 2016 startet med å lage et datasystem for å forenkle saksbehandlingen med foreldrepenger, valgte de en variant av førstegenerasjon smidig.
Midt inne i prosessen, og til tross for at tidsfristen var absolutt, hoppet NAV over til det Dingsøyr karakteriserer som «andre generasjons smidig metode». Og lyktes svært godt.
Prosjektet ble gjennomført innenfor både tidsfrist og budsjett.
Annonse
Behandlingstiden for søknaden om foreldrepenger ble kortet ned fra måneder til sekunder, og 99,8 prosent av søknadene ble behandlet med selvbetjening.
NAV kunne i 2019 sole seg med prisen for digitale prosjekter.
Ledelsen – en støttefunksjon
Forskeren forklarer forskjellen på første og andre generasjon smidig metode:
– I andre generasjon står produktet i sentrum helt fra starten. Det jobbes i tverrfaglige grupper med stor frihet, sier han.
Overlappende kompetanse innad i gruppen gjør at avklaringer skjer kontinuerlig, i stedet for i møter med mange andre som legger beslag på unødig tid og ressurser.
– Det brukes mindre tid til administrasjon og koordinering, og mer til produktutvikling. Ledelsen må sørge for å sette retning for hva gruppene skal gjøre – og at produktiviteten er høy. Ut over det blir ledelsen mer en støttefunksjon til det faglige arbeidet. Man frir seg fra tvangstrøya med faser, forklarer Dingsøyr.
Prøve straks – lære underveis
Han forklarer at andregenerasjonsmetoder har mange fordeler.
I stedet for en detaljert og omfattende kravprosess med medvirkning av brukerne i starten på et prosjekt, er det bedre å gå i gang med det viktigste straks – og la brukerne gi tilbakemeldinger umiddelbart.
Med et tidlig samspill skjønner utviklerne fort hva som er viktig med systemet, hva kunden egentlig vil ha. Dermed kan de prioritere hardere hva som skal være med av funksjonalitet. De tar samtidig hensyn til brukervennlighet og at det tar tid å lære seg nye systemer.
– Man prøver først en enkel løsning og utvider hvis det trengs. Andregenerasjonsmetoder legger til rette for fleksibilitet og læring underveis, sier Dingsøyr.
Annonse
Koordineringen må virke
Koordinering er en utfordring i store prosjekter når mange grupper jobber med å lage et datasystem og hvor det er mange avhengigheter mellom oppgavene.
Ifølge forskeren risikerer man at endringer som én gjør, skaper uventede problemer for noen i andre grupper. Arbeidet kan dermed stoppe opp på grunn av manglende koordinering.
– Studien av Foreldrepengeprosjektet er viktig fordi den viser hvordan prosjektet klarte å koordinere arbeidet på en mer effektiv måte med andregenerasjons metode, mener professor Torgeir Dingsøyr.
NAV er også på Facebook. Her kan man stille spørsmål om foreldrepenger, omsorgspenger (sykt-barn dager), barnetrygd og kontantstøtte.(Skjermdump: NAV)
– Unngå storlansering
Professoren tror det er skivebom å vente til én stor lansering, en såkalt Big Bang-lansering.
– Dette er svært risikofylt. Tekniske problemer kan være vanskelige å oppdage før systemet tas i bruk, sier han.
Og for brukerne er det vrient å vite hvordan nye systemer vil bli – før de ser hvordan de virker sammen med andre systemer de må bruke.
Man bør heller lage noe, teste det med en gang, vise det frem – og kanskje helst sette det i drift, før det gradvis lanseres til flere brukere.
Professoren forteller at strømmetjenesten Spotify har flere grupper som jobber med funksjoner for appen. Nye versjoner testes først internt og etterpå blant en del testbrukere før de slippes i stor skala.
– Takket være skyløsninger har det blitt mye lettere å sende ut nye versjoner, og ulike brukere kan få ulike versjoner. Med ny teknologi og nye metoder har vi fått helt andre muligheter, sier han.
Andre vil lære
Annonse
En videreutviklet smidig metode brukes ikke bare hos en del store IT-selskap.
Stadig flere bransjer blir digitalisert. Hele bilbransjen ble utfordret av Tesla som tenker som et programvareselskap. En moderne bil har kanskje 100 millioner linjer med datakode.
– Jeg ser for eksempel at Volvo Cars beveger seg i retning mer smidig utvikling av programvare. I prosjektledelse er det stor interesse for det som har skjedd i IT-bransjen, også innen økonomi og ledelse, sier Dingsøyr.
Han mener Norge og de andre nordiske landene ligger langt fremme i metoder for programvareutvikling. Mange år med diskusjoner har gjort flere miljø modne for andregenerasjonsmetoder, tror han.
– Studien av Foreldrepengeprosjektet er det første som beskriver en overgang til andregenerasjon under gjennomføring av et stort IT-prosjekt, og som viser hvordan overgangen førte til mer effektiv koordinering, sier professor Torgeir Dingsøyr.
