Budsjettet er tradisjonelt et av de viktigste styringsverktøyene i bedrifter og organisasjoner. Siden 1970-tallet har imidlertid budsjettstyring vært kritisert for å være statisk, ineffektiv og arbeidskrevende.

Mye av kritikken er tatt opp i en ny ledelsesfilosofi kalt ”Beyond Budgeting”, der man ved å avskaffe det tradisjonelle budsjettet ønsker å få en organisasjon som bedre tar hensyn til raske endringer i omgivelsene.

Det dreier seg imidlertid ikke bare om nye styringsverktøy. Målet er også å fjerne detaljstyring, bygge på tillit i organisasjonene og oppnå mer desentralisering av ansvar.

Lite fleksibelt, tidkrevende…

Kritikken mot det tradisjonelle budsjettet er mangesidig. Noen har valgt å peke på mangelen på fleksibilitet og tilpasningsevne i forhold til endringer i omgivelsene. I år vil for eksempel mange bedrifter oppleve at finanskrisa for lengst har skrellet bort mye av forutsetningene for 2009-budsjettet.

- Spesielt i krisetider, når omgivelsene endrer seg raskt, vil det være spesielt tydelig at det årlige budsjettet er en lite fleksibel styringsform, sier Östergren.

Tradisjonell budsjettstyring kritiseres også for at det brukes for mye tid til utarbeidelsen av budsjettene.

I mange organisasjoner er budsjettet den viktigste planleggingsaktiviteten, og utkast går gjerne fram og tilbake fra mellomledere til toppledere og videre til styre.

Dette er tid og ressurser som organisasjonen kunne brukt mer effektivt på andre måter, ifølge kritikerne.

… og oppmuntrer til lureri

Budsjettstyring kritiseres også for at mellomledere som vet at de blir målt i forhold til budsjettet vil bli fristet til å sette forventede kostnader høyt og forventet produksjon lavt, slik at de er sikre på å oppnå ”suksess” i det kommende året. Budsjettprosessen kan bli dermed bli et ”spill” der man ikke setter reelle tall.

Innenfor faglitteraturen foreligger det nå en rekke teoretiske arbeider om problemene med budsjettstyring og mulige alternativer.

Östergren viser til at den svenske storbanken Handelsbanken under Jan Wallanders ledelse allerede på 1970-tallet gikk bort fra budsjettstyring. I Norge har store bedrifter som StatoilHydro, Telenor og Statkraft nå gått bort fra de tradisjonelle budsjettene.

Internasjonalt har flere store multinasjonale selskaper gjort det samme.

Ikke bare finans

Balansert målstyring nevnes som alternativ til det tradisjonelle årsbudsjettet.

Balansert målstyring kan innebære at man setter tydelige mål og et antall indikatorer som foruten tradisjonelle finansielle mål som omsetning og overskudd kan omfatte indikatorer for kundetilfredshet, arbeidsmiljø eller egen plassering i forhold til konkurrenter.

Flertallet av norske bedrifter bruker balansert målstyring i en aller annen form, men som oftest i kombinasjon med tradisjonelt budsjett, opplyser Östergren.

Når de dristigste bedriftene avskaffer budsjettet helt, er tanken at man ikke skal streve for å nå tall som er satt i et budsjett, men snarere konsentrere seg om å nå organisasjonens overordnede mål.

Dette kan gi de enkelte ledd i organisasjonen større frihet, men samtidig styrke ledelsens strategiske kontroll.

Rullerende prognoser

I bedriftene som avskaffer det årlige budsjettet innfører man gjerne rullerende prognoser, der sentrale tall for produksjon og lønnsomhet vurderes på måneds- eller kvartalsbasis. En kortere tidshorisont skal gjøre det enklere å forholde seg til virkeligheten.

I stedet for en årlig fordeling av ressurser vil det med rullerende planlegging være mulig å tildele ressurser til prosjekter når ledelsen ser muligheter.

- Den rullerende prognosen dekker gjerne en kort periode og er mindre detaljert enn budsjettene. Det er vanskelig å forutsi i dag hva som vil skje i desember. Se bare på dagens situasjon – ingen trodde at finanskrisa ville bli så dyp som den er nå for 12 måneder siden, sier Östergren.

Hun sier at de ulike verktøyene knyttet til ”Beyond Budgeting” kan brukes på ulike måter. Dersom de ikke settes inn i en ramme av mer desentralisering av ansvar kan resultatet fort bli mer kontroll og mer misnøye.

Norsk ledelse

Norsk ledelsestradisjon beskrives gjerne som lite autoritær, og preget av forhandling, dialog og konsensus. Forskerne er interessert i hvordan de nye budsjettløse styringsformene utformes innenfor rammene av denne tradisjonen.

I samarbeid med StatoilHydro har Norges Handelshøyskole, Stiftelsen for samfunns- og næringslivsforskning og Administrativt forskningsfond nå startet et femårig forskningsprosjekt, ”Beyond Budgeting”.

Den nye styringsfilosofien skal studeres, både i StatoilHydro og andre bedrifter som har avskaffet budsjettet.

Östergren, som er prosjektleder, sier at det foreligger få studier som har sett på hva bedrifter som går bort fra budsjettene erstatter disse med og hvilke konsekvenser det får for styringen i bedriftene.

Forskerne vil se på forholdet mellom kortsiktig og langsiktig styring, kommunikasjon innad i bedriftene og hvilke nye roller ledere og andre grupper får.

Referanse:
Gorm Grønnevet og Katarina Østergren: ”Er budsjettstyring god økonomistyring?”, Praktisk økonomi og finans, Årgang 2008, Nr.4.

Lenke:
Hjemmeside for prosjektet ”Beyond Budgeting” hos Institutt for regnskap, revisjon og rettsvitenskap ved Norges Handelshøyskole.