Både museumsdirektør Tone Lindheim og den anonyme varsleren som spredte notatene hennes, kommer relativt dårlig ut i UiOs rapport etter varslingssaken på Naturhistorisk museum. Det samme gjør den angivelige personen som fant Lindheims dokumenter på hennes kontor, og ga dem til varsleren.

Det dreier som om brudd både på taushetsplikten og straffeloven.

• Les også denne saken i Uniforum: Museumsdirektørens notater ble varslingssak

UiO har tidligere avvist å gi innsyn i varslingsrapporten Avdeling for personalstøtte har utarbeidet i samarbeid med advokatfirmaet Kluge. Uniforum klaget på avslaget, og Felles klagenemnd har nå avgjort at praktisk talt hele rapporten er offentlig. Kun noen få steder er den 18 sider lange rapporten blitt sladdet. Dette ser i hovedsak ut til å gjelde direktørens nedtegnede karakteristikker av museets ansatte.

«Jævlig kaotisk kontor»

For UiO-ledelsen startet saken 23. august 2017. Da mottok de varslerbrevet som også var stilet til en rekke navngitte personer med UiO-tilknytning, samt «m.fl.». Senere har personer som er omtalt i notatene, mottatt kopier av disse i posten. Også Uniforum mottok en forsendelse bestående av direktørens notater og varslerens følgebrev.

• Les også denne saken i Uniforum: Varslerforsker om NHM-varsleren: – Risikabel og uortodoks framgangsmåte

Vedlagt varslet var flere sider med kopier av direktørens håndskrevne notater om egne ansatte, som ifølge varsleren var «oppbevart åpent og uten sikring på direktørens kontor». Formuleringene i notatene er tidvis svært uformelle, så som at en har et «jævlig kaotisk kontor» og en annen «smiler oppover, hater nedover». Navnene på de omtalte ansatte var sladdet av varsleren.

Varsleren ba universitetet «vurdere de administrative, etiske og juridiske sidene ved at Tone Lindheim samler inn personopplysninger av denne art og på toppen av det hele ikke en gang sørger for sikker oppbevaring». Dette har UiO langt på vei gjort.

Ni hovedkonklusjoner

Dette er UiOs hovedkonklusjoner i saken, slik de er listet opp i rapporten:

• Det er ikke ulovlig å omtale sine medarbeidere på denne måten, i sine egne interne notater.
• Oppbevaringen av notatene var ikke i strid med arkivlova.
• Oppbevaringen av notatene var ikke i strid med personopplysningsloven.
• Notatene inneholder enkelte taushetsbelagte opplysninger.
• Lindheim har brutt taushetsplikten ved å oppbevare de taushetsbelagte opplysningene slik hun gjorde.
• Avdeling for personalstøtte (AP) stiller spørsmål ved relevansen av å nedtegne enkelte av disse opplysningene. At opplysningene var plassert i en hylle som eksplisitt var merket med «viktige samtaler», understreker behovet for større varsomhet.
• Fjerningen og kopieringen av dokumentene rammes av straffelovens §§ 343 og 345. Ettersom opplysningene er underlagt taushetsplikt, har trolig både den som fjernet dokumentene og den som videreformidlet dem, brutt strl. § 209.
• Måten det opprinnelige varselet skjedde på, er etter vårt syn uforsvarlig.
• Også det etterfølgende «varselet», da notatene ifølge NHM ble sendt ut til personer som er omtalt i dokumentene, er klart uforsvarlig.

Drev «tillitsbasert ledelse»

Varsleren skrev i varselet at Lindheims notater var oppbevart «åpent og uten sikring på direktørens kontor». Dette stemmer, ifølge rapporten.

Notatene var oppbevart i en synlig hylle merket «Viktige samtaler». Ifølge rapporten har 20–30 personer tilgang til Lindheims kontor, fordi både «brakkekontorene» og de øvrige kontorene på NHM har samme nøkkel.

• Les også denne saken i Uniforum: Fagforeningsleder: «Det er vanskelig å se for seg hvordan denne saken kan få flere på UiO til å varsle»

Hvorfor var ikke notatene låst inn? Lindheim skal ifølge rapporten ha forklart at «hun har drevet tillitsbasert ledelse i 32 år».

En annen påstand fra varsleren, var at varslingsnotatene kun var et utdrag av «et større materiale». Også dette har vist seg å stemme. Ifølge rapporten er de mest sensitive opplysningene i Lindheims notater ikke delt av varsleren, men framgår av notater hun selv overleverte Avdeling for personalstøtte 10. oktober.

«Litt Asperger syndrom»

UiO har vurdert både notatene delt av varsleren, og notatene overlevert av Lindheim.

I notatene delt av varsleren, vurderes noen opplysninger som taushetsbelagte, andre ikke. For eksempel er det ikke ansatt som noens «personlige forhold» og dermed taushetsbelagt, når en ansatt beskrives som «en anakronisme fra 60-70-tallet». Å vise til manglende publisering er heller ikke taushetsbelagt, da dette er lett å sjekke i offentlig tilgjengelige publiseringsdatabaser, slås det fast.

Derimot er beskrivelsen «litt forfølgelsestanker… litt Asperger syndrom, lite empati for andre» trukket fram av UiO som omfattet av taushetsplikten: «Dette skyldes at den inneholder både en leders vurdering av et trekk som kan betegne vedkommendes personlighet, samtidig som den grenser til å utgjøre en helseopplysning».

I notatene Lindheim selv overleverte, fant UiO helseopplysninger som «korresponderer» med «legefaglige vurderinger». 

UiO konkluderer etter en helhetsvurdering med at «Lindheim ikke har overholdt sin plikt til å hindre at andre får tilgang til helserelaterte opplysninger.» Her legges det særlig vekt på at direktøren har oppbevart sensitive helseopplysninger i en hylle merket «viktige samtaler». Det påpekes at «et relativt stort antall personer frekventerer lokalene hvor kontoret er plassert, slik at det er behov for effektiv skjerming av opplysningene.»

«Klart kritikkverdig av Lindheim»

Rapporten slår fast at måten Lindheim har oppbevart nedtegnelsene som vedrører helseforhold, er «klart kritikkverdig». Det heter også at «Selv om de øvrige opplysningene ikke er underlagt taushetsplikt, vil AP likevel understreke at Lindheim, heller ikke ved oppbevaringen av disse dokumentene, har opptrådt spesielt klokt.»

Tone Lindheim har understreket overfor UiO at vurderingene i notatene ikke er hennes egne. Snarere er de basert på samtaler hun hadde med ulike personer, da hun var ny som direktør i 2015. Det konstateres i rapporten at noen av opplysningene kan ha vært relevante å notere, for eksempel at konkrete medarbeidere ikke publiserte. «Derimot er det vanskeligere å se Lindheims behov for å nedtegne utsagnene som ikke hadde noe klart meningsinnhold, eksempelvis at en medarbeider var en anakronisme fra 60-70-tallet.», heter det.

Etter en tid ville det uansett vært fornuftig å makulere disse dokumentene, påpeker UiO i rapporten.

Sjekket saken mot straffeloven

NHM-direktør Tone Lindheim har tidligere beskrevet måten notatene ble skaffet på, nærmest som et innbrudd: «I mitt fravær har en ukjent person urettmessig gjennomsøkt mitt kontor og mine private skuffer og skap», uttalte hun til Uniforum i september.

UiO-rapporten har et eget punkt kalt «Er innhenting/kopiering/spredning av dokumentene straffbart?».

Ifølge UiO strider både fjerningen av dokumentene fra direktørens kontor og kopieringen av disse, mot straffelovens § 343, som rammer den som «ulovlig bruker eller forføyer over en løsøregjenstand som tilhører en annen, slik at den berettigede påføres tap eller ulempe».

Fjerningen av dokumentene strider ifølge UiO også mot straffeloven § 345, som rammer den som «urettmessig setter seg eller andre i besittelse av en løsøregjenstand».

Gitt at opplysninger i notatene var underlagt taushetsplikt, har personen som fjernet dokumentene fra Lindheims kontor, dessuten brutt straffeloven § 209 ved å videreformidle opplysningene til varsleren. Bestemmelsen forbyr at tjenestemenn «røper opplysning som han har taushetsplikt om i henhold til lovbestemmelse eller forskrift».  Dersom det er varsleren som har videreformidlet notatene til de omtalte NHM-ansatte, har også varsleren brutt denne taushetsplikten.

Personaldirektør Irene Sandlie uttalte til Uniforum i oktober 2017 at «Politianmeldelse har ikke blitt vurdert som aktuelt fra UiOs side.»

Varslet på «uforsvarlig måte»

Arbeidsmiljøloven gir arbeidstakere rett til å varsle på en forsvarlig måte om kritikkverdige forhold.  UiO gir varsleren medhold i at varselet gjaldt «kritikkverdige forhold». Samtidig slås det fast at varselet er skjedd «på uforsvarlig måte».

Dette blant annet fordi «at varselet er sendt til et stort antall mennesker, uten at det er noen forsvarlig avgrensning av mottakerkretsen.»  I tillegg bemerkes det at «opplysningene er egnet til å skape konflikter i virksomheten, og nå er spredt til et større antall personer og media». 

Denne saken ble først publisert i Uniforum.