– Alle er i møter og alle har en mening om møter. Likevel er det gjort overraskende lite forskning på møter, sier Viktoria Stray.

Hun er førsteamanuensis ved Institutt for informatikk ved UiO, forsker ved forskningsinstituttet Sintef og har forsket på nettopp møter.

Gjennom å studere bedrifter som gjennomfører digitaliseringsprosjekter, har hun fått innsikt i møtene til alt fra finansfolk til byråkrater.

– Hva er et «godt møte»?

– Det er et møte som er nødvendig og der alle som deltar, engasjerer seg. Et godt møte bør være nyttig for bedriften, gjøre de ansatte bedre rustet til å jobbe sammen og oppleves som meningsfylt for møtedeltagerne der og da, sier Stray.

Forskeren har gjennom flere forskningsprosjekter studert møter i Norge, Kina, Malaysia og Polen og utført spørreundersøkelser, intervjuer og observert møtedeltagere.

Her er hennes åtte beste tips til hvordan man oppnår best mulige møter.

1. Begrens antall møtedeltakere

Mange inviterer for mange til møtene, mener Stray. Hennes forskning viser at i møter med flere enn tolv deltakere går tilfredsheten blant møtedeltakerne markant ned.

– I Norge tenker man kanskje at alle skal med. Man kan heller tenke at det skal være transparente prosesser, at det må være enkelt å bli med i et møte man ikke er invitert til og at det føres referater som er lett tilgjengelige, slik at alle kan få med seg hva som skjedde på møtet og hvilke beslutninger som ble tatt.

Stray henviser også til forskning gjort av professor Richard Hackman ved Harvard. Amerikanerens forskning tyder på fire til seks deltakere er ideelt i møter hvor man skal ta beslutninger eller løse problemer.

2. Alle deltakerne bør si noe tidlig

– Forskning viser at om man sier noe tidlig i møtet, så er det mer sannsynlig at man sier noe senere i møtet. I de gode teamene snakker alle like mye over tid. Å bruke fem minutter på dette i et møte på én time, kan gjøre at noen som ikke pleier å si noe, får sagt noe.

Stray anbefaler det hun kaller en «check in»-øvelse i starten av møtet.

– Alle kan svare på hva som var det morsomste du gjorde i går – eller hva som var det kjedeligste. Velg gjerne noe morsomt, så man kan le litt sammen.

3. Alle bør se hverandre

Mange har møtedeltakere som sitter på ulike steder og deltar via datamaskin eller telefon.

Om man har mulighet til det, bør man skru på video – gjerne på så stor skjerm som mulig, anbefaler Stray. Slik blir kommunikasjonen best mulig.

– Når man ser hverandre, følger man ofte mer med enn om man kun snakker sammen over telefon.

4. Hold møtet så konsist som mulig

Ikke alle møter bør være korte, men om det er målet, må man holde seg på beina, mener Stray:

– Forskningen min viser at stående møter varer kortere enn møter der man sitter.

5. Ta daglige møter før lunsj

Dagen kan fort bli oppbrutt av møter, slik at det er vanskelig å finne roen og fokusere på noe over lengre tid, derfor er det en god idé å samle møtene, mener Stray.

– Dersom man har daglige møter, som for eksempel såkalte «stand up»-møter, er det bra å ha disse før lunsj.

Forskeren anbefaler også å holde utvalgte dager i uken «møtefrie» eller samle alle møter etter lunsj.

Les også denne saken fra NTNU:

Hvordan trives i åpent kontorlandskap? Gi slipp på pulten din

6. Rotér møteleder

Det er ikke gitt at teamleder bør være møteleder, viser Strays forskning. Hun har sett på kommunikasjonen mellom møteleder og deltakerne.

– Der teamleder leder møtet, går mye av kommunikasjonen mellom leder og en-og-en deltaker. Med roterende møteleder snakker møtedeltakerne mer med hverandre på tvers.

7. Legg til rette for flere uplanlagte møter

Stray mener det er en stor fordel å legge til rette for at det skal være enkelt å ta møter ved behov. Da kan ikke de ansatte ha kalenderen full av planlagte møter, og det må også alltid være ledige møterom man kan gå inn på.

– Forskning viser at beslutningstagningen er mer effektiv i et uplanlagt møte enn et planlagt møte. Derfor er det smart å legge opp til at det er enkelt å ta med seg to-tre personer og ta et møte på sparket.

8. Gi tillatelse til å gå fra møter

Ikke bare bør det være lett å få folk med på spontane møter – det bør også være lett å forlate møter.

Forskerens siste råd for god møtekultur er at hver og én bør kjenne på om de trenger å være på møtene de deltar på.

– Elon Musk går fra møter hvis han opplever at han ikke har noe å bidra med. Det bør være lov å gå fra møter til fordel for å gå for å jobbe på egen hånd, sier Stray.

Men hun skjønner at mange kan føle seg frekke om de går midt i et møte.

– Det er kanskje lettere om man har snakket litt om det på forhånd og laget et ord for det – så kan man for eksempel bare gi beskjed om at man «tar en Musk».

Saken er produsert og finansiert av Universitetet i Oslo - Les mer

Les også denne kronikken:

Slutt med møter og få noe gjort