En mobil arbeidsstasjon gjør all tilgjengelig informasjon om pasienten tilgjengelig for lege og sykepleier under visittrunden. (Foto: Marit Røed Halvorsen)
En mobil arbeidsstasjon gjør all tilgjengelig informasjon om pasienten tilgjengelig for lege og sykepleier under visittrunden. (Foto: Marit Røed Halvorsen)

Fikk mer tid til pasienten med nytt digitalt system

Sykehusene sparte mer penger og de ansatte trivdes bedre når de selv fikk velge teknologiske løsninger som skulle bidra til mer effektiv drift. 

Publisert

Fakta om prosjektet

Prosjektet SamKAD (Samhandling og oppgavestøtte Kommunal Akutt Døgnenhet) startet i 2014 og ble avsluttet sommeren 2017.

Bakgrunnen er at kommuner er lovpålagt å opprette akutte døgnplasser for å avlaste sykehusene, kjent under forkortelsen KAD, innen 2016. Oslo kommune etablerte som en av de første tilbudet i 2013 ved det som tidligere var Aker universitetssykehus, nå Aker helsearena.

Prosjektet er gjennomført i regi av Helseetaten Oslo kommune. SINTEF har vært forsknings- og innovasjonspartner og Imatis AS og CSAM Health AS bedriftspartnere.

Høgskolen i Oslo og Akershus har vært forskningspartner. SamKAD er et innovasjonsprosjekt i offentlig sektor og er delfinansiert av Regionale forskningsfond Hovedstadsfondet.

Ofte oppfatter leger og sykepleiere at ny teknologi og endringer i organisasjonen blir innført over hodet på dem. Det ønsket Oslo kommune å unngå da det i 2012 ble pålagt å opprette kommunale akutte døgnplasser (KAD) for å avlaste sykehusene.

– Vi trengte hjelp til å finne en teknisk løsning og gode måter å organisere oss på for å overholde målet om maks tre døgn med innleggelse, sier prosjektleder Marit Røed Halvorsen fra Helseetaten i Oslo kommune.

– Vi skulle oppfylle ambisiøse mål og startet med blanke ark.

Kommunen tok kontakt med forskningsinstitusjonen Sintef, og sammen søkte de om midler til et forsknings- og innovasjonsprosjekt. Prosjektet startet i 2014.

Forskerne utarbeidet en løsning som involverte tre sykepleiere og en lege. De har jobbet deltid med teknologiløsningen og gjort tilpasninger slik at den skal passe til klinikken. De har også lært opp andre ansatte.

Får informasjon i sanntid

– Før hadde vi et lite oppdatert og dårlig journalsystem. Nå legges all informasjon inn i en digital arbeidsflate slik at alle til enhver tid kan vite hva som skjer i sanntid. Når vi får rundt 20–25 nye pasienter inn hver dag, og like mange skrives ut, kreves det god informasjon og effektive arbeidsverktøy, forteller Halvorsen.

Systemet er utviklet slik at informasjon knyttet til pasientforløpet er tilgjengelig for både leger, sykepleiere og hjelpepleiere på ulike arbeidsflater som mobiltelefon, iPad, PC og storskjermer.

Dette gjelder også for servicefunksjoner som renhold og matbestilling som er eksterne leverandører av tjenestene.

Løsningen har ført til effektivisering av vaktskifter, morgenmøter, visitt og previsitt. Slik kan de ansatte konsentrere seg om viktige arbeidsoppgaver og god pasientsikkerhet.

Det er selskapet Imatis AS som har levert teknologien. 

– For oss er det viktig å kunne tilby en løsning som er tilstrekkelig fleksibel. Den kan brukes av flere kunder både nasjonalt og internasjonalt fordi den kan tilpasses lokale oppsett og behov, sier Morten Andresen, daglig leder i Imatis.

Mer oversikt og kontroll ga lavere skuldre. Her fra legenes planleggingsmøte på morgenen, hvor den digitale oversikten spiller en viktig rolle. (Foto: Ingrid Svagård, Sintef)
Mer oversikt og kontroll ga lavere skuldre. Her fra legenes planleggingsmøte på morgenen, hvor den digitale oversikten spiller en viktig rolle. (Foto: Ingrid Svagård, Sintef)

– Forstå behovene til de ansatte

– Hva er viktig ved innføring av ny teknologi i helsesektoren?

– Det handler om å forstå behovene til de ansatte og se dette i sammenheng med behovet til pasientene. Mange tror jobben er gjort ved å bestille teknologien, men det kreves kontinuerlig innovasjon. Teknologien må jobbes med og tilpasses underveis, sier forsker Dag Ausen som har ledet Sintefs arbeid med prosjektet.

Det helt spesielle med prosjektet er at de ansatte selv har vært involvert i å innføre den digitale teknologiløsningen. Prosjektleder Halvorsen, som selv er utdannet sykepleier, har ikke hørt at dette har skjedd tidligere i Norge.

– Det er vi brukerne som har designet systemet og utviklet det underveis. Med opplæring fra leverandøren har vi lært å konfigurere og lage app-løsninger; det er store resultater vi har fått til, sier Halvorsen stolt.

De ansatte klarte blant annet å finne en løsning på problemet med dårlig kommunikasjon med bydelene, basert på hvordan de vurderer pasientens behov for omsorgstjenester etter utskrivelse. Det første året ble pasienter liggende utover tre døgn og ikke uvanlig satt de ansatte flere timer i telefon med saksbehandlere i bydelene for å avklare oppfølging etter utskrivelse fra de kommunale akutte døgnplassene.

Har spart millioner

Brukerundersøkelser viser altså at både ansatte og pasienter er godt fornøyde med resultatet. Men også tallene for driftseffektivitet er positive: Mellom 2014 til 2016 var det en reduksjon på 20 prosent i personalkostnader per pasient på de kommunale akutte døgnplassene.

– Fra 2015 til 2016 har enheten hatt en forbedring av effektivitet på cirka 3,7 millioner kroner. Denne forbedringen mener vi skyldes den digitale samhandlingsløsningen IMATIS, sammen med endringene i organisasjonen. I tillegg kommer også en viss stordriftsfordel og erfaring med drift av KAD, sier Sintef-forsker Tarald Rohde, som har sett på lønnsomheten i prosjektet.

– Verdien av bedre pasientsikkerhet og riktigere pasientbehandling kommer i tillegg.