Vær entydig og unngå vitser i skriftlig kommunikasjon, anbefaler Jens Elmelund Kjeldsen ved Universitetet i Bergen.
Vær entydig og unngå vitser i skriftlig kommunikasjon, anbefaler Jens Elmelund Kjeldsen ved Universitetet i Bergen.

Slik unngår du misforståelser på meldinger og mail

Har du ennå ikke begynt med videochat? Retorikk-professor Jens Elmelund Kjeldsen gir deg noen råd om skikk og bruk i skriftlig kommunikasjon. Skal du spørre om helsa? Og skal du bruke smilefjes?

Publisert

– Vi har sett at det er utrolig viktig å bruke video og snakke sammen, framfor å bare dele tanker og behov skriftlig, forskeren Nils Brede Moe i en artikkel fra Sintef på forskning.no denne uka.

Men bruker du fortsatt tekst som kommunikasjonsform, trenger du kanskje noen råd fra retorikkforsker og professor ved institutt for informasjons- og medievitenskap ved Universitetet i Bergen, Jens Elmelund Kjeldsen.

For det første: Ta et øyeblikk og tenk på mottakeren din.

– En utfordring når vi ikke sitter overfor hverandre er at vi lett tenker mer på vår egen situasjon enn på den andres, sier Kjeldsen til forskning.no.

Hvilken situasjon er mottakeren i?

Skal du for eksempel sende e-post til en kollega i utlandet, eller en du ikke har så tett kontakt med, bør du tenke på hva slags situasjon personen kan være i, før du tenker på hva du vil si, mener Kjeldsen.

Jens Elmelund Kjeldsen anbefaler å tenke på mottakeren før vi tenker på hva vi vil få fram.
Jens Elmelund Kjeldsen anbefaler å tenke på mottakeren før vi tenker på hva vi vil få fram.

– Til vanlig, hvis jeg skal snakke med en kollega, møter jeg dem i gangen eller går til kontoret deres. Og så kommer jeg kanskje på at moren hans er syk, så jeg spør hvordan det går med henne.

– Hvis du ikke har kollegaen din fysisk foran deg, kan du fort bli veldig opphengt i deg selv i stedet for dem. Men også skriftlig bør man må ta hensyn til at god kommunikasjon alltid begynner med å anerkjenne den andre. Den minimale anerkjennelsen er «hei». I en e-post kan man kanskje skrive: Hei, jeg håper du har det bra.

Kjeldsen har selv den siste tiden begynt e-poster med å skrive «Hei. Jeg håper du og dine kjære har det bra i denne uforutsigbare situasjonen. Selv går det bra her.»

– Det kunne fort ha blitt feil hvis jeg bare skrev: «Hei! Her er det muligheter for et knallbra prosjekt! :) :)»

– Jeg prøver å etablere en forståelse av at jeg er interessert i hvordan vedkommende har det og åpne for at kan fortelle. Hvis de skriver: «Vi sitter mye hjemme og ser på Netflix om dagen», kan vi begynne å kommunisere som vanlig.

Unngå uklarheter

Misforståelser og fornærmelser overfor kollegaer i andre land kan faktisk føre til dårlig samarbeid og tap for bedriften, ifølge en doktoravhandling fra 2016.

Og mange overvurderer hvor troverdige og effektive e-postene virker på mottakeren, ifølge en studie fra samme år.

– Vi bør rett og slett vektlegge samtaler ansikt til ansikt mer, fordi dette er mer overtalende, sa professor Peggy Simcic Brønn ved Handelshøyskolen BI til forskning.no den gangen.

Det som virker tydelig for avsenderen, kan også misforstås.
Det som virker tydelig for avsenderen, kan også misforstås.

Men du har ikke alltid noe valg, og akkurat nå erstatter skriftlig kommunikasjon ofte de fysiske møtene.

En viktig ting å huske på når du skal sende en kort tekst, er at den må være helt entydig og klar, ifølge Jens Elmelund Kjeldsen.

– Teksten bør ikke kunne tolkes på flere måter og misforstås.

Og selv om det kan gjøre vondt å droppe en god vits, gjelder fremdeles regelen om å unngå ironi og humor i tekst.

Sjarmen forsvinner i tekst

– Jeg har selv holdt på å sende en melding til en god bekjent, som jeg selv syntes var hysterisk morsom, men jeg måtte slette den igjen. Det handlet ikke om at den ikke var morsom, men mottakeren kunne godt være i en situasjon der den ville vært veldig upassende.

– Mye av det som er gøy med å jobbe med andre mennesker, forsvinner når vi sitter hver for oss og må kommunisere med tekst.

– Kan det endre dynamikken på arbeidsplassen når kollegaer ikke møtes ansikt til ansikt?

– Det er et godt poeng. Det er alltid en person som er den morsomme, og som slipper unna med det fordi vedkommende har en personlig sjarm. Men det kan være vanskelig å få fram i tekst.

Selv i videochatmøter endrer betingelsene seg, tror Kjeldsen.

– Når vi er i samme rom, fornemmer vi stemningen i rommet bedre, og det klarer vi ikke i videomøter. Du og din beste kollega kan kanskje bli sittende og le sammen, men dere skjønner ikke at de andre overhodet ikke synes at det er morsomt.

Smilefjesets andre ansikt

Mens noen skriver meldinger med lange setninger og mange smilefjes og hjerter, uttrykker andre seg i korte setninger med punktum som eneste tegnsetting.

I god retorikk er det viktig å være bevisst sin mottaker.

Men Kjeldsen synes ikke alltid det er riktig å tilpasse seg mottakeren ved å motvillig slenge på et smilefjes fordi du vet at det vil gi mottakeren ro i sjela.

Du bør beholde en stil som er bærekraftig for deg i en tid der du bruker mye skriftlig kommunikasjon, anbefaler han.

– På den ene siden er det kjempehyggelig med et smilefjes, men da etablerer du en ny norm og blir nesten tvunget til å opprettholde bruken. Hvis du plutselig ikke bruker smilefjes, virker du pottesur, sier han.