Denne artikkelen er produsert og finansiert av Sintef - les mer.

Forsker Thor Thorsrud Sporsem i dialog med vaktmester Esten Moum.
Forsker Thor Thorsrud Sporsem i dialog med vaktmester Esten Moum.

– Vaktmestrene sitter på en gullgruve

Vaktmestre har egne systemer som fungerer godt lokalt. Kunnskapen kan komme til nytte i smarte, digitale løsninger i eiendomsbransjen.

Digitaliseringen av bygg- og anleggsbransjen skyter fart. Moderne bygg er nemlig spekket med teknologi som både samler og gir fra seg viktige data som er nyttige for de som eier byggene.

Flere og flere funksjoner automatiseres, som for eksempel avlesing av vann- og energiforbruk.

Nå har et lite forskningsprosjekt i regi av Angvik Utvikling og Sintef kastet et skråblikk på digitaliseringsbølgen i bransjen, med støtte fra Innovasjon Norge.

Forskerne har intervjuet eiere og forvaltere av fire store nybygg i privat og offentlig sektor. De har også vært flue på veggen hos vaktmesterne som har det daglige tilsynet med bygningene.

Bruker ikke dataløsninger

Det forskerne fant overrasket:

– Det vi ser, er at mange vaktmestere sitter på en gullgruve av informasjon. Flere hadde selv utviklet sine egne små datasystemer for å ha oversikt og informasjon om byggene sine lett tilgjengelig. For dem var dette en rimelig, praktisk og velfungerende ordning, forteller forsker Tor Thorsrud Sporsem i Sintef.

Men, de små, smarte systemene kan skape utilsiktet krøll: I dag investerer de fleste eierne av store nybygg i egne datasystemer. Dette er et viktig ledd i å effektivisere driften og ha kontroll på alt fra vedlikeholdsbehov til nøkkelsystemer.

Digitalisering kan være svært lønnsomt. Men dataløsningene som eierne investerte i, ble lite brukt av vaktmesterne.

Så hva er årsaken til at de datakyndige praktikerne valgte bort denne arbeidsoppgaven?

Her er de digitale flatene i bruk.
Her er de digitale flatene i bruk.

Ringpermens enestående status

Forskerne mener at årsaken handler om den gode gamle og lett tilgjengelige ringpermen:

– Vi så eksempler på bruk av Excel-lister, som blir et datasystem, men som ikke nødvendigvis er digitalt. Vi så også eksempler på at vaktmesteren har ringpermer hvor de samler den viktigste informasjonen, sier Sporsem.

Men denne informasjonen finner ikke veien inn i datasystemet. Samtidig er ringpermen lett tilgjengelig, enkel å navigere i og kontinuerlig oppdatert av vaktmesteren.

– Det kan nok hende at vaktmesteren ikke finner motivasjon til å bruke et sentralt datasystem når de kan lage egne små systemer som fungerer like godt, for deres behov, sier Sporsem.

Men fordelen med ringpermen blir en ulempe for de som skal forvalte bygningsmassen, sett fra et større perspektiv: Ledere får ikke tilgang på den viktigste informasjonen om sin egen drift.

Informasjonen sitter fast i vaktmesterens eget system.

Men det kan bli dyrt å ikke digitalisere

Ifølge forskerne kan det skape en ond sirkel: Når ledere ikke har den viktigste informasjonen, tar de svake og irrelevante beslutninger, som gjør at vaktmesteren mister respekten ytterligere og ikke gidder å rapportere viktig informasjon eller overraskelser.

Forskerne så eksempler på at et driftsbudsjett gikk flere millioner i underskudd fordi det oppstod noe «uforutsett». Vaktmesterne tok dette «uforutsette» som den største selvfølge og hadde informasjon om at det kunne skjedd.

– Hadde ledere og planleggere hatt den infoen kunne de budsjettert annerledes og sluppet å forsvare høye vedlikeholdskostnader, forteller forskeren.

Systemet er utviklet for ledelsen

Forskerne tror det finnes to løsninger på problemet for digitaliseringen.

Den første handler om at disse datasystemene er laget for ledere som skal ta beslutninger basert på dataen. Det er de som oppfattes som brukeren av systemet. Det er dessuten de som kjøper inn systemene, som gjør det fristende å tilpasse det til dem selv.

Naturligvis er det det også deres behov som får utviklerens oppmerksomhet.

– Vi mener vaktmesterne må anerkjennes som brukere og at deres behov får like høy prioritet. Slik kan vaktmesteren finne like mye nytte i datasystemet og dermed ikke trenge sine egenutviklede systemer lenger, forteller Tor Sporsem.

Nødvendig med opplæring

Den andre løsningen er å gi vaktmestere opplæring og trening i bruk av datasystemene. Forskerne fant at den tekniske innføringen av slike datasystem får mye oppmerksomhet, men at vaktmesterne ofte står igjen alene til å lære seg å bruke det.

– Når man ikke får opplæring i et datasystem, er det vanskelig å forstå hensikten med det og hvordan det kan være nyttig for en selv. I en travel hverdag blir det lett å nedprioritere arbeid man ikke ser nytten av. Det er jo noe enhver leder ville ønske fra sin ansatte, sier Tor Sporsem.

Referanse:

Tor Sporsem mfl.: Invisible Data Curation Practices: A Case Study from Facility Management. Cornell University, arXiv:2112.01225v1, 2021. Sammendrag.

Om prosjektet

Prosjektnavn: Digitalisering av eksisterende bygg

Varighet: 21. september 2020 til 15. januar 2021

Finansiering: Innovasjon Norge

Partnere: Angvik Eiendom, Nivero, Molde Eiendom FK og Møre og Romsdal fylkeskommune og Energy Control.

Powered by Labrador CMS