Møteslurv kan koste dyrt

Møter har en lei tendens til å være forsinket. Forskere mener fenomenet må tas på alvor.

Publisert
 (Illustrasjonsfoto: Colourbox)
(Illustrasjonsfoto: Colourbox)

De fleste har vel opplevd at rommet bare er halvfullt - og at folk virrer rundt etter kaffekopper, papirer og laptoper. Innkallingen sier at møtet skulle vært i gang for lengst.

Mer enn en tredel av møter i arbeidslivet er forsinket, eller avbrytes av folk som kommer for sent.

Rutinepregede møter i bedriften er blant de mest utsatte.

Det antyder ny studie i tidsskriftet European Journal of Work and Organizational Psychology

Men spiller det egentlig noen rolle at møter blir en smule forsinket, at folk kommer litt for sent?

Ja, mener amerikanske forskere, som har dukket ned i materien. De har både analysert tidligere arbeider og gjort egne undersøkelser av amerikanske arbeidstakere. 

Forsøk på å beregne kostnader

Ikke helt overraskende risikerer den som kommer for sent å stille seg i et dårlig lys, og framtå som respektløs og uprofesjonell.

Men; samtidig påpeker forskerne andre bredere, mulige konsekvenser ved forsentkomming og forsinkede møter:

Det kan ikke bare skape dårlig stemning på arbeidsplassen, men også true bedriftens effektivitet - og potensielt utgjøre betydelige kostnader.

Tidligere er det gjort forsøk på å beregne det samlede økonomiske tapet på at mange møter er uproduktive. I en studie som forskerne refererer, er det ikke snakk om småtterier.

I denne noe vanskelige estimat-øvelsen, utført helt tilbake i 1989, falt man ned på summen 37 milliarder dollar for USA totalt sett.

Er fem minutter over akseptabelt?

Om dette er nok til å skremme møtedeltakere til økt punktlighet, skal være usagt.

Den nye studien antyder i hvert fall følgende; Hvis du ikke klarer å komme tidsnok til et møte på arbeidsplassen, sørg for å være maks fem minutter for sent ute.

Mange vil ikke bli veldig irriterte på folk som dumper inn i møterommet før det er gått fem minutter over tiden, påpeker forskerne.

Hvordan ankomst noen minutter over tiden blir mottatt, avhenger riktignok  av omstendighetene. For eksempel hvordan resten av møtedeltakerne oppfører seg på tidspunktet.

Sitter alle som tente lys presis klokken 09, eller bruker man et par minutter med litt løs snipp før møteleder griper ordet?

Hvis det mangler flere, eller de som har kommet sitter og småprater over angitt starttidspunkt, vil ikke de som ankommer nødvendigvis engang selv føle at de kommer for sent.

BI-forsker: - Til dels store tap

I likhet med Steven G. Rogelberg og kolleger i den nye studien, mener også Jan Ketil Arnulf ved BI i Oslo at man skal ta fenomenet forsentkomming til møter på alvor.

- Møtevirksomhet inngår som en del av produksjonsprosessen og verdiskapningen i en bedrift.

- På samme måte som en eller flere forsinkelser i flytrafikken forplanter seg og får konsekvenser for andre uskyldige, vil møter som ikke starter til avtalt tid, gi forsinkelser i verdikjeden, noe som kan gi til dels store produktivitetstap i en bedrift, sier BI-forskeren.

Han er førsteamanuensis ved Institutt for ledelse og organisasjon.

- Å komme for sent til møter kan også ses på som ringeakt for andres arbeidstid, og bidra til konflikter på arbeidsplassen.

- Viktige immaterielle og symbolske komponenter

BI-forsker Arnulf påpeker imidlertid at møter ikke utelukkende må ses utfra en produksjonsmessig tankegang. 

- Møtevirksomhet også kan ha viktige immaterielle og symbolske komponenter. Derfor vil det noen ganger være mindre viktig med harde rammer, og i stedet starte mykt. Det er jo forskjell på møter, og hva som skal kommuniseres.

- Å gå til saken umiddelbart kan gi dårlige signaler. særlig hvis teamet er mer emosjonelt enn rent praktisk. Litt kaffe og smalltalk først vil være fornuftig, fortsetter Arnulf.

Referanse:

Steven G. Rogelberg , Clifton W. Scott , Brett Agypt , Jason Williams , John E. Kello , Tracy McCausland & Jessie L. Olien (2013): Lateness to meetings: Examination of an unexplored temporal phenomenon, European Journal of Work and Organizational Psychology, DOI:10.1080/1359432X.2012.745988,