Overskridelser helt normalt

It-prosjekter sprekker ofte i tid og penger. Det har de gjort i alle kulturer til alle tider. Årsakene er blant annet overoptimisme og manglende læring av egen erfaring.

(Foto: iStockphoto)
(Foto: iStockphoto)

Nå er det Holmenkollen-sprekken som er i fokus, men også andre budsjettoverskridelser har rammet Oslo de siste årene. To av dem gjelder it-systemer som ikke virker.

For to år siden gikk finansbyråden av i forbindelse med IKT-prosjektet, en totalomlegging av Oslo kommunes it-drift som skulle spare byen for 50 millioner kroner.

Prosjektet endte med budsjettoverskridelse på 350 millioner, i tillegg til frustrerte ansatte og økte kostnader i etater og bydeler.

Det nye billettsystemet Flexus i Oslo og Aksershus har kostet 200 millioner mer enn budsjettert, er seks år forsinket og fortsatt på utprøvingsstadiet.

It-prosjekter er generelt kjent for å sprekke på tid og kroner. Hva er det med it-bransjen som gjør at overskridelsene blir så store?

Friske optimister

Magne Jørgensen forsker på overskridelser i it-prosjekter. (Foto: Sverre Christian Jarild)
Magne Jørgensen forsker på overskridelser i it-prosjekter. (Foto: Sverre Christian Jarild)

Professor Magne Jørgensen på Simula Research Laboratory har i mange år forsket på estimering av it-prosjekter. Han forklarer at det ikke er én årsak som skaper forsinkelsene, men mange.

- En av dem er at mentalt friske mennesker i gjennomsnitt er optimister og overvurderer egne evner. Dette gjelder også programmerere. Det er mulig at den underliggende grunnen er at det har vært evolusjonsmessige ulemper forbundet med et realistisk forhold til egne evner.

- Det er unormalt, og av og til forbundet med depresjoner, å være realistisk eller pessimistisk i forhold til egne evner, sier Jørgensen.

Tror de har lært mer

I tillegg til generell optimisme, sliter utviklere av it-systemer med å beregne usikkerhet. De har en tendens til å undervurdere det de ikke vet.

- Innenfor byggebransjen har man siden femtitallet jobbet med gode modeller for beregning av tid og kostnader. Innenfor vanlige prosjekter, som bolighus og industribygg, har man nå nøyaktige beregninger og få forsinkelser, sier Jørgensen.

Det er når prosjektene blir større enn det man er vant med eller det skal mye skreddersøm til, at sprekkene kommer. Prosjektene blir forsinket, for dyre og man får ikke så mye som man forventer.

- I it-bransjen lager vi ofte nye ting. Utviklerne kan ikke bare kopiere det som er gjort før, og da oppstår en del usikkerhet. Og bransjen er ikke alltid like flink til å håndtere denne usikkerheten, forteller Jørgensen.

- Utviklerne undervurderer effekten av det de ikke vet. De lærer, men tror for ofte at de har lært mer enn det de faktisk har gjort.

En tredje årsak til budsjettsprekkene er at kundene har lite hensiktsmessige anbudsprosesser. De presser ned prisen, forlanger fastpris og velger overoptimistiske i stedet for mer realistiske leverandører gjennom et fokus på laveste pris. Anbudsrunder som fører til en for lav pris gjør rett og slett gode leverandører dårlige, i følge Jørgensen.

Til alle tider i alle kulturer

Professoren kan fortelle at tidsoverskridelser i it-bransjen er et internasjonalt fenomen. Studier fra ulike verdensdeler viser at gjennomsnittelige kostnadsoverskridelser er omtrent like over alt i verden – til tross for til dels store kulturelle forskjeller.

Overskridelsene synes også å ha vært stabile gjennom it-historien.

Kostnadsoverskridelser oppstår ekstra ofte i it-firmaer i vekst. Et nyoppstartet firma klarer seg bra med mindre bestillinger, men når veksten setter inn - i overgangsfasen fra mindre til større prosjekter - oppstår ofte store overskridelser.

Det samme gjelder når et firma går fra å ha erfaring med store prosjekter til å få ansvaret for et veldig stort prosjekt. Utviklerne og sjefene deres tror ofte at en økning i prosjektstørrelse fører til lineært mer arbeid, mens i realiteten er det ofte en eksplosiv økning i risiko og kompleksitet.

- I de helt store prosjektene har man ofte undervurdert risiko og vanskelighetsgrad. Man tror at det er en oppskalering av tidligere prosjekter, men slik er det ikke. Det er ofte ikke 10 ganger mer vanskelig, men 100 ganger, forteller Jørgensen.

- Dessuten er de fleste bare med på de virkelig store prosjektene en gang i livet. Og derfor får man i mega-prosjektene en masse mennesker som gjør ting for første gang.

Jørgensen mener at it-bransjen kan gjøre mye for å få bedre anslag av usikkerheten i estimatene og dermed bedre utgangspukt for prosjektstyring. Et eksempel på en metode som vil bedre realismen i estimatene er:

- De fleste firmaer er i stand til å skaffe seg data over hvor stor andel av tidligere arbeid som har gått med til ikke-planlagte oppgaver. Er svaret tyve prosent, bør man i de fleste tilfeller ikke bare legge på ti prosent i estimatene, men tyve.

- I dag er det få it-firma som systematisk bruker tidligere erfaringer på denne måten. Her har lederne er spesielt ansvar, men også utviklere bør bli bedre til å lære fra erfaring, mener Jørgensen.

Lite tilpasset utdanning

Opplæringen på universitet og høgskoler i det å beregne kostnader er lite tilpasset realiteten i it-industrien, i følge Jørgensen.

- Her er det mye å ta tak i. Man lærer litt om ulike estimeringsmetoder, men ikke hva som er utfordringene når disse implementeres i reelle utviklingsprosjekter med uklare spesifikasjoner, anbudsrunder og kunder som stadig omstemmer seg.

- Man lærer heller ikke mye om hvordan man systematisk lærer av egne og andres erfaringer. Lærebøker og undervisning antar ofte en verden med godt informerte, rasjonelle aktører, selv om alle vet at dette ikke er tilfelle, mener Jørgensen.

Når budsjettsprekkene kommer er det oftest prosjektledere og leverandører som får skylda. Noen ganger må den ansvarlige lederen hos kunden gå av, men oftest slipper kunden unna det meste av skylda for at det tok for lang tid eller kostet for mye.

- Kunden får for lite skyld for overskridelsene etter min mening. Særlig de kundene som velger fastpris, velger leverandører som gir lavest pris, og som ikke gjør en grundig evaluering av leverandørens kompetanse.

- Kundene velger ofte overoptimistiske leverandører, de som presset prisen så lavt ned at de fikk anbudet. De gode firmaene med mye relevant erfaring vet hvor mye det koster, og taper anbudet på grunn av sin realisme.

Falsk trygghet i fastpris

Når man kjøper systemutviklingstjenester, kan man ofte velge mellom fastpris eller timepris. Mange kunder velger fastpris.

- Fastpris føles tryggere for kunden, men er oftest en falsk trygghet. I de aller fleste tilfelle har man fastpris uten å ha fast innhold i leveransene.

- Jeg har for eksempel ennå ikke sett en kravspesifikasjon som definerer hvor lett det skal være å gjøre endringer på systemet. Hvor lett det er å endre på systemet når nye behov oppstår er en helt grunnleggende egenskap i så å si alle it-leveranser, forklarer Jørgensen.

Et nytt it-system krever ofte store omstillinger i mottagerorganisasjonen, det krever et stort budsjettløft og skjer derfor ikke så ofte. Derfor har de fleste kundene ikke mye erfaring med å være en god oppdragsgiver for utvikling av it-systemer.

- Kundene mangler gode prosesser på å velge leverandør, og mange bør lære seg å kjøpe it-systemer. Man nærmest ber om overskridelser, hvis man ikke har god prosesser for dette, mener Jørgensen.

Kunder med lav kompetanse

It-kundene har ofte lav kompetanse til å vurdere firmaets dyktighet og liten evne til å følge opp leveranseprosjektet.

- Kundene bør bli mer kompetente i å evaluere leverandørene i valgprossen – eller leie inn kompetansen når de mangler den selv. Som kunde bør man også være mer kravstor i forhold til hvilke systemutviklere leverandøren de har valgt setter på jobben.

- Som kunde ville jeg vært mye mer opptatt av hvilke systemutviklere som settes på prosjektet. Studier har vist at det kan være slik at 20 prosent av de ansatte gjør 80 prosent av arbeidet. Får man av den dårligste femteparten kan kvaliteten bli svært dårlig, samt at risikoen for overskridelser blir farlig høy, sier Jørgensen.

- Man bør ikke bare sjekke medarbeidernes CVer, men også evaluere på andre måter: teste de som skal inn i ditt prosjekt på relevante oppgaver og få ekstern vurdering av kvaliteten på tidligere arbeid.

- En aktiv og kompetent kunde kan gjøre mye for å redusere risikoen for lav kvalitet og kostnadsoverskridelser, avslutter Magne Jørgensen på Simula Research Laboratory.

Powered by Labrador CMS