Instituttleder Jan Eirik Ellingsen satte i 2017 ned en arbeidsgruppe som skulle se på bruken av informasjons- og kommunikasjonsteknologi og digitalisering ved Institutt for klinisk odontologi på Det odontologiske fakultet ved Universitetet i Oslo.
Målsettingen var å utarbeide en prioritert plan for instituttets fremtidige IKT-behov.
Det var i forbindelse med arbeid i denne gruppen at en vitenskapelig tilsatt ble oppmerksom på ting han mente kunne oppfattes som kritikkverdige.
– Under arbeidet med instituttets IT-strategi, oppdaget jeg det som så ut som for meg som avvik i forbindelse med anskaffelsen av det elektroniske pasientjournalsystemet Salud og programvaren University Health Network, forteller varsleren, som ikke ønsker å stå fram med navn.
Sammen med en kollega valgte han å påpeke avvikene i en bekymringsmelding, først muntlig og deretter på e-post til instituttlederen i oktober 2017.
Kjenner ikke innholdet i varselet
– Årsaken til at vi tok opp denne saken med vår overordnede, var at UiO på sine websider oppfordrer ansatte til å varsle fra om mulige kritikkverdige forhold. Vi oppfattet det som en plikt. Vi hadde dessuten begrenset tilgang til administrative systemer som e-phorte, og derfor ikke mulighet til å foreta grundigere undersøkelser som kunne si noe om alvorlighetsgraden og om det var grunnlag for våre bekymringer. Jeg er av den oppfatning at vi har fulgt UiO sine varslingsrutiner, kommenterer varsleren.
Fem måneder senere valgte instituttlederen å sende bekymringsmeldingen videre som et varsel til UiO-rektor Svein Stølen.
Hvilke undersøkelser som er blitt foretatt og hvilken dokumentasjon som ble skaffet til veie i løpet av disse månedene, har varsleren ikke kjennskap til.
Instituttleder Jan Eirik Ellingsen ønsker ikke å utdype dette. Han ønsker heller ikke å svare på hvorfor han ventet fem måneder før han besluttet å sende varselet videre i mars 2018.
«Spørsmål om bekymringsmeldinger diskuterer jeg ikke i pressen», kommenterer Ellingsen i en e-post til Uniforum.
Personaldirektør Irene Sandlie kan imidlertid bekrefte at undersøkelser har funnet sted.
«Etter det vi kjenner til var det gjort undersøkelser lokalt i forkant av oversendelsen. Avdeling for personalstøttes rolle har vært å vurdere innholdet i varselet som kom til oss etter hvert, skriver hun i en e-post til Uniforum hvor hun presiserer at varsler generelt skal behandles lokalt så tidlig som mulig.
Ikke en prioritert oppgave
Hvorfor det tok et helt år fra UiOs rektor mottok varselet til Avdeling for personalstøtte var ferdige med sin behandling, kan dekan Pål Barkvoll forklare. Til Uniforum forteller Barkvoll at han ikke oppfattet dette som en prioritert oppgave. At saksbehandlingen tok et år, skyldes utelukkende at han trengte denne tiden til å finne fram nødvendig dokumentasjon.
«Å være dekan her er ingen 9-4 jobb. Det var svært mye informasjon som måtte skaffes til veie gjennom det elektroniske arkivsystemet, men også mye som var lagret rundt omkring fra perioden før e-phorte ble introdusert», skriver Barkvoll i en mail til Uniforum.
Hvorvidt dette er en akseptabel forklaring på lang saksbehandlingstid, vil personaldirektør Irene Sandlie ikke svare på.
– Ideelt sett burde behandlingstiden vært kortere. Utover dette har jeg ingen kommentar, skriver hun til Uniforum.
Intervjuet kun dekanen
Varsleren ønsker ikke å kommentere innholdet i rapporten som konkluderer med at Barkvoll ikke har foretatt seg noe kritikkverdig, men han svarer benektende på spørsmål om han er blitt kontaktet i løpet av saksbehandlingen.
Irene Sandlie kan bekrefte at hverken varslerne eller andre berørte aktører er blitt kontaktet.
– Tilsier ikke UiOs egne retningslinjer at varslerne burde ha blitt kontaktet og intervjuet som et ledd i saksgangen?
– Det er ikke noe krav i våre rutiner om at det skal gjennomføres møter med varsler. I dette tilfellet hadde varslerne gitt uttrykk for sitt syn skriftlig i et meget omfattende varsel. Varselet inneholdt også en omfattende dokumentasjon knyttet til varslernes påstander.
– Vi anså derfor at varslerne hadde redegjort tilstrekkelig for sitt syn, slik at vi hadde et godt nok grunnlag for å behandle saken. Om vi hadde vært i tvil, eller om noe var uklart, ville det blitt innkalt til samtale, eller vi hadde bedt om supplerende informasjon. Forøvrig har varslerne også i etterkant fått kommentere vår skriftlige vurdering av saken, skriver Sandlie.
Oppfatning om monopolsituasjon
Rapporten fra Avdeling for personalstøtte legger til grunn at pasientjournalsystemet Salud var i en monopolsituasjon både på begynnelsen av 2000-tallet og i 2014.
Varsleren ønsker ikke å kommentere denne påstanden, men flere kilder Uniforum har vært i kontakt med, beskriver dette som feil.
Personaldirektør Irene Sandlie bekrefter at avdelingen ikke har gjort noen bestrebelser for å finne ut hvorvidt det stemmer at Salud var i en monopolsituasjon.
– Temaet for varselet er først og fremst om anskaffelsesreglene er blitt fulgt. Når det gjelder anskaffelsen i 2001 ble ikke denne besluttet av Barkvoll. Når det gjelder intensjonskunngjøringen i 2014, er dette noe som kan benyttes når oppdragsgiver har en oppfatning av at det bare finnes en tilbyder i markedet, for å teste om denne oppfatningen er korrekt. Denne fremgangsmåten har Det odontologiske fakultet fulgt, skriver Sandlie i sin e-post til Uniforum.
Ikke mulig å finne ut
Avdeling for personalstøtte skriver i sin rapport at det ikke er mulig å finne ut om det stemte at Salud var i en monopolsituasjon ved årtusenskiftet.
– Vi har vurdert det som lite hensiktsmessig å ettergå beslutninger om forhold som ligger nærmere 20 år tilbake i tid, svarer Sandlie på spørsmål fra Uniforum om hvorfor ingen av aktørene som leverte elektroniske pasientjournalsystemer på denne tiden, har fått uttale seg.
Anskaffelsen ikke lagt ut på anbud i 2014 fordi det i følge Barkvoll fortsatt ikke fantes noe alternativ til Salud. På dette tidspunktet var det elektroniske pasientjournalsystemet Opus Dental i bruk både ved Karolinska instituttet i Stockholm og på universitetene i Tromsø og Bergen. På spørsmål om hvorfor ingen av disse universitetene er blitt kontaktet, svarer Sandlie:
– Hvis det med dette siktes til anskaffelsen som ble foretatt etter intensjonskunngjøringen, viser vi til det som er sagt ovenfor.
God saksbehandling
– Det har ikke lykkes Uniforum å finne en instruktørtannlege eller vitenskapelig ansatt utenom Barkvoll selv som har et positivt syn på pasientjournalsystemet Salud.
Hvorfor har Avdeling for personalstøtte utelukkende snakket med Barkvoll om begrunnelsen for å bruke Salud?
– AP har ingen oppfatning av om Salud er et hensiktsmessig system. Vår oppgave i denne saken har ikke vært å vurdere systemet, men å vurdere de påstandene som fremkom i varslet, svarer Sandlie.
– Mener du at denne saken er et eksempel på god behandling i en varslersak?
– Ja, saken har vært grundig behandlet basert på de påstandene varslerne har kommet med.
Denne saken ble først publisert i Uniforum.
