– Mange bedrifter gjennomfører undersøkelsene mest for syns skyld, sier professor i arbeids- og organisasjonspsykologi ved UiO Thomas Hoff.

Hoff har skrevet boken Medarbeiderundersøkelser – en praktisk håndbok, der han og kollega Jon Anders Lone legger fram det de mener er nøkkelen til et godt arbeidsmiljø.

Kan redusere sykefraværet

Av alle medlemslandene i den internasjonale organisasjonen OECD, er Norge på topp i sykefravær.

Til enhver tid er nesten sju prosent av arbeidsstyrken sykemeldt, en nesten dobbelt så høy andel som i Norden forøvrig, ifølge tall fra OECD.

Hoff mener fraværet kunne vært redusert hvis norske ledere tok medarbeiderundersøkelser på alvor, men mange av dagens undersøkelser ødelegger mer enn de hjelper.

I boken tar forfatterne for seg alle fasene i slike undersøkelser og kommer med en rekke anbefalinger, både til forberedelser, gjennomføring og oppfølging.

– Jeg tror mange bedrifter gjennomfører slike undersøkelser for syns skyld. Det skal krysses av i boka. Dette er forferdelig synd, for her taper norske ledere en stor mulighet, sier Hoff.

Som forsker har han sett flere eksempler på dårlige medarbeiderunderøkelser.

– Det frustrerer meg når jeg ser HR-direktører overgi resultater til ledere som lederne ikke kan stole på. Ledere ville ikke funnet seg i det på noe annet felt, sier han.

– Måler man ikke på en skikkelig måte, er det bedre å la være å måle i det hele tatt.

De ansatte vet ikke alt

Et hovedargument i boka er at medarbeiderundersøkelser må bygge på forskningsbaserte metoder. Mange undersøkelser gjør ikke det idag, ifølge Hoff.

For eksempel legger flere til grunn at medarbeiderne selv vet hva som bør endres på arbeidsplassen deres.

– I norsk arbeidsliv har vi en mye brukt metafor: Det er den som har skoen på, som vet hvor den trykker. Men visste Nordsjødykkerne på 60- og 70-tallet hvor farlige dykkerutinene var? Visste tannpleierne som innåndet kvikksølvdamp at de hadde et risikofylt arbeidsmiljø? Nei, og slik er det i dag også, sier forskeren. 

Han mener at de ansatte ikke fullt ut er klar over risikofaktorene for høyt sykefravær eller lav produksjon, og at de vet ikke hvilke faktorer som gir positive ringvirkninger.

– Selv mener jeg at den som har skoen på, ikke er fullt ut klar over hvor den trykker. Når vi måler fenomener må vi lure det ut, uten å spørre direkte om det, sier Hoff.

Anbefaler spørreundersøkelser

Medarbeiderundersøkelser kan gjøres på flere måter. I boka anbefaler forfatterne kvanitative undersøkelser, altså spørreskjemaer som gis til de ansatte. Slik blir det mulig for alle ansatte å delta, og organisasjonen får et felles språk for å reflektere over arbeidsmiljøet.

Slike undersøkelser bidrar også til å belyse noen bestemte, sentrale aspekter ved arbeidsmiljøet.

– Vi har svært mye kunnskap om hvordan ulike sider ved arbeidsmiljøet påvirker motivasjon og helse. For eksempel vet vi mye om hva som kan gi utbrenthet, mens de ansatte selv ikke alltid vet dette. Slikt kan fanges opp gjennom spørreundersøkelser, sier Hoff.   

Noen ganger kan det imidlertid være lurt å kombinere spørreskjemaer med dybdeintervjuer, skriver forfatterne.  

Å velge verktøy med omhu

Det er ikke likegyldig hvilke spørreskjemaer man bruker. Ifølge forskerne finnes det både  styrker og svakheter ved de fire ulike verktøyene Copenhagen Psychosocial Questionnaire, QPSNordic, Norwegian Organizational Climate Measure og JDR-Monitor. 

– Disse fire er eksempler på gode undersøkelser med forskningsbaserte metoder. Hvilken man bruker, avhenger av hvilket behov man har, sier Hoff.

Han mener folk som jobber med HR selv må vurdere de ulike verktøyene.

I boka oppfordrer forfatterne ledere og HR-ansatte til å være kritiske til verktøy som tilbys av konsulentselskaper, fordi noen av dem kan ha et tvilsomt opphav.

I tillegg kan et verktøy som i utgangspunktet er bra, for eksempel QPSNordic, gi misvisende resultater hvis dataene ikke blir behandlet i tråd med faglige standarder.

De ansatte må snakke sammen

Etter at en undersøkelse er gjennomført, er det fortsatt mye som gjenstår, ifølge Thomas Hoff. I tillegg til at resultatene må tolkes på riktig måte, må de ansatte få komme med tilbakemeldinger. 

– Hvis du har resultater som er basert på en god, faglig måling, har du et godt grunnlag for en diskusjon i virksomheten, sier han.

Han mener at tilbakemeldingene er en svært viktig, men undervurdert aktivitet. Å arrangere et møte der resultatene blir diskutert, åpner opp for at undersøkelsen faktisk kan gi en effekt i virksomheten.

– På denne måten får man det beste fra to verdener. Vi får både et forskningsmessig grunnlag og vi får vite hvor skoen trykker, sier forskeren..

Koble faget med erfaringer

Hoff og Lone har forsket på arbeidsmiljø i lang tid. De siste årene har de også jobbet som konsulenter for bedrifter.   

– Ofte er det et stort gap mellom forskere som roper noe fra sitt elfenbenstårn på Blindern og virkeligheten en praktiker sitter med, sier Hoff.

– For fem år siden trodde vi at vi hadde alle svar, men konsulentarbeidet har lært oss at vi bommet stygt.

Han mener at det er en  å koble et faglig perspektiv med praktiske erfaringer.

En gullgruve

Forfatterne viser blant annet til eksempler fra Europa der sykefraværet har gått kraftig ned som følge av gode målinger og godt tiltaksarbeid.

– De faktorene som resulterer i god eller dårlig helse, er de samme faktorene som resulterer i god eller dårlig produktivitet. Derfor er medarbeiderundersøkelser en gullgruve, sier Hoff.

– De handler om grunnlaget for verdiskapning.