Oppfordringen kommer fra Eystein Kallhovde som har samlet bred erfaring fra arbeidet med søknadsevaluering i Brussel. Han er en av de ekspertene EU-kommisjonen bruker til å evaluere søknader om finansiering til prosjekter for små og mellomstore bedrifter under EUs sjette rammeprogram. På hjemmebane i Norge driver han nå firmaet Prosjektservice AS.

Han gir her noen synspunkter på hva som kan skille gode og dårlige søknader.

- Søknader med uklar målsetting har ingen sjanse når de blir evaluert av ekspertpanelene i EU-kommisjonen. Det mange glemmer, er at man allerede på første side i prosjektbeskrivelsen må skape interesse hos de som sitter med søknaden i hendene og skal evaluere den.

- Det nytter ikke å vente med de avgjørende godbitene til side 48. Da er det stor sjanse for at evaluatoren har mistet tråden.

- En søknads skjebne avgjøres i løpet av de ti første minuttene hos evaluator, for å sette det på spissen.

Europeiske anbud

En prosjektsøknad til Brüssel kan ses på som et offentlig anbud, hvor Kommisjonen ønsker å få et problem løst eller belyst, mener Kallhovde.

Man søker ikke om EU-støtte for å løse et lokalt problem i Norge. Man må hele tiden ha i tankene det Kommisjonen kaller “european added value”.

- Det betyr kort og godt at Kommisjonen krever at et prosjekt skal føre til noe som kan komme hele Europa til gode, og være med på styrke forskningssamarbeidet i Europa.

Opptil halvparten av de søknadene Kallhovde har vært med på å evaluere, har røket ut. De søknadene som stiller sterkest, er ofte de som begynner med å skissere en liten “solskinnshistorie” av hva prosjektets resultater kan brukes til.

Det slår an en positiv stemning blant de som evaluerer, og man får raskt et bilde av hva søknaden handler om.

- Jo mer presist man kan gjøre det, jo lettere blir det å forholde seg til søknaden. Klarer man i tillegg å stille opp konkrete og kvantifiserbare suksesskriterier, som Kommisjonen kan måle fremdrift og resultater etter, stiller man enda sterkere.

- Uklare målsettinger og en uklar plan for gjennomføringen, scorer aldri høyt. Da er det fristende å tenke at en uklar søknad springer ut av uklare tanker, og det styrker ikke troen på at prosjektet kan gjennomføres på en tilfredsstillende måte.

Søknadsskriving - et eget “fag”

Når Kallhovde blir spurt om hvilke feller en søknadsskriver kan gå i, snakker han seg fort varm. Han beskriver søknadsskriving nærmest som et eget “fag”, som kommer i tillegg til det rent forskningsfaglige.

For eksempel kan enkelte søknader vitne om hastverksarbeid eller at forfatteren mangler praktisk erfaring med å gjennomføre større prosjekter. Da blir man skeptisk i EU-kommisjonen.

Andre søknader kan synes å være et resultat av “konstruerte” konsortier med uklar innbyrdes rolledeling. Da kan man lett få mistanke om at søknaden kun handler om å karre til seg penger fra EU-kassa. Flere gode ideer blir også forkastet fordi den foreslåtte prosjektledelsen hadde liten troverdighet.

Videre mangler mange prosjektforslag en god gjennomføringsplan og har budsjetter som er vanskelig å forstå, har Kallhovde erfart.

Noen søkere ber om penger til “å finne opp hjulet på nytt”. Andre lykkes ikke i å overbevise om at prosjektresultatene vil ha reell nytteverdi.

Kallhovde vil nødig gi en konkret oppskrift på en god søknad. Men han kan ikke ofte nok understreke at det handler om å overbevise evaluator på en rask og enkel måte. Utfordringen er å lage en søknad som er lett å forstå uten å trekke evaluator for dypt inn i de vitenskapellige detaljene - før man har redegjort for prosjektet på overordnet nivå.

- Dette er en felle det er lett å gå i, siden søkeren selv ofte sitter med spisskompetanse, mens evaluatoren ikke gjør det. Smale tekniske uttrykk og forkortelser kan sikkert fungere bra for avsenderen, men for evaluator kan det virke avsporende.

- En doktorgradsstudent kan for eksempel sitte og skrive en søknad spekket med spisskompetanse og tro at det nærmest er veilederen hans som mottar søknaden i Brussel.

- Man må huske at i ekspertpanelene sitter det vanligvis ikke folk som er eksperter på alle faglige utfordringer i hvert enkelt prosjekt. Panelene er sammensatt av personer med kompetanse på evaluering og gjennomføring av prosjekter.

- De er høyt utdannede generalister med lang yrkespraksis fra ledende posisjoner.

Kunnskapsstatus

Et annet punkt det syndes mot, er lengden på prosjektbeskrivelsen. I forbindelse med utlysningen, angis det ofte hvor lang prosjektbeskrivelsen bør være. Dersom den skal være på maks 50 sider, er det ikke noen fordel å skrive 60. Og skriver du 90, kan evaluator rett og slett bli provosert.

- Husk at en evaluator har omkring én time på hver søknad.

Det er dessuten viktig å gjøre opp kunnskapsstatus for det feltet man søker innenfor, understreker Kallhovde. Dersom man søker om midler til å utvikle et produkt som vil redusere CO2-utslippet fra biler, bør man først gjøre rede for hvordan det er i dag.

I dag har for eksempel alle nye biler katalysator. Det reduserer utslippet med x prosent, mens den teknologiske nyvinningen det søkes om penger til å utvikle, vil redusere utslippet med ytterligere y prosent.

- Da vil evaluator lett forstå hva søknaden handler om, og det vil bli enklere å vurdere om konsortiet vil være i stand til å løse problemet innenfor de rammene det søkes om.

Godt språk

Noe annet som burde være innlysende, men som det syndes mye imot, er det rent språklige. Ofte blir søknadsskrivingen stykket opp ved at forskjellige prosjektdeltakere skriver hver sine deler. Det gir ofte et sprikende inntrykk, både når det gjelder bruk av begreper og struktur.

- Jeg tror det er en fordel at søknaden føres i pennen av en person med god formidlingsevne og gode engelskkunnskaper. I alle fall bør man til slutt la søknaden gjennomgå en språklig kvalitetssikring.

Et annet tips fra Kallhovde handler om hvordan man best kan takle nedskjæringer i budsjettet. Når en søknad blir erklært støtteverdig fra Kommisjonen, starter det som kalles kontraktsforhandlinger. Da vil Kommisjonen blant annet lete etter muligheter til å redusere utgiftene.

- Derfor bør man prioritere de målene man ønsker å oppnå og sørge for å ha med noen delmål som kan skjæres bort uten at det i særlig grad påvirker de overordnede målene. Det er ikke uvanlig at Kommisjonen legger opp til 20-30 prosent kutt, avslutter Kallhovde.